Aktéři zpracování
Požadavky na zpracování dokumentových sad vyžadující interakci aktéra se vytvářejí jen u uživatelsky orientovaných kroků – seznámení, vyjádření, schválení a podpisu.
Aktéry lze rozdělit do dvou skupin – na interní a externí. Proberme si obě skupiny aktérů podrobněji.
Aktérem je interní uživatel Sofa
Obecné informace
V tomto případě může být úkol „kdo má krok vyřídit“ obecně směrován na konkrétní uživatele, ale také na skupiny uživatelů nebo uživatele obsažené v určité roli.
| Skupina nebo role jako celek vystupuje vždy jako jeden aktér (!) Krok může vyřizovat kdokoliv z uživatelů ze skupiny nebo z role – tedy jeden uživatel, jehož jméno není předem určeno. |
Takže je-li nastaven v kroku jeden aktér, je k vyřízení kroku potřeba zpracování jedním konkrétně nastaveným uživatelem nebo jedním (libovolným) z uživatelů zastoupených (obsazených) ve vybrané skupině či roli.
V rámci jednoho kroku je možné specifikovat i několik (třeba pět) aktérů. Pak by k vyřízení kroku bylo zapotřebí, aby dokument zpracovali (třeba podepsali, schválili …) všichni aktéři (tedy všech pět). Lze však nastavit podmínku, že k vyřízení kroku není potřeba zpracování všemi aktéry, ale jen určitým počtem (třeba třemi z pěti nebo šedesáti procenty).
Avíza zasílaná aktérům
Aktér, na kterého je směrován požadavek na zpracování dokumentové sady, dostane o něm avízo elektronickou poštou. V něm je stručný popis požadavku a odkaz(y) vedoucí na okno pro zpracování tohoto požadavku.
-
Vždy je zde odkaz na zpracování tohoto konkrétního požadavku příslušným aktérem.
-
Následuje odkaz na zpracování všech požadavků aktérem dosud nezpracovaných. Ten se uvádí jen u akcí umožňujících hromadné zpracování, nikoliv tedy u akce Seznamování.
| Odkazy lze použít jen tehdy, pokud je aktér přihlášen pod odpovídajícím jménem do aplikace Sofa. |
Takto vypadá například avízo při požadavku na Podpis sady dokumentů. Avíza pro další kroky jsou podobná, liší se jen v popiscích odpovídající typu kroku.
Krok Seznámení neumožňuje hromadné zpracování, proto avízo obsahuje pouze odkaz na jeden konkrétní požadavek.
Požadavky na aktéry v okně Dashboard
Pokud je aktér přihlášený v aplikaci Sofa, vidí odkazy na požadované zpracování agend v pohledu K vyřízení, který otevře okně Dashboard nebo v pohledu Agendy.
V pohledu jsou v seznamu odkazy na jednotlivé požadavky; aktivní jsou jejich názvy ve sloupci Agenda. Pokud jsou danému uživateli přiřazeny nějaké úkoly, pak jsou nad seznamem dlaždice umožňující hromadné zpracování úkolů týkajících se vyjádření, schvalování a podpis (jsou vidět jen ty, které jsou v dané chvíli potřeba).
| Jak je z obrázku vidět, Seznámení s dokumentem nepatří mezi hromadně schvalované akce. |
Dlaždice pro hromadné zpracování aktér využije při požadavku na zpracování všech sad dokumentů přidělených ke zpracování na jeho jméno.
Může také zobrazit pouze určité sady jednotlivě, klepnutím na jejich položky ve sloupci Agenda.
Aktérem je externí uživatel
Externí aktéři dostanou při požadavku na zpracování dokumentové sady elektronickou poštou avízo, obsahující odkaz na potřebnou agendu.
Klepnutím na odkaz v notifikační zprávě se zobrazí výzva k ověření požadavku. Ta se může mírně lišit podle nastavení způsobu ověřování.
Po ověření přejdete do okna pro zpracování sad dokumentů popsaného v dalších kapitolách.