Podepisování personálních dokumentů

Dokumenty specifikované ve formuláři postupně podepisují uživatelé na tzv. podpisové cestě. Slovem účastník pak budeme označovat uživatele, kteří jsou zařazeni do této podpisové cesty.

Zadavatelem je účastník, který vyplňuje formulář a sestaví podpisovou cestu. Když jsou dokumenty podepsané (i schválené), agendu uzavírá (archivuje) účastník v roli HR správce.

V sekci Zadavatel je uvedena identifikace zadavatele (aktuálně přihlášeného uživatele Sofa) – jméno a příjmení, osobní číslo a organizační jednotka, kam je zařazen. Všechny údaje jsou needitovatelné.

Dokumenty určené k podpisu do formuláře zařadíte ve formě souborů v sekci Dokumenty k podpisu jedním ze těchto způsobů:

Pokud byla agenda spuštěna z DMS nad určitým souborem, připojí se tento soubor k formuláři automaticky a vidíte jej ihned v sekci Dokumenty k podpisu. Můžete ho doplnit dalšími soubory.

K formuláři lze připojit nejvíce dvacet souborů – viz indikátor Vloženo souborů). Celkový objem souborů je limitován na cca 105 MB.

Ke každému podepisovanému souboru lze do pole Popis souboru doplnit popisný údaj o tom, o jaký soubor se jedná. Jako výchozí je automaticky převzat název přiloženého dokumentu (bez přípony), který lze podle potřeby upravit či přepsat. Údaj je nepovinný.

Pro přesnější specifikaci podepisovaného dokumentu je třeba pomocí voliče Kategorie souboru nastavit jeden z připravených upřesňujících atributů. Údaj je povinný.

Dále je nutné vymezit platnost dokumentu. Povinný je údaj začátku doby platnosti – Platnost od. Pokud nebude uveden údaj Platnost do, bude platnost dokumentu časově neomezená.

Nastavením přepínače Dostupné v osobní složce do aktivní polohy bude podepsaný dokument po ukončení agendy zařazen do osobních složek všech podepisujících.

Zapnete-li posuvný vypínač Ke zpracování mzdové účtárně, bude u dokumentu nastaveno metadato Zpracováno mzdovou účtárnou na hodnotu Ne. Toto metadato slouží pro mzdovou účetní, která si pomocí něj může vyfiltrovat dokumenty, které dosud nezpracovala. Po provedení potřebných činností toto metadato změní na ano. Pokud přepínač zůstane vypnutý (zašedlý), do metadata se zapíše hodnota nerelevantní.

Pro manipulaci s dokumenty dále platí:

Obecné údaje týkající se všech podepisovaných dokumentů společně zadáte v sekci Údaje o dokumentu.

Do pole Název dokumentu se přebírá název prvního připojeného dokumentu bez přípony. Lze ho však libovolně upravit či přepsat. Údaj je povinný.

Do pole Popis dokumentu zapište popisné údaje (vysvětlení, komentář…) vztahující se k této transakci. Údaj je nepovinný.

Pomocí voličů Třída a Klasifikace je třeba povinně nastavit název třídy a kategorie dokumentu, které budou použity pro sestavení metadat dokumentů pro uložení do DMS.

Needitovatelné pole Protistrana (zaměstnanec) se naplní, teprve až bude v sekci Schvalování a podepisování určen zaměstnanec, kterému bude dokument odeslán k podpisu. Pak se do tohoto pole vypíše jeho jméno (bez možnosti úprav).

Podpisovou cestou se rozumí seznam uživatelů, kteří budou dokument(y) podepisovat a (nebo) schvalovat. Uživatele na podpisové cestě budeme nazývat jejími účastníky.

Jednotlivé podepisující účastníky určíte v sekci Schvalování a podepisování.

Postup sestavení podpisové cesty ukážeme na příkladu v následující kapitole.

Agenda bude zahájena a formulář bude odeslán na podpisovou cestu po stisku tlačítka Podepsat a zahájit.

Prvním podepisujícím (prvním účastníkem podpisové cesty) bude jako představitel zaměstnavatele sám zadavatel agendy.

Samotný podpis dokumentů proběhne stejně, jako při jakémkoliv jiném podepisování v Sofa. Pokud je nastaveno podepisování pomocí certifikátu, podepisující vybere jeho položku ze seznamu a transakci verifikuje zadáním příslušného PINu.

Dále pak upřesní umístění podpisu v dokumentech a po potvrzení volby se dokumenty podepíšou a práce prvního účastníka končí. Formulář je převeden do režimu zobrazení „pouze ke čtení“ a první účastník jej může zavřít.

