Nestandardní situace podpisové cesty

Účastník podpisové cesty v roli Schvalovatel či Podepisovatel může další běh agendy zastavit a agendu předčasně ukončit. Důvod zapíše do pole Komentář v sekci Komentáře a potom stiskne tlačítko Zamítnout (pokud je v roli Schvalovatel).

Účastník podepisovací cesty v roli Podepisovatel stiskne tlačítko Odmítnout podepsat.

Zadavatel dostane o zamítnutí agendy notifikační zprávu.

Účastníci, kteří se jíž zúčastnili procesu (až do kroku zamítnutí), obdrží notifikační zprávu o neúspěšném dokončení procesu rovněž.

Zadavatel (a rovněž případní účastníci podpisové cesty před krokem zamítnutí) položku zamítnuté agendy nadále vidí v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Zamítnuto. Formulář agendy lze sice otevřít, ale je možné jej zobrazit v režimu „pouze ke čtení“.

Účastníci, kteří jsou v pořadí za tímto krokem, žádnou zprávu neobdrží.

Poslední člen podpisové cesty – Archivář – má k posouzení k dispozici již i podepsané soubory a jejich podpisové doložky. Pokud usoudí, že agendu není vhodné archivovat, může ji jako celek stornovat.

Do sekce Komentář zapíše důvod stornování a pak stiskne tlačítko Stornovat.

Věnujte pozornost upozornění ve výstražném rámečku. Pokud by bylo třeba, dají se soubory ještě teď stáhnout a uložit – po potvrzení výstrahy budou nevratně vymazány!

Poté je proces stornován a účastníkům poslaná mailem notifikační zpráva.

Položka stornované agendy je u všech účastníků v pohledu Uzavřené s indikátorem Stornováno.

Formulář agendy lze zobrazit „pouze pro čtení“, ale v souladu s výše uvedeným upozorněním zde nejsou odkazy na podepsané soubory a jejich doložky, je uveden jen výčet podepisujících.

Pokud je v podpisové cestě zařazen externí účastník (nejen) v roli Administrátor, přijde mu o jeho zapojení do podepisovací cesty obvyklá notifikační zpráva, která obsahuje jednorázový odkaz k otevření formuláře.

Po klepnutí na odkaz se otevře dialog pro ověření přístupu, kde je třeba klepnout na tlačítko Otevřít.

Otevře se formulář agendy, ve kterém může externí administrátor přidat do podepisovací cesty externího Schvalovatele či Podepisovatele.

Tlačítkem Upravit a odeslat přejde formulář agendy k dalšímu účastníkovi podepisovací cesty.

Pokud je tímto účastníkem externí účastník, je mu opět doručena notifikační zpráva s odkazem pro přístup k formuláři.

Zde je rozdíl oproti případu, kdy jsou agenda a její podpisová cesta vedeny pouze mezi interními účastníky. Pokud externí podepisující vložený externím administrátorem vrací formulář, je tento vrácen externímu administrátorovi, který podepisujícího přidal do podpisové cesty.

Ten získá přístup k vracenému formuláři opět pomocí odkazu v notifikační zprávě.

Ve formuláři je uveden uživatel, který formulář vrátil, spolu s důvodem uvedeným v sekci Komentáře.

Externí administrátor může formulář upravit vysvětlením, že je agenda takto zadaná v pořádku, a také vložením dalších externích účastníků. Tlačítkem Upravit a odeslat znovu formulář odešle na podpisovou cestu.

Ve formuláři je také k dispozici tlačítko Vrátit. Jeho pomocí se formulář vrátí původnímu zadavateli. Byla tedy provedena sekvence postupů:

Zadavatel o vrácení formuláře obdrží notifikační zprávu.

Po otevření formuláře má tři možnosti, popsané v kapitole Vrácená agenda u zadavatele.

Je zde rozdíl u tlačítka Pokračovat v procesu. Protože vracení agendy šlo přes externího administrátora, je formulář přes příslušnou notifikační zprávu odkázán jemu.

Externí administrátor pak může formulář opět vrátit zadavateli. Pokud je ale vše v pořádku, může tlačítkem Upravit a odeslat poslat formulář tomu (externímu) uživateli, který formulář vrátil jako první. Z titulu své role administrátora ale může ještě před tím upravit podpisovou cestu – přidat další externí účastníky a upravit jejich pořadí.