Návrhář workflow agend – FlowApps Designer

Záhlaví okna FlowApps Designeru zobrazuje základní údaje o názvu agendy, zobrazené verzi a jménu uživatele. Pod ním je pak umístěna nástrojová lišta se základními ovládacími prvky pro řízení celého procesu vytváření workflow agendy.

Tlačítkem Zpět do Sofa opustíte editor workflow agendy a vrátíte se do Sofa.

Následuje tlačítko pro uložení rozpracované agendy do Sofa. Po klepnutí na tlačítko se zobrazí dialog, ve kterém můžete k uloženému stavu připojit poznámku. Ta se pak zobrazí v seznamu verzí (viz níže).

Tlačítko Validovat slouží ke kontrole správnosti navržení workflow, výsledek se zobrazí v panelu Výsledek validace na pravé straně.

Ve chvíli, kdy je agenda kompletně navržena, můžete stisknout tlačítko Publikovat a tím ji zpřístupnit uživatelům.

Následuje skupina tlačítek pro změnu velikosti zobrazení navrženého procesu. Konkrétně jde o tlačítka pro zmenšení, návrat zobrazení do standardní velikosti, zvětšení a vystředění zobrazení.

Další skupina tlačítek slouží k práci s jednotlivými prvky návrhu. Jedná se o možnosti vyjmout, kopírovat, vložit a odstranit. Tato skupina má standardní funkce jako v jiných programech.

Následující dvě tlačítka mají funkce zpět a znovu, které slouží ke zrušení, respektive opakování poslední akce.

Následuje tlačítko Tabulka stringů.

Klepnutím na toto tlačítko se otevře okno, ve kterém jsou překlady řetězců daného formuláře (hlášení, popisy ve formuláři a na ovladačích…) z češtiny do nastavených jazyků.

Překlady cizojazyčných řetězců je možné do tabulky importovat nebo z ní exportovat v souborech ve formátu PO.

Zcela vpravo je umístěno tlačítko Zobrazit verze, kterým si můžete zobrazit seznam uložených verzí. Kromě času uložení a jménu ukládajícího uživatele se zde zobrazují i poznámky připojené při ukládání procesu. Záznamy psané červeným písmem jsou uložené automaticky, černé ručně.

Tlačítko vyfiltruje a zobrazí pouze publikované verze procesu.

Klepnutím na zvolenou verzi ji zobrazíte v hlavním panelu a můžete ji dále upravovat.

Workflow ve formě BPMN diagramu začněte sestavovat tak, že uchopíte myší některý z prvků diagramu umístěných v nabídce v levém panelu a přetáhnete jej do hlavního panelu. Vhodné je začít některým z prvků Zahájení agendy nebo Zahájení agendy zprávou, protože přítomnost jednoho z těchto prvků je povinná, ale prvky můžete vkládat v libovolném pořadí.

Po vložení prvku se vpravo od něj zobrazí nabídka dalších prvků diagramu, které máte k dispozici. Pokud na některý z nich klepnete myší, vybere se pro vkládání a navíc se rovnou s předchozím prvkem spojí hranou, takže jej stačí klepnutím umístit na vhodné místo. Pokud máte základní strukturu procesu rozmyšlenou, lze takto velmi rychle vložit několik prvků za sebou.

Nabídka pro rychlé připojení dalšího prvku se zobrazí vždy, když je prvek již umístěný v diagramu označen. Kromě toho se v tu chvíli zobrazí jeho vlastnosti v pravém panelu Prvky diagramu. V těchto vlastnostech můžete změnit zobrazený název prvku i nastavit jeho další parametry. U prvku typu Uživatelský úkol je zde navíc k dispozici tlačítko pro vytvoření formuláře, který se uživateli zobrazí k vyplnění. Význam a možnosti nastavení jednotlivých prvků najdete v kapitole Prvky diagramu.

Spojit hranou lze dva prvky diagramu, které už jsou umístěné – v tom případě jen přetáhněte kurzor myši se stisknutým tlačítkem od jednoho prvku k druhému. Další podrobnosti o hranách uvádí kapitola Hrana.

Během práce na diagramu procesu si můžete kdykoli zkontrolovat, že je sestavený správně, tedy že mu například nechybějí povinné údaje. K tomu slouží tlačítko Validovat, umístěné na nástrojové liště v horní části stránky. Kromě toho se validace spouští automaticky před publikací procesu.

Výsledky validace zobrazuje panel, který se otevře v dolní části okna.

