Podpisová cesta

Podpisovou cestou se rozumí seznam uživatelů, kteří musí dokumenty podepsat, případně před podpisem schválit. Aby byla agenda úspěšně zakončena, musí všichni podepisující podepsat všechny dokumenty. Uživatele na podpisové cestě budeme nazývat jejími účastníky.

Jednotlivé podepisující účastníky postupně určíte v sekci Schvalování a podepisování. Jako účastníky lze vybírat jednotlivé interní uživatele Sofa, skupiny interních uživatelů, interní uživatele obsazené do určitých rolí nebo jednotlivé externí uživatele (nejsou uživateli vaší Sofa).

Skupiny i role zakládají a upravují uživatelé obsazení do role administrátora v Sofa.
image15

Podle nastavení konfigurační proměnné configAddAuthor může být jako první nabídnut účastník, který je zadavatelem této agendy – tedy přihlášený interní uživatel Sofa vyplňující tento formulář.

Volič Typ certifikátu se zpřístupní, pokud konfigurační proměnnou configCertTypeFilter nastavíte na hodnotu true.

Nastavení obou proměnných viz kapitola Výběr typů podpisových certifikátů.

Interní (firemní) podepisovatelé

Výběr účastníka

Účastníci podpisové cesty se vybírají prostřednictvím pole Jméno uživatele nebo skupiny/role. S výhodou můžete využít tzv. našeptávač – zadáváním znaků jména se postupně upřesňuje nabízený výběr uživatelů, rolí či skupin.

image16

Pokud rozvinete nabídku voliče celou, najdete v ní postupně jména všech interních uživatelů Sofa, poté jejich skupin a rolí. Při volbě skupiny nebo role se do podpisové cesty vloží všichni uživatelé v dané skupině či roli obsazení. Podepíše to ovšem pouze jeden uživatel za celou skupinu či roli (ten, který se k formuláři dostane jako první). Poté se formulář vyhodnotí jako touto skupinou (rolí) podepsaný a putuje dál po podpisové cestě.

Role se nabízejí jen ty, které byly administrátorem nově vytvořeny. Nenabízejí se „systémové“ role, které již byly v Sofa vytvořené při instalaci.

Nastavení role účastníka

Jakmile zvolíte jmenovitě účastníka (skupinu, roli), je potřeba zkontrolovat a případně nastavit jednu z těchto rolí (znovu pozor, nezaměňovat s rolemi uživatelů v Sofa):

  • Podepisovatel – účastník s touto rolí podepisuje dokumenty pomocí svého podpisového certifikátu. Toto je výchozí nastavení voliče.

  • Schvalovatel – tento účastník posuzuje, zda agenda může pokračovat nebo se má vrátit zadavateli k přepracování. Například ředitel firmy prohlédne sestavený formulář a buď jej schválí k dalšímu koloběhu nebo jej vrátí zadavateli.

  • Administrátor – může upravovat obsah formuláře, například přidávat další dokumenty nebo podepisující. Pozor, jedná se o administrátora tohoto procesu – nezaměňovat s administrátorem Sofa!

  • Podpisovou cestu uzavírá účastník v roli Archivář. Tato role se nenastavuje, je přidělena vždy, a to výhradně poslednímu účastníkovi podpisové cesty. Do této role je automaticky obsazen Zadavatel agendy, lze jej však přepsat.

    Pokud podpisovou cestu ukládáte a Archivář v ní není totožný se Zadavatelem, pak se tato volba neukládá a po načtení podpisové cesty bude Archivářem opět Zadavatel.

Volba typu certifikátu

Pokud je konfigurační proměnná configCertTypeFilter (Povolit filtrování certifikátu na základě typu) této agendy (viz kapitola Výběr typů podpisových certifikátů) nastavena na hodnotu true, přibývá ve formuláři volič Typ certifikátu. Jeho pomocí lze upřesnit, jaké typy lokálních certifikátů mají být pro podpis dokumentů účastníkovi nabízeny. K dispozici jsou možnosti – Libovolný, Kvalifikovaný a Na kvalifikovaném prostředku.

image17

Sestavení podpisové cesty

Podepisování dokumentu probíhá tzv. podpisovou cestou přesně v tom pořadí účastníků, jak jsou uvedeni ve formuláři.

  • První podepisující dostane mailem notifikační zprávu o tom, že mu byla zaslána žádost o zpracování dokumentů.

  • Až žádost zpracuje – tedy nejen podepíše, ale místo toho třeba i schválí nebo upraví obsah formuláře – a formulář zavře, teprve potom dostane notifikační zprávu další účastník.

  • Tak proces pokračuje až k poslednímu účastníkovi v roli Archivář, který dokončenou žádost archivuje nebo eviduje. Tímto účastníkem je primárně sám zadavatel, ale místo něj lze vybrat kohokoliv jiného.

  • V limitním případě je účastník podpisové cesty jediný – sám zadavatel. Ten má roli Podepisovatel, kterou není možné změnit. Zároveň je i Archivářem.

Další členy podpisové cesty přidávejte stiskem tlačítka Přidat dalšího účastníka.