Jako další následuje na podpisové cestě 2. účastník – zaměstnanec. Tomu je elektronickou poštou doručena notifikace s výzvou ke zpracování dokumentu. Její součástí je i odkaz (Vyžádat přístup k dokumentům) na daný dokument v Sofa. Klepnutím na tento odkaz se zaměstnanec po přihlášení do Sofa dostane přímo k formuláři s dokumenty.

Pokud je zaměstnanec přihlášen, vidí odkaz na formulář agendy v pohledu Agendy – K vyřízení.

Na podpisové cestě mohou následovat další podepisující nebo schvalující zástupci zaměstnavatele. Agendu však vždy zakončí účastník v roli HR správce, který ji uloží do archívu.

Ten dostane avízo o úspěšném dokončení podpisového cyklu elektronickou poštou spolu s odkazem na formulář agendy.

Odkaz na tento formulář vidí také v pohledu Agendy – K vyřízení.

HR správce může do formuláře napsat také svůj komentář. Ten je povinný v případě, že HR správce hodlá agendu stornovat.

V sekci Podepsáno uživateli jsou vypsáni uživatelé, kteří dokument(y) podepsali spolu s údajem o použité metodice podepisování.

Následují dvě sekce s odkazy na dokumenty. V první jsou položky jednotlivých podepsaných dokumentů, ve druhé položky podpisových doložek.

Jednotlivé dokumenty lze i zde prohlížet v náhledovém zobrazení nebo je stáhnout na disk počítače.

Nyní již opustíme náš modelový příklad. Trojice účastníků podpisové cesty v něm představovala základní konfiguraci účastníků nezbytnou k provedení agendy. Do podpisové cesty je však možné zařadit i další účastníky, kteří však musí být vždy chápáni jako představitelé zaměstnavatele.

Stiskem tlačítka Přidat účastníka se otevře další sekce (např. 3. účastník – zaměstnavatel) pro vložení dalšího účastníka, který podle nastavení voliče Role účastníka může vystupovat jako podepisovatel nebo schvalovatel. Příkladem může být společnost, která má dva jednatele, kteří tuto agendu mají oba podepsat nebo požadavek, aby mzdový výměr schválila (pouze schválila, případně zadala údaje z formuláře do jiného systému – ne podepsala) také účetní.

Také tito účastníci mohou agendu schválit nebo zamítnout.

Součástí sekce Schvalování a podepisování jsou také tlačítka pro změnu pořadí účastníků a případné vymazání vybraného účastníka z podpisové cesty.

Účastníkem agendy HR SignPoint může být i zaměstnanec, který (ještě) není interním uživatelem Sofa ve firmě. Tuto skutečnost zohledníte nastavením posuvného přepínače Interní do neaktivní polohy.

Místo voliče pro výběr zaměstnance ze seznamu interních uživatelů Sofa je zde nyní pole Jméno a příjmení, do kterého ručně zapíšete jméno a příjmení zaměstnance.

Role účastníka může být i zde Podepisovatel nebo Schvalovatel. Schvalovatel může být užitečný tehdy, když je třeba zapotřebí nechat nějaký dokument posoudit někomu „z venku“.

Metodu ověření podpisu vyberete z nabídky voliče Ověření podpisu.

Do pole E-mailová adresa zapište adresu elektronické pošty pro následující komunikaci s externím uživatelem. Na tuto adresu mu budou také doručeny příslušné soubory.

Jakmile přijde na zaměstnance v podpisové cestě řada, dostane do zadané mailové schránky notifikační zprávu. Její součástí je také odkaz vyžádat přístup k dokumentům. Jeho pomocí se vygeneruje jednorázový přístup k podepisovaným dokumentům.

Po klepnutí na odkaz Vyžádat přístup k dokumentům se zobrazí dialog, ve kterém klepněte na tlačítko Ověřit přístup.

Poté je zobrazena informace o vygenerování jednorázového odkazu s platností jedné hodiny.

Odkaz je součástí notifikační zprávy zaslané na stejnou adresu, na kterou přišla zpráva předchozí.

Po klepnutí na odkaz Otevřít aplikaci… je ještě potřeba potvrdit požadavek na ověření přístupu klepnutím na tlačítko Otevřít v dalším dialogu.

Pak již se otevře formulář HR SignPoint, ve kterém lze dokument(y) podepsat (nebo podpis odmítnout) stejně jako v případu interního uživatele.

Zpráva o úspěšném podepsání se zapíše do formuláře agendy. Ten lze pak zavřít.

Zadavateli je doručena mailem notifikační zpráva o ukončení agendy.

Externí pracovník dostane zprávu o dokončení žádosti.