Vysvětlení některých pojmů

Následující informace jsou obecně platné pro nastavení všech parametrů procesu.

Pokud se nejedná o povinný parametr a není nastavena jeho hodnota externím systémem, použije se výchozí (default) nastavení, případně nastavení v konfigurační proměnné agendy.

Pokud je daný parametr součástí dat předaných prostřednictvím ExtIS, má tato hodnota vždy přednost a pro daný proces přepíše výchozí nebo konfigurační nastavení.

Ke zpracování se dokumenty sdružují ve formě pojmenovaných dokumentových sad. Dokumentovou sadu tvoří jeden, ale obvykle skupina několika dokumentů skládající se z jednoho hlavního dokumentu a dalších, na něj napojených (souvisejících) dokumentů. Příkladem může být smlouva jako hlavní dokument a její přílohy jako napojené dokumenty.

Vytvořením dokumentové sady začíná každý proces zpracování dokumentů popisovaný v tomto dokumentu.

Nad hlavním dokumentem (a tím i nad napojenými dokumenty) se pak spouští pracovní workflow určující, jak a kým má být dokumentová sada zpracována. Pro zpracování jednotlivých kroků (schválení, podpis, odeslání…) workflow volá takzvané mikroagendy.

Po spuštění workflow se dokumenty z dokumentové sady uloží do DMS v Sofa a uzamknou se proti nechtěným úpravám.

Dokumentovou sadu lze zpracovat pouze jako celek. Není tedy možné pracovat jen s její částí (jednotlivými dokumenty).

Dokumenty zařazené do jedné dokumentové sady mohou být libovolného druhu – tedy nejen ve formátu PDF. Pokud však mají být podepisovány a jsou v jiném formátu než PDF (třeba DOCX z Wordu), musí se nejprve do PDF formátu konvertovat. Konverze přípustných typů dokumentů je zajišťována interními prostředky.

U každého dokumentu zařazeného do dokumentové sady je nastaven jeho typ – obecný, smlouva, HR dokument. Podle typu si dokument s sebou nese potřebná metadata a je hned na začátku zpracování v aplikaci Sofa zařazen do patřičného pohledu v DMS.

Programové workflow je schéma pracovního postupu spouštěného nad hlavním dokumentem dokumentové sady (a přes vazby i nad napojenými dokumenty). Předávají se mu požadavky a parametry pro zpracování dokumentové sady. V předem nastavených krocích se pak pro specifikované aktéry volají tzv. mikroagendy zajišťující akce nad dokumentovou sadou – například její podepisování či schvalování.

Slovem mikroagendy budeme nazývat specifické aplikace zajišťující zpracování požadavků jednotlivých kroků workflow. Takže máme mikroagendu pro podpis dokumentů, pro jejich schválení a další.

Z pohledu aktéra jsou mikroagendy uživatelské a systémové.

Uživatelské mikroagendy s aktérem komunikují prostřednictvím uživatelského rozhraní, ve kterém aktér může ovlivnit svými nastaveními další zpracování sady dokumentů.

Systémové mikroagendy obvykle běží na pozadí a pro svou činnost nepotřebují součinnost aktérů.

Jako krok se nazývá jedna dílčí ucelená operace (úkol) při zpracování dokumentové sady v průběhu workflow. Může to být třeba schválení dokumentů v jedné dokumentové sadě, podpis dokumentů v dokumentové sadě, vyjádření k dokumentům a další. V každém kroku může být více dílčích aktérů – interních (uživatelů, skupin či rolí – volí se z číselníků Sofa) nebo externích uživatelů, kteří plní v rámci kroku určitý úkol.

Kroky se dělí do dvou skupin:

Pro fyzické zpracování dokumentové sady v rámci jednoho kroku se obvykle volá příslušná mikroagenda.

Jako aktér se označuje uživatel vybraný pro zpracování dokumentové sady v jednom konkrétním kroku za daného nastavení. Aktérem může být konkrétní uživatel, skupina uživatelů nebo uživatelé obsazení v určité roli. Aktér může být interní nebo externí, podle jeho vztahu k prostředí Sofa:

Dále viz kapitola Aktéři zpracování.

V rámci workflow lze definovat vlastníka procesu. Může to být uživatel, skupina i role.

Vlastník má v rámci procesu specifická práva. Například dostává notifikace v případě negativního ukončení zpracování nebo má administrační právo posunout workflow do některého z dalších kroků, případně celý proces stornovat.

Tato kapitola se týká pouze podepisovacího kroku.

Hlavní dokument dokumentové sady se podepisuje vždy. Napojené dokumenty je v rámci jedné sady možné (jednotlivě) nastavit jako podepisované či nepodepisované, případně jako interní – tedy nepodepisované a viditelné pouze interním aktérům z aplikace Sofa.

Aby se aktéři uživatelsky orientovaných kroků dozvěděli o tom, že jim byl přidělen nějaký úkol, posílají se jim elektronickou poštou zprávy. Tyto zprávy obsahují odkaz vedoucí ke zpracování úkolu, ale neobsahují žádnou přílohu s dokumenty. Lze je rozdělit na avíza a notifikace.

