Vyplnění formuláře agendy

Jedním z výše uvedených postupů se otevře formulář agendy, ve kterém specifikujete co, jak a kým budete chtít podepsat.

Formulář se skládá z několika sekcí oddělených vodorovnými linkami. Vlevo od názvu sekce je posuvný volič, jehož pomocí buď vyžádáte, aby obsah sekce byl zobrazen nebo sekci „sbalíte“; pak bude vidět jen její název. Výchozí způsob zobrazení sekcí se může lišit podle nastavení konfiguračních proměnných této agendy v Sofa. Nastavení lze změnit (viz kapitola Přehled konfiguračních proměnných).

Jaký typ dokumentů se bude zpracovávat?

Formulář agendy se otevírá po částech, neboť napřed je třeba určit, jaký typ dokumentů se bude v dané transakci zpracovávat.

Číselník k výběru dokumentového typu je ve formuláři umístěn vpravo nahoře. Výchozím typem je dokumentový typ Obecný dokument. Pokud chcete dokumenty archivovat jako dokumentový typ Smlouva nebo HR dokument a opatřit je příslušnými metadaty, vyberte z číselníku požadovaný typ dokumentu

Aby uživatel viděl položku HR dokument, musí být administrátor nebo být obsazen v roli HR.

Zpracovávané soubory

Soubory určené k podpisu do formuláře zařadíte do sekce Sada dokumentů jedním z těchto způsobů (lze je kombinovat):

Pomocí tlačítka Nahrajte ze zařízení. Tlačítko otevře obvyklý dialog pro výběr disku a složky a volbu souboru.
Přetažením položky souboru (nebo skupiny souborů) z paralelně otevřeného okna nějakého „souborového manažeru“ nad barevně vyznačenou oblast sekce.

Podepisovat lze pouze soubory ve formátu PDF!

Můžete ale zadat ke zpracování i jiné typy souborů; podporované formáty jsou zejména DOC i DOCX, JPG, RTF, TXT a XLS i XLSX. Ty se agenda pokusí do potřebného formátu PDF zkonvertovat. Jestliže zadáte soubor typu, jehož konverze není podporována, je o tom vypsána zpráva a soubor do formuláře nebude zařazen. Při požadavku na konverzi je také třeba počítat s určitou časovou prodlevou – ta závisí na typu a velikosti konvertovaného souboru.

Velikost jednoho souboru je maximálně 10 MB, celková velikost vkládaných souborů je maximálně 15 MB. Jedna sada agendou zpracovávaná může obsahovat nejvýše 10 dokumentů. Pokud se nejedná o soubor ve formátu PDF, ale bude se do tohoto formátu konvertovat, pak počítejte s tím, že konvertovaný soubor bude mít jinou velikost než soubor výchozí.

Určitý problém může nastat, pokud chcete do procesu zařadit PDF dokument, který je již elektronicky podepsán. Takový dokument nelze převést do formátu PDF/A-3 vhodného pro archivaci, neboť by bylo nutné stávající podpisy odebrat, aby mohl být dokument znovu podepsán v prostředí Sofa.

Výčet připojených dokumentů vidíte pod sekcí pro jejich nahrávání. Je nutné vědět, že i když připojíte dokumentů celou řadu, stále se jedná o jednu sadu dokumentů, která prochází celým zpracováním společně, jako celek. Všechny dokumenty se musí společně buď podepsat nebo vrátit, případně odmítnout. Nelze tedy třeba jeden dokument podepsat a ostatní odmítnout.

Vkládáte-li více dokumentů, přepínačem zcela vlevo označíte dokument, který je v sadě považován za hlavní – jako hlavní musí tedy být vždy označen jeden z dokumentů.

Pole Název sady dokumentů bude obsahovat popisný údaj označující celou sadu dokumentů (všechny dokumenty) jako celek. Návrh názvu je převzat z názvu prvního souboru ve formuláři a je možné ho podle potřeby změnit.

Položka s názvem souboru každého z dokumentů slouží jako odkaz pro otevření náhledového okna na obsah dokumentu.

Tlačítko s tužkou u každé položky vlevo otevře dialog umožňující přejmenovat název příslušného souboru. Jak upozorňuje nápovědný text, název zapisujte bez přípony; ta se doplní vždy automaticky na PDF.

