Příprava dokumentů

Dokumenty určené pro hromadné zpracování se na uživatelské úrovni obvykle připravují firemním externím informačním systémem (ExtIS). Slovo „externí“ je v tomto kontextu třeba chápat jako „vnější vůči aplikaci Sofa“.

Ke každému dokumentu se navíc podle jeho typu připojí metadata potřebná k jeho zařazení do dokumentového systému a případnou filtraci. Dokumenty se pak sdružují do dokumentových sad.

Takto připravené dokumentové sady předává ExtIS do aplikace Sofa. Pro ně se pak spolu s parametry, které určují způsob zpracování dokumentu, spouští v Sofa proces zpracování, jehož průběh určuje tzv. workflow.

Podle workflow jsou dokumentové sady postupně zpracovávány podle nastavených dispozic. Požadavky na jejich vyřízení dostávají příslušní aktéři notifikačními zprávami elektronickou poštou. Interním aktérům jsou přidělené úkoly také zobrazeny v okně Dashboard aplikace Sofa.