Interním aktérům jsou souhrnné informace o úkolech také zobrazeny v rámci Dashboardu Sofa.

Ve výchozím nastavení je výsledek akce v uživatelsky orientovaných krocích Podpis, Vyjádření a Schválení závazný. To znamená, že negativní stanovisko kteréhokoliv aktéra způsobí okamžité ukončení celého workflow (a tedy i zpracování dokumentové sady).

Může však být zapotřebí, aby výsledek akce byl považován nezávazný a workflow pokračovalo dál i v případě negativního stanoviska. Zde platí, že prioritní je nastavení posílané pomocí API přes ExtIs. Pokud takové nastavení není k dispozici, použije se nastavení výchozí nebo konfigurací přiřazené nastavení podle workflow.

Stanovisko z takového kroku je pak ve všech následujících krocích viditelné v okně Historie. Pokud je výsledek kroku negativní a workflow přesto dále pokračuje, má příslušná ikonka červenou barvu. Následní aktéři tak vidí, že se v průběhu workflow vyskytlo negativní stanovisko.

V případě negativního ukončení kroku lze vyžádat, aby volající ExtIs o tom byl od aplikace Sofa informován pomocí webhooku.

Dále je možné vyžádat vymazání dokumentů, a to dokumentů z dávky a (nebo) dokumentů z koše.

K tomu lze upřesnit, že mazat se mají všechny dokumenty nebo jen hlavní dokument, případně pouze související (navázané) dokumenty.

Aby byl krok považován za dokončený, musí úkol splnit všichni nadefinovaní aktéři. Volitelně lze určit, že k dokončení kroku stačí, aby úkol splnila jen určitá část aktérů.

Lze vybrat konkrétní počet (třeba 6 aktérů z 10) nebo údaj v procentech (60 % aktérů).

U kroku Seznámení lze nastavit počet dnů, po které se mají aktéři s dokumenty z dávky seznámit. Dále je možné vyžádat ukončení kroku po uplynutí nastavené doby a poté předpokládat seznámení fikcí.

Při zpracování dokumentů může být zapotřebí nastavit limitní termíny pro automatické dokončení jednotlivých kroků i celého procesu.

Časově limitované dokončení procesu může být podmíněno závazným termínem, do kdy musí být jeho zpracování dokončeno (například smlouva schválena a podepsána). V opačném případě by mohly vzniknout negativní právní dopady.

Zadává se počet dnů, kolik jich je na zpracování procesu. Nedojde-li ke zpracování, proces se ukončí uplynutím posledního dne nastavené lhůty.

V prostředí Sofa je k nastavení k dispozici konfigurační proměnná configProcessCompletionDeadline. Její výchozí hodnota je 30 (dní). Pokud má nulovou hodnotu, je automatické dokončení procesu vypnuto.

Mějte na paměti informace uvedené v kapitole Princip nastavení parametrů procesu.

K tomu může být navíc zadána adresa (nebo i několik adres) elektronické pošty, kam bude zasláno avízo o dokončení procesu.

Termín k dokončení lze specifikovat i pro dílčí úkoly zadané v krocích Podpis, Schválení a Vyjádření. I zde se udává jako počet dní pro splnění úkolu a je možné zadat adresy elektronické pošty pro zaslání avíza.

Pokud jsou uvedeny adresy elektronické pošty, dojde v obou případech k odeslání avíza.

Jednotlivé kroky procesu zpracování dokumentů probíhají nejen uvnitř systému Sofa. Lze tu také provádět integrační kroky s dalšími systémy zaměřené na to, aby bylo možné dokumenty připravit a odeslat do dalších systémů, případně do nich poslat odkazy na určité dokumenty.

Celý koncept integrací je variabilní a může se přizpůsobovat aktuální poptávce. Příkladem může být připravovaná integrace na spisové služby postavená na základě národního standardu.

Aby nad dokumentem uloženým v aplikaci Sofa mohla probíhat aktivní péče, je potřeba aby byl archivován – umístěn do archivní části DMS Sofa.

Dokumenty se archivují na konci jejich zpracování – buď podle workflow do archivu v DMS Sofa nebo do archivu externího aktéra, kam se mu může odeslat buď přímo dokument nebo informace o zpracování s odkazem na soubor s dokumentem.

Placeholder je unikátní textový řetězec umístěný v podepisovaném dokumentu, na který se podpisová mikroagenda pokusí automaticky umístit rámec s vizualizovaným podpisem.

K němu je možné přednastavit výchozí šířku a výšku rámce v bodech.

Podle dalšího nastavení buď mohou aktéři měnit rozměry a pozici rámce v dokumentu nebo jim není tato možnost dispozici.

Jeden aktér může umístit do dokumentu právě jednu vizualizaci podpisu.

Výchozí hodnoty některých parametrů procesu lze definovat jako konfigurační proměnné – viz kapitola Konfigurační proměnné.