Elektronický podpis

Princip agendy

Tato agenda umožňuje v součinnosti s aplikací Sofa schvalovat, podepisovat a archivovat dokumenty. Filozofie její činnosti je následující:

Ve formuláři agendy zadavatel specifikuje dokumenty a nastaví parametry pro jejich zpracování.
Ve stejném formuláři zadavatel dále určí aktéry pro schvalovací a podpisovou cestu (kdo má dokumenty zpracovat a jak).
Po odeslání formuláře se dalšího procesu ujímá nastavené workflow, které pro konkrétní zpracování volá tzv. mikroagendy.
Workflow předává postupně úkoly jednotlivým aktérům podle schvalovací a podpisové cesty.
Aktéři dostanou o každém úkolu notifikační zprávu elektronickou poštou.
Aktéři mohou své úkoly vyřizovat buď jednotlivě nebo hromadně.
Po úspěšném dokončení procesu jsou schválené / podepsané dokumenty k dispozici v dokumentovém systému Sofa.

Vysvětlení některých pojmů

Elektronický podpis je agenda zadávacího typu. Umožňuje zadavateli prostřednictvím svého formuláře vytvořit požadavek na zpracování sady dokumentů (podepisování, schvalování i archivaci) a nastavit parametry procesu.

Sada dokumentů je skupina dokumentů zpracovávaná v jedné operaci. Je tu jeden řídící (hlavní) dokument, ke kterému jsou přes vazby propojeny další (navázané) dokumenty. Navázané dokumenty mohou být podepisované (schvalované) nebo nepodepisované (neschvalované).

Požadavky na zpracování sady dokumentů lze přiřadit jednomu nebo několika aktérům (zpracovatelům) stojících na tak zvané schvalovací a podpisové cestě. Aktéři mohou být interní (zpracovatelé z organizace zavedené v Sofa) nebo v externí (zpracovatelé mimo tuto organizaci). Aktéři zpracovávají své úkoly sekvenčním postupem, tedy v pořadí, v jakém jsou na schvalovací a podpisové cestě nadefinováni.

Dokumenty obsažené v dokumentové sadě agenda Elektronický podpis uloží do dokumentového systému (DMS) v Sofa.

Po vyplnění formuláře agenda Elektronický podpis nad hlavním dokumentem (a přes vazby i nad navázanými dokumenty) spustí programové workflow (schéma pracovního postupu). Předá se mu parametry pro zpracování a její role tím končí.

Další proces se odehrává mezi dokumenty z dokumentové sady a workflow, které bylo nad nimi spuštěno. Workflow řídí jednotlivé akce a kroky, které se mají odehrávat nad dokumentovou sadou. Samo však akce přímo neprovádí, ale volá pro ně tak zvané mikroagendy Ty zajišťují buď uživatelské akce (vyvolávají nějakou odezvu, akci uživatele) nebo servisní akce (pracují s dokumentem bez nutnosti zásahu uživatele). To zajišťuje značnou flexibilitu a univerzálnost celého procesu.

V rámci jedné dokumentové sady musí být všechny dokumenty zpracované stejným způsobem. Není tedy možné třeba tři dokumenty z pěti podepsat a u dvou podpis odmítnout. V jedné dávce se také všechny dokumenty buď podepisují nebo schvalují; nelze třeba dva schvalovat a dva podepisovat.

Zadavatel sám může sledovat stav zpracování v aplikaci Sofa, v pohledu Agendy – V procesu.

Dokumenty zařazené do dokumentové sady mohou aktuálně být dokumentového typu Obecný dokument, Smlouva a HR dokument. Dokumentové typy jsou odlišovány z důvodu užití rozdílných metadat charakteristických pro jednotlivé typy.

V textu se často používá zkratka DMS. Jedná se o dokumentový systém v Sofa, jehož pohledy jsou přístupné z hlavní nabídky příkazem Dokumenty.

Workflow může existovat celá řada; vytvářejí se podle potřeby a požadavků na akce, které se podle nich mají odehrávat.

Agenda Elektronický podpis je také určena ke vkládání dokumentů do DMS v Sofa nejširším okruhem uživatelů. Přímé vkládání dokumentů do DMS bude nadále vyhrazeno jen administrátorům. Tím bude zaručeno přiřazení správných metadat jednotlivým dokumentovým typům.