Pokud klepnete na položku s chybou, přejdete přímo do okna dotazu, ve kterém můžete chybu opravit.

Jakmile je agenda hotová a vyzkoušená, klepněte na tlačítko Publikovat, umístěné na nástrojové liště v horní části okna. Systém nejprve zkontroluje, zda proces neobsahuje chyby – pokud nějaké nalezne, zobrazí se v panelu Výsledek validace (popisuje kapitola Validace).

Pokud je proces bez chyb, je publikován a od té chvíle je agenda k dispozici uživatelům.

Proměnné nahrazují datovou větu procesu známou z předchozích verzí návrháře procesů v Sofa. Slouží k uchování dat mezi jednotlivými uzly grafu a jsou dostupné v průběhu celé agendy.

Od dříve používané datové věty se liší tím, že mají plochou strukturu, tedy není možné v nich vytvářet stromovou strukturu. Proměnná typu XML ale může obsahovat větvené XML, jehož elementy je možné napojovat do formuláře.

V případě paralelního běhu procesu (popisuje kapitola Paralelní brána) si každý token si nese své hodnoty proměnných. Pokud se tedy mají větve paralelního běhu později slučovat, je nutné do agendy vložit vlastní procesní JavaScript, který vyhodnotí proměnné ze všech tokenů.

Do proměnných se mohou ukládat následující datové typy:

FormData je speciální kategorie dat určená pro vyplňování formuláře. Tato data se nepřenáší do dalších uzlů procesu, každý formulář může mít jiná FormData.

FormData jsou určena pro data, která se využívají jen v rámci jednoho formuláře (pomocné proměnné nebo jako optimalizace, aby se vše zbytečně neukládalo do proměnných agendy).

FormData je možné uložit do proměnných formuláře, nebo zpracovávat v procesním JavaScriptu daného uzlu.

Mají stromovou strukturu podobně jako XML datová věta.

Kromě dat specifických pro danou agendu je možné pracovat i s dalšími daty, sdílenými mezi různými agendami.

K tomu slouží uživatelská databáze v Sofa. V ní má každá firma své databázové schéma, ve kterém si může vytvářet svoje uživatelské tabulky. Firmy si do databází navzájem přistupovat nemohou.

Nad databází jsou postavené i reporty. To znamená, že veškeré informace, které se mají zobrazovat v reportu, je nutné uložit do databáze. Podrobnější informace o reportech uvádí kapitola Správa reportů.

Do prostředí pro práci s databázemi se dostanete v okně Administrace po klepnutí na tlačítko Datové zdroje. Chcete-li vytvořit nový datový zdroj, klepněte na tlačítko Nový datový zdroj.

Zdroj pojmenujte a zvolte si heslo, systém sám vygeneruje uživatelské jméno. Po založení je možné se k databázi připojit např. přes Microsoft SQL Server Management Studio, zde navrhnout tabulky a vztahy mezi nimi.

Po vytvoření požadovaných tabulek je nutné přes administraci Sofa načíst aktuální databázové schéma a publikovat ho: u zvoleného datového zdroje si zobrazte tabulky a klepněte na tlačítko Aktualizovat datové schéma.

V případě změn ve struktuře tabulek je nutné vždy přes administraci Sofa načíst aktuální verzi.

K zápisu a čtení z databáze se používají dotazy v jazyce GraphQL. V rozhraní pro návrh procesu tedy nejsou tyto datové zdroje přímo zobrazené, rozhraní jen dovoluje vložit kód dotazu, který se při běhu procesu provede.

Bližší informace k tomuto tématu najdete v kapitole GraphQL dotazy pro vytváření reportů.

Konektory umožňují rozšířit GraphQL rozhraní ven. Jedná se o .NET kód, který umožňuje zpracovávat požadavky od externích systémů, případně vystavovat nasbíraná data pro využití externím systémem. Konektory připravuje Software602 vždy na míru pro konkrétní systém, proto se neváhejte obrátit se svými požadavky na technickou podporu.

Proces se mezi prvky diagramu pohybuje pomocí tzv. tokenu. Při zahájení agendy jakýmkoliv způsobem vzniká token, který se následně přesouvá mezi prvky podle nastaveného workflow.

Tokenů může v jednu chvíli existovat i více, např. při použití paralelního zpracování (podrobnosti uvádí kapitola Paralelní brána) či při zaslání zprávy instanci procesu (popsáno v kapitolách Zahájení agendy zprávou a Úkol odeslání zprávy). Ve chvíli, kdy v procesu není žádný aktivní token, považuje se agenda za ukončenou.

