HR. Bez papírů. Onboarding, smlouvy a docházka podepsané za pár minut.
Digitalizujte pracovní smlouvy, dohody, GDPR souhlasy a interní směrnice. Zaměstnanec podepíše z mobilu přes Bank iD, dokument se automaticky uloží do osobní složky a je archivovaný podle zákona.
S HR digitalizací nám důvěřují
Firmy s desítkami i tisíci zaměstnanců, kterým jsme pomohli přenést pracovní smlouvy, dodatky a osobní složky do jedné aplikace.
Co řeší personalisté každý den
Papírová HR agenda požírá hodiny týdně a tlačí na chybovost. Tohle slýcháme nejčastěji.
Pracovní smlouvy a dodatky
Tisk → kurýr → čekání na podpis → opětovný sken → zaarchivování do šanonu. U remote zaměstnanců a dohod přes celou republiku to trvá dny.
Nástupní dokumenty a GDPR
Onboarding nového zaměstnance znamená 12–20 dokumentů s podpisy. Něco se vždy zapomene, něco chybí, něco se ztratí.
DPP a DPČ na dálku
Brigádníci a externisté podepisují papírové dohody, které pak HR oddělení musí svážet, zakládat a hlídat lhůty.
Vnitřní směrnice a školení BOZP
Když má 200 lidí potvrdit přečtení nového kodexu, máte 200 ručně sebraných papírů — a žádný přehled, kdo to ještě nepodepsal.
Co umíme vyřešit v HR
Pracovní smlouva s Bank iD
Smlouvu pošlete zaměstnanci e-mailem. Ověří se přes Bank iD (nebo NIA), podepíše z mobilu za 30 sekund a smlouva automaticky padá do jeho osobní složky.
Hromadný podpis elektronickým podpisem
Připravíte 200 dodatků o navýšení mzdy nebo 200 souhlasů s novou směrnicí. Jedním kliknutím pošlete celé skupině a v reálném čase vidíte, kdo už podepsal.
Digitální osobní složka
Veškeré dokumenty zaměstnance — smlouva, dodatky, mzdové výměry, školení, GDPR souhlasy — na jednom místě. Auditovatelné, prohledávatelné, v souladu se zákonnou archivací.
Doručování výplatních pásek
Výplatní pásky odešlete přímo do datové schránky zaměstnance nebo do zabezpečeného portálu. Žádné tisky, žádné obálky, žádné stížnosti.
Onboarding workflow
Nový zaměstnanec dostane jeden odkaz a v něm postupně 15 dokumentů k podpisu. Žádný neztratí, žádný nezapomene, HR jen sleduje progres.
Notifikace o vypršení lhůt
Hlídáme platnost dohod DPP/DPČ, lékařských prohlídek a školení BOZP. HR se nikdy nestane, že promešká přepodepsání.
Které agendy nasadit v HR jako první
S čím obvykle HR týmy začínají a co postupně přidávají. Většina agend běží v aplikaci Sofa nebo FormFlow, podepisování jde přes Bank iD nebo přímo ve Wordu a Outlooku.
Podepisování dokumentů
Pracovní smlouvy, dodatky, GDPR souhlasy a DPP/DPČ přes Bank iD nebo biometrii na tabletu.
Více →Archivace osobních složek
Digitální osobní složky a dlouhodobá archivace podle zákoníku práce. Modul aplikace Sofa.
Více →Onboarding a cestovní příkazy
Workflow nástupu, schvalování dovolené a cestovních příkazů. Běží v aplikaci Sofa.
Více →Microsoft 365
Podepisování přímo ve Wordu, Outlooku a Teams — tam, kde HR pracuje.
Více →Zapadne do vašeho HR systému
Napojíme se na vaše stávající mzdové a HRIS systémy. Žádné dvojí zadávání dat.
„Digitalizace formulářů byl jednoznačně krok správným směrem. Stejný produkt bych bez váhání vybral i dnes. Efektivně jej využíváme už řadu let a dosud jsme nenarazili na žádný významnější problém.“
Dr. Radim Chvála
manažer informačních technologií, Akademie múzických umění
Případová studie: Akademie múzických uměníČasto kladené otázky HR oddělení
Ano, bez výjimky. Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) podle nařízení eIDAS má stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis. Zákoník práce výslovně umožňuje uzavírání pracovněprávních vztahů elektronicky, pokud je zaručena identita podepisující osoby a integrita dokumentu — což zajišťujeme přes Bank iD a kvalifikovaná časová razítka.
Vyberte si, jak se pustit do prvního kroku
Konzultace s HR specialistou
Projdeme, kde vás papíry brzdí nejvíc — typicky pracovní smlouvy nebo onboarding — a navrhneme první krok bez závazků.
E-book Digitalizace HR
Praktický průvodce přechodem na bezpapírové HR — od právního rámce přes technologie po change management v týmu.
Podepsat pracovní smlouvu zdarma
Otevřete Podepsat.online, přetáhněte smlouvu a nechte zaměstnance podepsat přes Bank iD. Bez licence, hned.
HR ve veřejné správě
Specifika úřadu — spisová služba, doručení do osobní dispozice, více pracovních poměrů u jedné osoby. Případovka Jihočeského kraje uvnitř.
Chcete se zbavit papírování?
Ozvěte se, stačí 30 minut a poradíme Vám, jak začít.
Vyberte si proces, který chcete vyřešit
Nástup, odchod, komunikace se zaměstnanci i správa dokumentů.
Nástup zaměstnance
Onboardingové plány a checklisty od podpisu smlouvy po plné zapracování — s přehledem o plnění úkolů napříč odděleními.
Odchod zaměstnance
Řízený offboarding od oznámení odchodu po ukončení pracovního poměru — vrácení majetku, ukončení přístupů, předání agendy.
Kontaktní formulář
Digitální HR požadavky a komunikace se zaměstnanci — změny údajů, žádosti o potvrzení, předávání dokumentů bez mailové administrativy.
Vložení dokumentu
Bezpečné vložení, evidence a správa HR dokumentů — osobní složky, retenční pravidla, návaznost na onboarding i offboarding.