U každé položky sady dokumentů je čtveřice tlačítek pro manipulaci s daným souborem.

Potřebujete-li posoudit soubor, zda obsahuje opravdu ten dokument, který chcete zpracovat, načtěte jej do náhledového okna (tlačítkem Náhled – ). Blíže k náhledovému zobrazení viz kapitola Náhledové okno pro zobrazení PDF souborů.
Soubor s dokumentem můžete také stáhnout na svůj počítač (tlačítkem Stáhnout – ).
Tlačítkem Vytěžit data pomocí AI ( ) můžete dokument podrobit analýze pomocí AI s cílem „vytěžit“ z něj údaje potřebné pro vytvoření metadat (viz dále).
Vložili jste jiný soubor, než jste chtěli? Vymažte jej tlačítkem Odebrat dokument ( ) a nahraďte jiným souborem.

Dosud uvedené údaje platí pro všechny dokumentové typy.

Nastavení pro dokumentový typ Obecný dokument

Specifikem nastavení dokumentového typu Obecný dokument je pole Kategorie umožňující u každého z dokumentů nastavit jeho typ. Důvodem je to, že jako „obecná“ může figurovat směs různých kategorií dokumentů.

Takto vytvořené metadato následně slouží v DMS k filtrování u dokumentového typu.

Dále přejděte na kapitolu Základní a rozšířené zobrazení.

Nastavení pro dokumentový typ Smlouva

Tato kapitola platí pro situaci, kdy je v poli v pravém horním rohu formuláře nastaven dokumentový typ Smlouva.

Formulář se rozšíří o další sekce:

Informace o smlouvě – obsahuje pole pro sestavení metadat obsahujících popis vlastní smlouvy
Primární protistrana – v této sekci je uvedena ta strana, která je ze smluvních protistran považována za hlavní (pokud jsou dvě a více).
Smluvní protistrany – v této sekci se popisují všechny strany, se kterými je smlouva uzavírána.

Informace o smlouvě

Informace potřebné k popisu smlouvy lze předběžně „vytěžit“ pomocí AI. Klepněte na tlačítko Vytěžit data pomocí AI (

). Popis práce s AI najdete v kapitole Zpracování dokumentů pomocí AI.

Po zpracování dokumentu se „vytěžené“ a schválené údaje přenesou do formuláře, do sekce Informace o smlouvě. Tam je můžete samozřejmě doplnit i upravit.

Věnujte pozornost informacím uvedeným v šedé dolní části sekce.

Primární protistrana

V sekci Primární protistrana jsou údaje o té ze smluvních protistran, kterou lze považovat za hlavní. Pokud je smluvní protistrana jedna, je zároveň i primární protistranou.

Využijte údaje z vytěžení pomocí AI, podle potřeby je doplňte. Podle potřeby lze u tuzemských firem využít možnost načtení údajů z ARES na základě jejich IČO.

Pokud se jedná o zahraniční firmu, zaškrtněte políčko Zahraniční subjekt. Tlačítko Načíst z ARES bude pak nedostupné.

Smluvní protistrany

V sekci Smluvní protistrany jsou uvedeny informace o všech smluvních protistranách, se kterými z pozice firmy v Sofa uzavíráte smlouvu. Při analýze smlouvy se AI pokusí vyhledat údaje o všech smluvních stranách, pokud jich je několik. Pokud se to nezdaří, lze do sekce doplnit další položky ručně po stisku tlačítka Plus ( ). Údaje o firmě je pak možné na základě znalosti IČO dohledat v ARES.

Primární protistranu označuje v sekci Smluvní protistrany nastavení přepínače umístěného v levé části sekce. Pomocí tohoto ovladače lze volbu primární protistrany operativně přepnout na jinou firmu. Změny se ihned promítnou do polí sekce Primární protistrana.

Dále přejděte na kapitolu Základní a rozšířené zobrazení.

Nastavení pro dokumentový typ HR

Tato kapitola platí pro situaci, kdy je v poli v pravém horním rohu formuláře nastaven dokumentový typ HR dokument.

Tuto volbu má k dispozici pouze uživatel, který je obsazen v roli HR umožňující práci s HR dokumenty.