Pohyb tokenů v dané instanci lze sledovat pomocí akce Zobrazit průběh workflow spuštěné z jakéhokoliv seznamu instancí agend.

Pokud není v diagramu workflow ve střední části okna vybrán žádný prvek, v panelu Vlastnosti prvků jsou k dispozici globální vlastnosti příslušející celé agendě.

Jednou z takových vlastností jsou proměnné (popisuje je kapitola Proměnné agendy (Variables)). Klepnete-li u položky Proměnné na tlačítko Upravit, zobrazí se dialog Vlastnosti prvku.

V levé části dialogu je umístěn strom vlastností agendy, ve kterém je vybrána položka, na kterou jste klepli: Proměnné agendy. Pravá část pak obsahuje již definované proměnné a můžete je zde upravit či přidat další:

Ve stejném dialogu je možné spravovat i globální GraphQL dotazy a globální JavaScriptové funkce. Ty pak budou dostupné z jakéhokoliv prvku v diagramu agendy.

Vložit nový dotaz nebo funkci můžete klepnutím na tlačítko v levé horní části dialogu. Poté se zobrazí nabídka možností, kde vyberte podle potřeby GraphQL dotaz nebo JavaScriptová funkce.

Funkce se zařadí do příslušné složky ve stromové struktuře, zobrazené v levé části dialogu. V pravé části dialogu je pak prostor pro zápis kódu funkce či dotazu.

Některé vlastnosti jsou společné pro více různých prvků.

Tyto funkce můžete vkládat a upravovat v dialogu Vlastnosti prvku. Pokud požadovaná vlastnost ještě není umístěna ve stromu vlastností na levé straně dialogu, můžete ji vložit klepnutím na tlačítko v záhlaví. Poté se zobrazí nabídka vlastností, které jsou v daném prvku k dispozici. Vybraná vlastnost se zařadí do příslušné složky ve stromové struktuře. V pravé části dialogu je pak prostor pro nastavení vybrané vlastnosti.

Prvek zahájení se v každém procesu musí vyskytovat alespoň jednou. Zahájení agendy je jeho základní varianta. Znamená ruční zahájení procesu uživatelem, který v Sofa v pohledu Agendy > Zadat nebo v okně Dashboard klepne na ikonu s názvem agendy.

Po dosažení tohoto prvku zaniká token sledující průběh agendy a již dále nepokračuje. Pokud to byl jediný token agendy, instance je ukončena.

Po dosažení tohoto prvku zanikají všechny tokeny v dané instanci a instance je ukončena.

Pokud má např. ředitel společnosti právo vetovat instanci agendy bez ohledu na to, v jakém se zrovna nachází stavu a kolik obsahuje aktivních tokenů, lze využít tento prvek a instance je ukončena.

Agendy lze spouštět i jinak než povelem ze strany uživatele. K tomu slouží prvek Zahájení agendy zprávou. Zprávu pro spuštění agendy může zaslat jiná agenda, uživatel akcí v Sofa (pro danou instanci agendy) nebo ji vytvořit tzv. spouštěcí událost (API, cloudové úložiště – OneDrive, datová zpráva, e-mail).

Prvek lze využít nejen ke spuštění agendy, ale i k přijetí zprávy v již běžící agendě (zpráva odeslaná konkrétní instanci). V takovém případě v prvku Zahájení zprávou vznikne další token a vydá se na cestu diagramem.

Zpráva, která se použije ke spuštění agendy, musí být stejná, jako je nastavená v odesílané zprávě či spouštěcí události.

V popisu prvku klepněte do pole Přijetí zprávy. Tím přejdete v okně Vlastnosti prvku ve struktuře vlastností na položku Přijetí zprávy, kde zkontrolujete nebo nově definujete požadovanou zprávu.

V pravé části okna Vlastnosti prvku je možné zkontrolovat již dříve definovanou zprávu a případně ji pomocí seznamu změnit, nebo vytvořit novou vlastní definici. Pokud se použije některá z již existujících zpráv, která však nemá systémový charakter, lze u ní editovat pole Název a Popis. Systémové zprávy jsou needitovatelné.

