Čtvrtý účastník podpisové cesty – Administrátor

Čtvrtým účastníkem našeho modelového procesu je účastník v roli Administrátor. Ten má možnost ovlivnit zastoupení dokumentů ve formuláři a také upravit podpisovou cestu. Samozřejmě může stávající dokumenty prohlížet a také si je stáhnout na svůj počítač.

Administrátor má možnost přidat do formuláře další soubory k podpisu – v sekci Soubory k podepsání má k dispozici tlačítko Vložit soubory.

Podle nastavení popsaných v kapitole Dokumenty, které se nepodepisují jsou ještě dvě volitelné možnosti.

V obou případech se dokumenty vkládají tlačítkem Vložit přílohy.

Dokud má formulář otevřený, může Administrátor nové vložené dokumenty ještě vymazat. Dokumenty, které již částí procesu prošly, mazat nelze.

Na následujícím obrázku účastník v roli Administrátor přidal do formuláře soubor POZNAMKY.TXT, který se automaticky konvertoval na POZNAMKY.PDF.

Pokud by bylo potřeba, aby nově přidaný dokument podepsal i někdo z předchozích účastníků, lze tohoto účastníka znovu vložit do podpisové cesty. Tím se ovšem jejich podpis na dokumentech, které již podepsali, objeví dvakrát.

Dokumenty vložené jako přílohy – obecné i interní – se nepodepisují.

Ve formuláři je dále sekce Editace podepisování a schvalování. V ní jsou vypsáni všichni účastníci podpisové cesty s indikací, zda svůj úkol již splnili.

Administrátor má v této sekci k dispozici (podobně jako zadavatel) tlačítko Přidat dalšího účastníka.

Stiskem tlačítka se zpřístupní sada ovladačů pro vytvoření záznamu o dalším účastníkovi podpisové cesty. Lze vložit jak interního, tak externího účastníka.

Položky nových účastníků se vkládají až za položku aktuálního účastníka. Nelze je tedy přemístit před ty účastníky, co již svůj úkol splnili. Pokud Administrátor přidá dva a více účastníků, tak pro ně již tlačítka pro změnu pořadí jsou k dispozici. Modifikovanou podpisovou cestu nelze uložit.

Na následujícím obrázku Administrátor přidal do podpisové cesty dalšího účastníka v roli Podepisovatel. Také tento účastník obdrží notifikační mail, jakmile bude v podpisové cestě „na řadě“.

Nový účastník vidí položky všech souborů, včetně nově přidaných. Svým podpisem později podepíše dokument vložený do formuláře zadavatelem agendy, ale i případné dokumenty přidané k podpisu Administrátorem.

Administrátor odešle upravený formulář do dalšího procesu klepnutím na tlačítko Upravit a odeslat.