Kategorie a platnost dokumentu

V tomto případě u položky každého dokumentu přibývá trojice polí popisující jeho kategorii a platnost od a do určitého kalendářního data. Vyplnění polí Kategorie dokumentu a Platnost od je povinné, údaj Platnost do povinný není.

Dále se formulář rozšíří o sekci Informace o zaměstnanci, která popisuje zaměstnance, jehož se prováděná transakce týká. Zaměstnanec může být interní (pracuje ve firmě obsluhované touto aplikací Sofa) nebo externí (není kmenovým zaměstnancem firmy).

Informace potřebné k popisu zaměstnance lze předběžně „vytěžit“ pomocí AI. Klepněte na tlačítko Vytěžit data pomocí AI (

). Popis práce s AI najdete v kapitole Zpracování dokumentů pomocí AI.

Po zpracování dokumentu se „vytěžené“ a schválené údaje přenesou do formuláře, do sekce Informace o zaměstnanci. Tam je můžete samozřejmě doplnit i upravit.

Zadání pro interního zaměstnance

Typ zaměstnance nastavíte posuvným přepínačem Interní.

Pokud vyberete možnost, že zaměstnanec je interní (pole přepínače je výrazně podbarvené), je ke specifikaci zaměstnance určeno pole Zaměstnanec. V tomto poli lze zaměstnance vybrat ze seznamu zaměstnanců firmy pomocí „našeptávače“ (zadáváním znaků do pole se nabízejí jména tyto kombinace znaků obsahující).

Obsah polí Osobní číslo, Pracovní pozice, Oddělení, Sekce a E-mail pro komunikaci je needitovatelný a převezme se z nastavení zaměstnance v aplikaci Sofa.

Při zapnutí posuvného přepínače Doručit do osobní dispozice budou zpracované (schválené a podepsané) dokumenty doručeny zaměstnanci do jeho soukromé e-mailové schránky nebo do jeho datové schránky.

Aby bylo možné zaměstnanci podepsané dokumenty do osobní dispozice doručit, musí být k dispozici údaj o jeho soukromé mailové schránce či datové schránce a také souhlas s elektronickou komunikací. Obojí nastavuje administrátor v pohledu Administrace > Uživatelé.

Zadání pro externího zaměstnance

Pokud se jedná o externího zaměstnance (není v seznamu firemních uživatelů pod Sofa), posuvný přepínač Interní nastavte do vypnuté polohy (jeho pole je zašedlé).

Jméno uživatele vypište ručně do polí Jméno a Příjmení.

Také ostatní údaje je třeba vyplnit ručně do polí, která jsou v případě externího zaměstnance plně editovatelná.

Také zde musí být vyplněná mailová adresa pro komunikaci, pokud chcete zaměstnanci doručit zpracované dokumenty do osobní dispozice.

Základní a rozšířené zobrazení

Formulář agendy může být nastaven do základní nebo rozšířené podoby.

Nastavení základního nebo rozšířeného zobrazení

V základní podobě umožňuje dokumenty ze Sady dokumentů jen archivovat – bez dalšího schvalování a podepisování, tedy bez vytváření podpisové a schvalovací cesty, nastavení protistran a vkládání dalších příloh.

Máte-li zájem jen o archivaci bez dalšího zpracování, klepněte v levém dolním rohu formuláře na odkaz Základní.

Mimo sestavení obsahu sekce Sada dokumentů postačí stisknout tlačítko Archivovat.

Pokud chcete v agendě pokračovat a dokumenty odeslat na schvalovací a podepisovací cestu, klepněte v levém dolním rohu formuláře na odkaz Rozšířené a pokračujte podle následující kapitoly.

Archivované dokumenty

Provedením procesu archivace se dokumenty z formuláře uloží ve formátu PDF do dokumentového systému (DMS) v Sofa (viz pohled Dokumenty – Všechny soubory).

Zde se také vytvoří vazby mezi dokumentem označeným jako hlavní a ostatními dokumenty ze sady.

Specifikace protistran

Údaje o protistraně nebo i několika protistranách se u dokumentů typu Obecný dokument zadávají v sekci Protistrany. Pokud je sekce zavřená, otevřete ji posuvným tlačítkem vpravo.

Údaje můžete ručně zapsat do polí Název společnosti, IČO a Adresa.

Výhodné je údaje o firmě zkusit vyhledat v ARES po zadání IČO a stisku stejnojmenného tlačítka.