Při vytváření vlastního popisu se zadávají následující položky:

Ve struktuře popisu prvku lze určit, jak podrobně má metoda SendMessage, zasílající spouštěcí zprávu, sledovat průběh agendy. V okně Vlastnosti prvku se tak dostanete na položku Spuštění instance agendy a ve střední části okna pak máte k dispozici volič Spuštění instance.

Dále je třeba vytvořit skript, který zpracovává data přijatá ve zprávě. Je to například jejich uložení do proměnných, zápis do databáze atd. Spouštěcí události – například e-mail, spuštění přes API (popisuje kapitola Spouštěcí události) posílají data v JSON tvaru, ale obecně mohou mít tvar data libovolného stringu.

V popisu prvku klepněte do pole Zpracování dat. Tím přejdete v okně Vlastnosti prvku ve struktuře vlastností na položku Zpracování přijatých dat, kde sestavíte požadovaný skript.

Exkluzivní brána slouží k větvení workflow. Token, který vstoupí do exkluzivní brány, následně vychází ven po jedné z hran. Podmínky nejsou definovány přímo v exkluzivní bráně, ale na až hranách z brány vycházejících. Jejich nastavení popisuje kapitola Hrana.

Podmínku hrany lze načítat z JSON cesty, proměnné procesu nebo vyhodnotit JavaScriptem.

Pomocí paralelní brány lze token duplikovat a poslat ho po několika hranách současně. V jedné instanci tedy mohou být různé úkoly zpracovávané zároveň nezávisle na sobě.

Každý token má své vlastní hodnoty proměnných.

Pokud do paralelní brány vede více hran, stává se z ní slučovací brána, která všechny vstupující tokeny sloučí do jednoho.

Slučovací brána čeká, dokud nedostane tokeny ze všech propojených hran. Poté zpracuje hodnoty proměnných z jednotlivých tokenů pomocí JavaScriptu, který návrhář vložil do brány, a na jejich základě vytvoří hodnoty proměnných pro výsledný token.

Prvek Úkol odeslání emailu slouží k odeslání e-mailového upozornění vybraným účastníkům procesu zpracování agend. Adresátem může být uživatel, skupina, role, aktér uživatelského úkolu z dané agendy nebo libovolná validní e-mailová adresa.

V popisu prvku klepněte do pole E-mail. Tím přejdete v okně Vlastnosti prvku ve struktuře vlastností na položku E-mail, kde sestavíte obsah zásilky pro elektronickou poštu.

V poli Komu (Kopie, Skrytá kopie) zvolte adresáta. Zadat lze buďto přímo jeho mailovou adresu, nebo vybrat z našeptávače některý z kroků (uživatelských úkolů) agendy, jehož aktérovi bude e-mail odeslán. Adresátů může být i více, podle potřeby si můžete tlačítkem přidat další řádky pro adresáty. Přebytečné řádky lze naopak smazat tlačítkem .

Věnujte pozornost tlačítku (Vložit / upravit odkaz), které můžete použít ke vložení odkazu na vybranou datovou položku zvoleného typu.

V poli Předmět vyplňte předmět e-mailu.

Následující pole slouží pro sestavení obsahu e-mailu. Můžete zde použít i formátovací tlačítka pro nastavení vzhledu textu.

Volba Odkaz na uživatelský úkol umožňuje do textu zprávy vložit odkaz na datovou položku. Při odesílání e-mailu se pak na dané místo vloží přímo konkrétní údaj, například informace o účastníkovi procesu nebo údaj vyplněný ve formuláři.

Tlačítko pro vložení odkazu je k dispozici i pro pole Předmět, pokud je v něm právě umístěný kurzor.

Prvek Úkol odeslání zprávy slouží k zasílání zpráv jiným agendám. Na základě běhu této agendy je tedy možné buďto vytvořit novou instanci jiné agendy (například po schválení objednávky rovnou vytvořit fakturu s odpovídajícími údaji), nebo existující instanci upravit (např. hlavní účetní má právo zaslat zprávu, kterou vystornuje jakoukoliv zpracovávanou fakturu). Agenda, která má zprávu přijmout, musí obsahovat prvek s opačnou funkcí – Zahájení agendy zprávou (viz kapitolu Zahájení agendy zprávou) – a v obou musí být nastavený stejný identifikátor zprávy.

V popisu prvku klepněte do pole Odeslání zprávy. Tím přejdete v okně Vlastnosti prvku ve struktuře vlastností na položku Odeslání zprávy, kde nastavíte vlastnosti prvku.