Rozšířené možnosti podepisování interního účastníka

Pokud je konfigurační proměnná configExtended Internal (Povolit rozšířené možnosti podpisu u interního uživatele) této agendy (viz kapitola Rozšířené možnosti ověření interního podepisovatele) nastavena na hodnotu true, přibývá ve formuláři volič Ověření podpisu. Jeho pomocí mohou i interní uživatelé Sofa vybrat, jakým způsobem má být ověřena jejich totožnost pro podpis dokumentu. K dispozici jsou možnosti Podpisový certifikát, Bank iD, SMS a Zvolí podepisující.

image18

  • Varianta Podpisový certifikát je standardní podepisování pomocí HSM nebo lokálního certifikátu podepisujícího účastníka. Jde o výchozí způsob podepisování, který je k dispozici všem interním účastníkům, pokud není aktivní možnost rozšířeného podepisování.

  • Pokud bude nastavena volba Bank iD, bude účastník autorizován prostřednictvím své bankovní identity. K podpisu bude použit certifikát Bank iD.

    Pokud má firma k dispozici svou vlastní Bank iD, lze pro účely podepisování předvolit tuto bankovní identitu. K tomu je potřeba zadat do Sofa údaje o Bank iD registraci; kontaktujte technickou podporu Software602. Pak se sice podepisuje v aplikaci Sofa, ale poplatky za využití Bank iD jdou již na účet příslušné firmy. To je vhodné pro případ, kdy firma bude s Bank iD výhledově podepisovat větší množství dokumentů a chce si poplatky sama fakturovat.

  • Pokud bude využita volba SMS, bude účastník autorizován prostřednictvím zprávy SMS s kódem, zaslané na zadané telefonní číslo podepisujícího. K podpisu bude použita firemní pečeť.

  • Poslední možnost – Zvolí podepisující – nechává volbu způsobu podepsání na podepisujícím. Dialog pro výběr způsobu autentizace se zobrazí těsně před požadavkem na podpis.

image19
Při volbách SMS a Zvolí podepisující je zapotřebí do pole Telefon zadat telefonní číslo, na které budou zasílány SMS zprávy s potvrzovacím kódem.

Externí účastníci

Potřebujete, aby dokumenty podepsal i někdo, kdo není členem vaší organizace vytvořené v aplikaci Sofa? Pak lze využít možnost jeho zařazení do podpisové cesty jako Externího účastníka. Může jím být třeba podepisovatel smluv, které podepisuje smluvní protistrana. Přímo na podpisové cestě to třeba může být externí poradce interního podepisovatele v roli schvalovatele.

  • Zaškrtněte políčko Externí účastník.

  • Do formuláře zapište do pole Jméno a příjmení povinný údaj – jméno a příjmení daného externího účastníka.

  • Pomocí voliče v poli Role účastníka vyberte, zda má být tento účastník podepisujícím, schvalovatelem nebo administrátorem.

Na adresu elektronické pošty, povinně zadanou do pole E-mailová adresa, přijde externímu účastníkovi notifikační zpráva. V ní obdrží informaci o požadavku na podepsání či schválení dokumentů a odkaz na ověření jeho totožnosti. Dokumenty pak podepíše nebo schválí ve formuláři agendy SignPoint, který otevře klepnutím na odkaz pro jednorázový přístup, jenž je součástí notifikační zprávy.

image20

Způsob ověření podpisu u externího účastníka vyberte pomocí voliče Ověření podpisu.

image21

Je možné zvolit ověření pomocí Bank iD, 602Key, SMS nebo Lokálního certifikátu, případně je možné vybrat možnost Zvolí podepisující či Zvolí podepisující (lokální certifikát a Bank iD).

  • Ověřování pomocí Bank iD umožňuje podepisování s ověřením totožnosti podepisujícího prostřednictvím jeho bankovního účtu.
    Podrobný popis externího podepisování pomocí Bank iD najdete v kapitole Externí podepisování pomocí Bank iD.

  • Ověřování pomocí aplikace 602Key umožňuje bezpečnější a pohodlnější potvrzování elektronického podpisu bez USB tokenů nebo čipových karet, jen pomocí mobilního telefonu. Aplikace 602Key je k dispozici pro platformy Android i iOS a lze ji zdarma instalovat z prostředí Google Play nebo App Store.
    Podrobný popis externího podepisování pomocí 602Key najdete v kapitole Podepisování s aplikací 602Key.

  • Ověřování pomocí SMS využívá autentizaci externího podepisovatele pomocí kódu zaslaného na jeho telefonní číslo (podobně jako například v internetovém bankovnictví).
    Podrobný popis externího podepisování pomocí SMS najdete v kapitole Externí podepisování s využitím SMS.

  • Způsob ověření Zvolí podepisující umožní vybrat jednu z výše uvedených možností až v okamžiku požadavku na vložení podpisu.

  • Ověření při volbě Lokální certifikát bude autentizace podepisujícího zaručena jedním z jeho lokálních certifikátů.
    Podrobný popis externího podepisování pomocí lokálního certifikátu najdete v kapitole Externí podepisování lokálním certifikátem.

  • Způsob podepisování Zvolí podepisující (lokální certifikát a Bank iD) umožní vybrat jednu z uvedených dvou možností až v okamžiku požadavku na vložení podpisu.

Změna pořadí podepisujících

Aby bylo možné pořadí podpisujících na podpisové cestě (před odesláním formuláře) ještě změnit, jsou k dispozici tlačítka se šipkami pro posun nahoru a dolů.

image22

S výhodou tuto možnost využijete při načtení uložené podpisové cesty a jejím doplněním dalšími účastníky. Pokud některého účastníka potřebujete z podpisové cesty vyjmout, lze tak učinit pomocí tlačítka s křížkem.