Zpracování dokumentové sady

Po zahájení zpracování dokumentů podle daného workflow, může zadavatel (a uživatelé obsazení v roli Supervizor) v pohledu Agendy – V procesu otevřít okno Vazby agendy Dokumenty ke zpracování.

V tomto okně lze vidět vazbu na agendu Elektronický podpis, ze které proces vznikl.

Klepnutím na položku Elektronický podpis ve sloupci Název entity lze vidět obsah zadávacího formuláře, jaký byl v okamžiku odeslání do workflow (všechna metadata, dokumenty apod.). Obsah formuláře není již možné měnit.

Podle workflow je postupně předávána dokumentová sada „na stůl“ jednotlivým aktérům ke zpracování v pořadí, jak jsou uvedeni za sebou ve formuláři. Zadavatel a uživatelé Sofa obsazení do role Supervizor mohou sledovat stav zpracování v pohledu V procesu, a to buď v okně Dashboard nebo v okně Agendy.

Workflow operuje s parametry tvořenými názvem sady, typem dokumentu a určením zadavatele / vlastníka.

Po odeslání se dokumenty v sadě uzamknou, aby se s nimi během zpracování nedalo manipulovat (viz „uzamčený“ symbol zámku).

Po ukončení zpracování se dokumenty odemknou (symbol zámku se změní v „odemčený“).

Interní aktéři na schvalovací a podpisové cestě budou o požadavcích na podpis či schválení postupně dostávat mailem notifikace, které jsou vzhledově skoro totožné, jen se liší popisným rozlišením, zda jde o požadavek o podpis či jen schválení.

Notifikační zpráva obsahuje dva odkazy:

V okně Dashboard může přihlášený uživatel postupně řešit jednotlivé uživatelské úkoly, pokud klepne na položku K vyřízení. Tím v podstatě otevře pohled Agendy – K vyřízení, kde jsou v seznamu separátně vypsány položky jednotlivých uživatelských úkolů (schvalování i podepisování v jednom seznamu).

Dále je možné využít možnost hromadného zpracování uživatelských úkolů, zde ovšem zvlášť schvalování a zvlášť podepisování. Klepnutím na tlačítko Podpis dokumentů nebo Schválení dokumentů přejdete do okna „mikroagendy“ Podpis dokumentů, kde jsou vypsány všechny uživatelské úkoly týkající se podepisování nebo do okna „mikroagendy“ Schválení dokumentů, kde jsou obdobně vypsány uživatelské úkoly týkající se schvalování.

Také externí účastníci zpracování dokumentové sady dostanou elektronickou poštou notifikační zprávu, obsahující odkaz umožňující zpracování sady dokumentů.

Klepnutím na odkaz v notifikační zprávě se zobrazí výzva k ověření požadavku. Ta se může mírně lišit podle nastaveného způsobu ověřování (nastavení je věcí technické podpory).

Po ověření přejdete do okna pro zpracování sad dokumentů popsaného v následující kapitole. Hromadné zpracování zde nelze použít, každý uživatelský úkol se zpracuje samostatně.

Výše uvedenými postupy otevře účastník podpisového a schvalovacího procesu okno mikroagendy Podpis dokumentů nebo Schválení dokumentů, ve kterém jsou zobrazeny sady dokumentů, které je třeba zpracovat.

Pokud okna mikroagend Podpis dokumentů a Schválení dokumentů otevřete po nějaké době, například po několika hodinách nebo po dovolené, budou zřejmě obsahovat celou řadu dokumentových sad vyžadujících vaši pozornost.

Pro každou ze zobrazených sad dokumentů je možné nastavit jiný požadavek na zpracování. Může to být požadavek sadu akceptovat, zamítnout, vrátit nebo její zpracování odložit.

Je-li sad dokumentů ke zpracování větší množství, zobrazí se v okně postupně na několika stránkách. Kritériem počtu sad na jedné stránce je interně nastavený počet dokumentů. Je-li limit například nastaven na 10 dokumentů, zobrazí se třeba tři sady obsahující 5, 3 a 2 dokumenty.

Počet zobrazených sad z jejich celkového počtu udává čítač v údaji Máte zobrazeno. Například Máte zobrazeno 6/14 sad dokumentů znamená, že v okně je zobrazeno 6 sad dokumentů z celkového počtu 14, které máte v dané chvíli ke zpracování.

Mezi stránkami se zobrazenými sadami dat se lze přesouvat pomocí pomůcky Stránka v dolní části okna.

V podpisovém okně všechny dokumenty ze sady obvyklým způsobem podepište. (Podrobný popis postupu viz kapitola Podpisový dialog).

Po autorizaci způsobu podepisování a vlastním podpisu všech dokumentů práce pro zpracovatele končí.

Sada dokumentů je předána dalšímu účastníkovi schvalovací a podpisové cesty. Ten dostane notifikační zprávu se žádostí o podpis sady dokumentů a proces pokračuje.

Po ukončení podpisové cesty dostanou všichni její účastnící elektronickou poštou notifikaci o dokončení zpracování sady dokumentů. Její součástí je informace o tom, kde podepsané dokumenty najdou.

Zpracované dokumenty – podepsané ze sekce Sada dokumentů i nepodepsané ze sekce Další přílohy najdou uživatelé v pohledu Dokumenty – Všechny soubory.