Čtvrtý účastník podpisové cesty – Administrátor

Čtvrtým účastníkem našeho modelového procesu je účastník, který je vzhledem k agendě v roli Administrátor. Ten má možnost ovlivnit zastoupení dokumentů ve formuláři a také upravit podpisovou cestu. Samozřejmě může stávající dokumenty prohlížet a také si je stáhnout na svůj počítač (nemůže je ale odebírat).

Administrátor má možnost přidat do formuláře další dokumenty, a to pouze do sekce Další přílohy. Jedná se tedy pouze o nepodepisované přílohy dostupné všem.

Dokud má formulář otevřený, může Administrátor jím vložené dokumenty ještě vymazat. Dokumenty, které již částí procesu prošly, mazat nelze.

Ve formuláři je dále sekce Editace podepisování a schvalování. V ní jsou vypsáni všichni účastníci podpisové cesty s indikací, zda svůj úkol již splnili.

Administrátor má v této sekci k dispozici (podobně jako zadavatel) tlačítko Přidat dalšího účastníka.

Stiskem tlačítka se zpřístupní sada ovladačů pro vytvoření záznamu o dalším účastníkovi podpisové cesty. Lze vložit jak interního, tak externího účastníka.

Položky nových účastníků se vkládají až za položku aktuálního účastníka. Nelze je tedy přemístit před ty účastníky, co již svůj úkol splnili. Pokud Administrátor přidá dva a více účastníků, tak pro ně již tlačítka pro změnu pořadí jsou k dispozici. Modifikovanou podpisovou cestu nelze uložit.

Na následujícím obrázku Administrátor přidal do podpisové cesty dalšího účastníka v roli Podepisovatel. Také tento účastník obdrží notifikační mail, jakmile bude v podpisové cestě „na řadě“.

Nový účastník vidí položky všech souborů, včetně nově přidaných. Svým podpisem později podepíše dokument vložený do formuláře zadavatelem agendy, ale i případné dokumenty přidané k podpisu Administrátorem.

Administrátor odešle upravený formulář do dalšího procesu klepnutím na tlačítko Upravit a odeslat.