Použití šablon (templating)
Jedná se aplikaci obecných šablon, do kterých se postupně doplňují konkrétní data. V praxi se postupuje pomocí tzv. MailMerge režimu ve Wordu.
V DMS existuje pro tento účel pohled Dokumenty – Šablony dokumentů. Do něj se ukládají dokumenty nového modulového dokumentového typu s nově koncipovanými metadaty.
Šablony mají název, a kódové označení identifikující tuto šablonu pro volání k doplnění dat. To se může hodit třeba při zkoušení nových šablon, kdy si lze připravit novou verzi šablony s jiným kódovým označením a po odzkoušení stačí kódové hodnoty prohodit.
Šablony se vytvářejí ve Wordu, kde se nastaví tzv „Mail Merge mode“ – viz záložka Korespondence.
Do dokumentu se vedle běžného textu a jiných polí (třeba s datem) vkládají tzv. slučovací pole. Ta slouží jako identifikátory proměnných, do kterých se z databáze pak načítají a vkládají konkrétní hodnoty.
Identifikátory slučovacích polí jsou dány připojenou databází adres.
Databázi připojíte pomocí nabídky tlačítka Vybrat příjemce. Zde můžete zvolit některou z existujících databází (například z kontaktů aplikace Outlook) a případně vytvořit i naplnit databázi vlastní. V tom vám pomůže průvodce, jehož pomocí databázi sestavíte v několika jednoduchých krocích. Popis těchto úkonů je předmětem nápovědných textů k Wordu.
Pokud se chcete na obsah otevřené databáze podívat a případně jej upravit, můžete použít tlačítko Upravit seznam příjemců.
| Nenechte se mást tím, že MailMerge prostředí Wordu je co do popisů ovladačů zaměřeno na oblast korespondence. Databáze obsahující jména, adresy a jiné kontaktní údaje můžete použít i k hromadnému vyplňování smluv, faktur a podobně. |
Slučovací pole jsou uzavřena do dvojic závorek « ». Obsah dokumentu lze samozřejmě doplnit libovolným textem, například:
Jméno zástupce firmy: «Oslovenítitul» «Jméno» «Příjmení»
Nejen obsah, ale také strukturu databáze lze podle potřeby doplnit či jinak změnit.
Dokument se šablonou je třeba uložit na patřičné místo do SMS.
Otevřete DMS systém a nastavte pohled Dokumenty – Šablony dokumentů. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko + Vložit.
V okně Vložit soubor nastavte třídu a klasifikaci dokumentu se šablonou a především si zvolte Kód šablony. Pak vše uložte tlačítkem Vložit.
Položku šablony hned na to uvidíte v pohledu. Všimněte si, že je zde uveden i její kód, což je hodnota, kterou budete výhledově potřebovat při využívání šablony.