V okně Vlastnosti prvku nastavte zejména tyto vlastnosti:

Zasílané zprávy mohou obsahovat libovolná data v podobně stringu (například podrobnosti objednávky, ke které má být vytvořena faktura). Záleží pak na návrháři formuláře, jak přijatá data zpracuje. Spouštěcí události např. zasílají data v JSON tvaru. String s daty předávanými ve zprávě vytvořte pomocí JavaScriptu v položce Příprava odeslaných dat.

Dále je možné připravit skript i pro Zpracování výsledku odeslání zprávy.

V rámci prvku Uživatelský úkol – FAS je možné navrhnout formulář, který se v běhu agendy zobrazuje uživatelům.

V panelu, respektive dialogu Vlastnosti prvku je potřeba nastavit tyto údaje:

Pomocí JavaScriptu lze za běhu měnit aktéry, např. pomocí servisního formuláře spouštěného zprávou.

Časovač je tzv. boundary event, umisťuje se tedy na hranu uživatelských úkolů.

V případě, že doběhne nastavený čas, pokračuje agenda po hraně z toho prvku a nepokračuje standardní cestou. Prvek lze využít například pro řešení situací, kdy má uživatel úkol delší dobu k vyřízení a do stanovené lhůty stále nebyl splněn. Po dosažení lhůty nastavené v časovači je instance předána k vyřízení jinému uživateli.

Čas je možné počítat od vstupu do prvku, nebo od hodnoty v proměnné. Čas je možné nastavit v letech, měsících, dnech, hodinách a minutách a je možné ho od dané proměnné odečítat, nebo přičítat. Např. tedy časovač se spustí 7 dní od zadané hodnoty (přičítání), nebo naopak časovač se spustí 7 dní před zadanou hodnotou (odečítání).

Jedná se o tzv. boundary event, umisťuje se tedy na hranu uživatelských úkolů.

Funguje obdobně jako přerušující časovač s tím rozdílem, že pokud je dosaženo cílového času, není přerušena standardní cesta agendy, ale paralelně se spouští hrana z tohoto časovače. Může se jednat například o avízovací e-mail, že uživatel má úkol na stole příliš dlouho, nebo že se u faktury blíží doba splatnosti a agenda stále nebyla vyřízena.

Další variantou časovače je přijímající časovač. Po vstupu do tohoto prvku token čeká, než je dosaženo nastaveného času, po dosažení proces pokračuje.

Tento úkol se provádí bez zásahu uživatele. Slouží například pro úpravu dat v databázi či načtení dat z databáze. V rámci úkolu lze využít volání metod konektorů z JavaScriptu/GraphQL.

Hrana naznačuje průběh procesu mezi jednotlivými událostmi a aktivitami. Tento prvek není umístěn v panelu Prvky diagramu, při řetězovém vkládání prvků (jak popisuje kapitola Sestavení diagramu) se hrany vytvoří automaticky.

Chcete-li spojit dva prvky, které již jsou oba umístěné v diagramu, vytvoříte hranu tažením myši mezi dvěma spojovanými prvky na hlavním panelu:

Další vlastnosti hrany můžete určit v pravém panelu Vlastnosti prvku. Kromě základních vlastností v ní lze nastavit Výsledek podmínky. Ten slouží k vyhodnocení brány (popisuje kapitola Exkluzivní brána). Pole Výsledek podmínky může obsahovat JavaScript, JSON či proměnnou, ale musí být vždy typu boolean – pokud je výsledek vyhodnocen jako true, použije se k opuštění brány právě tato hrana.

Na rozdíl od ostatních prvků diagramu je u čerstvě přidaných hran pole Popis prázdné, ale můžete do něj vložit text, který se zobrazí v diagramu poblíž hrany.

Možnosti práce s JavaScriptem se různí podle toho, v které části návrhu agendy se používá.

Formulářový – klasický formulářový JavaScript, ve kterém lze využívat veškeré funkce FASu. Je dostupný pouze z návrháře formuláře, ale při použití speciální funkce zde lze spouštět i procesní JavaScripty.

Procesní aplikace – tato varianta je dostupná pouze při návrhu procesu (diagramu), ale napsané skripty lze speciální funkcí volat i z formuláře. Obsahuje nové funkce a metody pro práci s workflow. Využívá se při volání hlavních funkcí, zpracování dat zprávy, zpracování dat formuláře atd. a je z něj možné nastavovat stav procesu, nebo např. upravovat aktéry uživatelských úkolů.