Pomocí tlačítka se symbolem „plus ( ) se otevře sada polí pro specifikaci druhé (a další) protistrany.

Tlačítkem s proškrtnutím ( ) protistranu ze sekce odeberete.

Další přílohy

Do sekce Další přílohy se vkládají soubory, které sice budou v agendě viditelné, ale nepodepisují se. Soubory budou dostupné všem – jak interním, tak externím podepisujícím.

Sekce je ve výchozím zobrazení „sbalená“. Otevřete ji klepnutím na posuvné tlačítko vpravo.

Soubory se do této sekce vkládají stejně jako ve výše popsané sekci Sada dokumentů.

I zde jsou limity objemu souborů 10 MB pro jeden soubor, nejvýše však cca 15 MB pro všechny soubory dohromady. Pro jednu sadu je i zde maximální počet 10 souborů v příloze.

Soubory vkládané do této sekce se nekonvertují do formátu PDF!

Proto jsou odlišnosti v zastoupení tlačítek u jednotlivých položek souborů:

Tlačítko pro zobrazení náhledu ( ) je k dispozici pouze pro PDF soubory. Pro jiné typy souborů (například JPG) je zde jen tlačítko Stáhnout ( ). Po jeho stisku se zobrazí dotaz, zda chcete soubor otevřít (aplikací asociovanou k tomuto typu souboru podle jeho přípony), uložit do složky Stažené soubory nebo uložit do jiné vybrané složky.
Nejsou zde tlačítka pro analýzu dokumentu pomocí AI.

Blíže k náhledovému zobrazení viz kapitola Náhledové okno pro zobrazení PDF souborů.

Podpisová a schvalovací cesta

V sekci Podpisová a schvalovací cesta se nastaví seznam uživatelů, kteří budou dokumenty vybrané v sekci Sada dokumentů podepisovat či schvalovat.

Pokud sekci Podpisová a schvalovací cesta ponecháte prázdnou, máte možnost sadu dokumentů archivovat nebo podepsat sám za sebe.

Sekci otevřete posuvným přepínačem vpravo od jejího názvu.

Pokud budete chtít sestavenou podepisovací a schvalovací cestu používat opakovaně i u dalších transakcí, můžete její parametry uložit pod nějakým názvem. Příště stačí podle tohoto názvu cestu načíst; lze ji pak i pozměnit a doplnit například o další účastníky.

Obecná pravidla pro účastníky podpisové a schvalovací cesty:

Klepnete-li do pole Společnost, otevře se nabídka společností zahrnující vaši společnost (firmu v Sofa, ze které jste agendu spustili), definované protistrany a položku Jiná, pokud nechcete použít vlastní společnost ani protistrany.
Pole Uživatel popisuje účastníka podpisové cesty. Pokud nastavíte jako společnost vaši firmu, vyberete uživatele ze seznamu uživatelů v Sofa. U firem protistran bude mít pole název Jméno a příjmení a zapíšete do něj jméno a příjmení ručně.
Do pole E-mail se v případě, že se jedná o vaši firmu, doplní e-mailová adresa odpovídající nastavení v poli Uživatel. V ostatních případech zapíšete adresu ručně.
Pole Role umožňuje výběr, zda má být daný účastník cesty schvalovatelem nebo podepisujícím.
Pokud je nastavena role Podepisující přibývá pole Metoda podpisu umožňující výběr způsobu ověření uživatele – podpisovým certifikátem, bankovní identitou Bank iD, autorizační zprávou SMS. Čtvrtá možnost (Výběr podepisujícího) ponechá výběr způsobu ověření na uživateli v okamžiku, kdy nastane potřeba dokument podepsat.
Při volbě Autorizační SMS nebo Výběr podepisujícího přibývá pole pro zadání telefonního čísla mobilního telefonu, na který má ověřovací zpráva být poslána.

Volby vyžadující telefonní číslo jsou odmítnuty, pokud jde o vaši firmu a uživatel nemá v Sofa nastavené v konfiguraci telefonní číslo mobilního telefonu. Uživatel Sofa si telefonní číslo může sám zadat nebo změnit v nastavení jeho účtu (klepne v záhlaví sofa vpravo na svoje jméno a pak na odkaz Nastavení účtu).