Finance. Faktury, daňové doklady a smlouvy — schválené a zaúčtované bez papíru
Digitalizujte celý oběh účetních dokladů: od přijetí faktury přes schválení, zaúčtování a podpis až po dlouhodobou archivaci. Vše v souladu se zákonem o účetnictví, DPH a nařízením eIDAS.
Ekonomiku a finance s námi digitalizují
Firmy, kterým jsme pomohli s oběhem faktur, migrací smluvního archivu a zpracováním datových zpráv.
Co dnes brzdí finanční a účetní oddělení
Účetnictví je jedna z posledních papírových bašt ve firmě. A přitom právě tady jsou chyby nejdražší.
Faktury čekají na schválení týdny
Papírová faktura koluje mezi manažerem, projektovým vedoucím a CFO. Když je někdo na dovolené, celý proces stojí — a dodavatel volá kvůli splatnosti.
Duplicitní zadávání dat
Faktura přijde v PDF, účetní přepíše údaje do Heliosu, schválení proběhne mailem, sken se založí do šanonu. Tři místa, tři možnosti chyby.
Archivace daňových dokladů
Zákon o DPH i o účetnictví vyžaduje 10 let archivace s neporušenou integritou. U papíru to znamená metry regálů, u prostých PDF chybí důkaz, že se dokument v čase nezměnil.
Audit a kontrola z finančáku
Když přijde daňová kontrola nebo audit, hledání konkrétní faktury a jejího schvalovacího toku zabere hodiny — někdy dny.
Co umíme vyřešit ve financích a účetnictví
Elektronický oběh přijatých faktur
Faktura přijde e-mailem nebo z datové schránky, my ji rozpoznáme, přiřadíme schvalovatele podle částky a střediska a vy jen v mobilu klepnete Schválit.
Podpis smluv a objednávek přes Bank iD
Rámcové smlouvy s dodavateli, nájemní smlouvy, objednávky nad limit — vše podepsané elektronicky s plnou právní platností a dohledatelnou historií.
Kvalifikovaná pečeť pro vystavené faktury
Vaše odchozí faktury opatříte kvalifikovanou elektronickou pečetí firmy. Odběratel má jistotu původu, vy máte důkaz proti pozdějším reklamacím.
Automatické zaúčtování a export do ERP
Po schválení předáme data do Heliosu, SAPu nebo Pohody. Účetní už jen zkontroluje a proúčtuje — místo přepisování dat.
Důvěryhodný archiv daňových dokladů
Faktury archivujeme s kvalifikovanými časovými razítky a periodickou obnovou kryptografie. Splňuje požadavky zákona o DPH i o účetnictví po celých 10 let.
Reporty a auditní stopa jedním klikem
Ke každé faktuře vidíte, kdo ji schválil, kdy a s jakou poznámkou. Pro auditora i finanční úřad připravíte report během minut.
Které agendy nasadit ve financích jako první
Skladba se osvědčila u CFO a hlavních účetních — začíná se u faktur a rozšiřuje o smlouvy a archiv. Většina agend běží v aplikaci Sofa nebo FormFlow, podpisy pak přes Bank iD nebo kvalifikovaný certifikát.
Schvalování faktur a objednávek
Kolečko schvalovatelů pro faktury, cestovní příkazy a objednávky — v mobilu i v Teams. Běží v aplikaci Sofa.
Více →Datovka
Automatický příjem faktur a úředních dokumentů z datové schránky rovnou do oběhu. Modul aplikace Sofa.
Více →Podepisování smluv
Rámcové smlouvy s dodavateli a objednávky nad limit podepsané přes Bank iD nebo kvalifikovaným certifikátem.
Více →Archivace
Dlouhodobá důvěryhodná archivace daňových dokladů v souladu se zákonem o účetnictví a DPH. Modul aplikace Sofa.
Více →Napojíme se na váš účetní a ERP systém
Propojíme se s většinou českých i světových účetních řešení — bez dvojího zadávání dat.
„Po nasazení aplikace Sofa jsme dobu schvalování faktur zkrátili o 60 % s nulovou chybovostí.“
Václav Tichý
Perfect Canteen s.r.o.
Případová studie: Perfect CanteenCertifikace a záruky, které dáváme na papír
Nejsme jen dodavatel softwaru — jsme kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS zapsaný v evropském Trusted Listu. Naše procesy pravidelně prochází auditem podle mezinárodních ISO norem.
Jsme kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru zapsaný v evropském Trusted Listu — vydáváme kvalifikované podpisy, pečetě i časová razítka.
Systém řízení bezpečnosti informací certifikovaný podle mezinárodní normy — pravidelně auditovaný nezávislou třetí stranou.
Rozšíření pro cloudové služby a ochranu osobních údajů v cloudu — obojí certifikováno od roku 2021.
Systém řízení kvality — od roku 2016. Zaručuje opakovatelnost dodávek a jasnou dokumentaci procesů.
Jak společnost Software602, tak samotná aplikace Sofa jsou zapsány v katalogu cloud computingu Ministerstva vnitra — použitelné i pro veřejnou správu.
Realizujeme projekt zvýšení kybernetické bezpečnosti aktiv Software602 s finanční podporou EU — chráníme data zákazníků na úrovni provozovatele základní služby.
Často kladené otázky finančních oddělení
Ano. Zákon o DPH i o účetnictví vyžaduje pouze zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti po celou dobu archivace. Toho dosahujeme pomocí kvalifikovaných časových razítek a periodické obnovy kryptografie — je to plnohodnotná náhrada papírového archivu.
Kudy se do toho pustit
Vyberte, co dává v této fázi nejvíc smyslu — přehled od kolegy, konkrétní příklad z praxe nebo rovnou vyzkoušet.
Konzultace pro finance
30 minut s naším odborníkem na účetní procesy. Projdeme, kde vám dnes faktury nejvíc drhnou, a navrhneme první krok.
Případové studie z praxe
Jak schvalování faktur, archivaci daňových dokladů a smlouvy digitalizovaly konkrétní firmy — od výroby po finanční instituce.
Vyzkoušet podepisování zdarma
Na portálu Podepsat.online si za minutu podepíšete první fakturu nebo smlouvu — bez instalace, se stejnou právní silou jako u nás.
Chcete se zbavit papírování?
Ozvěte se, stačí 30 minut a poradíme Vám, jak začít.