Digitální archivace. Archiv s aktivní péčí místo plných šanonů
Dokumenty uložené tak, aby měly právní váhu i po letech — a aby se daly najít za pár vteřin.
Jak funguje digitální archivace
Digitální archivace je řízené uchování elektronických dokumentů — smluv, faktur, datových zpráv, mzdových listů či protokolů — tak, aby si po celou skartační lhůtu udržely čitelnost, neporušenost a právní váhu podle nařízení eIDAS a zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru. Je určená firmám i úřadům, které ročně pracují s tisíci až desítkami tisíc dokumentů a musí obstát při auditu nebo kontrole. Náš rozdíl je aktivní archivní péče: běžné úložiště dokument jen uloží, náš archiv navíc hlídá platnost elektronických podpisů a pečetí, obnovuje časová razítka, sleduje skartační lhůty a upozorní, když je potřeba zásah. Vybrat si můžete cloudový archiv SmartSafe, nebo on‑premise archiv FormFlow s daty na vašich serverech.
Jak digitální archivace funguje
Od vložení dokumentu po jeho řízené vyřazení. O všechno mezi tím se stará archiv sám, podle pravidel, která si nastavíte.
Vložení dokumentu
Z e‑mailu, z datové schránky, z aplikací Microsoft 365 nebo automaticky z určených složek. Informační systémy vkládají dokumenty přes rozhraní API.
Kontrola a uložení
Dokument se uloží ve vhodném archivním formátu, ověří se podpisy, pečetě a razítka a doplní se podpisové doložky.
Aktivní péče
Archiv průběžně kontroluje dokumenty, obnovuje časová razítka a zaznamenává aktivitu. Podpisy zůstávají platné i po letech.
Řízená skartace
Systém hlídá životnost dokumentu a upozorní na termín vyřazení. Skartace je auditovatelný proces s doloženým průběhem.
Odkud dokumenty do archivu přicházejí
E‑mail
Archivace z určených e‑mailových schránek probíhá automaticky.
Datová schránka
Příchozí i odchozí datové zprávy se ukládají se všemi náležitostmi.
Microsoft 365
Dokument uložíte přímo z Wordu, Outlooku nebo SharePointu.
Informační systémy
Napojení na ERP, HR nebo spisovou službu přes rozhraní API.
Cloudový, nebo on‑premise archiv?
Stejná pravidla, stejná právní jistota — liší se jen to, kde data leží a jak rozsáhlé nasazení potřebujete.
Pro firmy, které chtějí archivovat rychle a bez vlastní infrastruktury. Dokumenty vložíte odkudkoliv, archiv se sám stará o jejich dlouhodobou platnost.
- Spuštění prakticky ihned, bezplatný trial
- Obnova časových razítek a pravidelná kontrola dokumentů
- Ověřování podpisů, pečetí a razítek podle eIDAS
Pro organizace, které ukládají desítky tisíc dokumentů ročně a potřebují data na vlastních serverech — objednávky, smlouvy, faktury, datové zprávy, mzdové listy i protokoly.
- Data zůstávají na serverech vaší organizace
- Pokročilá správa oprávnění a scénáře ukládání
- Základní verzi zprovozníme zhruba do tří měsíců
Co se v archivu nejčastěji ukládá
Shrnuli jsme typy dokumentů a lhůty, po které je potřeba je uchovávat. Máte to u vás nastavené správně?
| Typ dokumentu | Doba uchování |
|---|---|
| Účetní doklady — faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, objednávky | 5 let |
| Daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty | 10 let |
| Účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh | 5 let |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let |
| Stejnopisy evidenčních listů z pozice zaměstnavatele | 3 roky |
| Mzdové listy a záznamy pro účely důchodového pojištění | 45 let |
Vyhledání i po letech
Plnotextové vyhledávání a filtrování podle metadat. Přednastavené filtry a dohledání během vteřin — při auditu i při zpětné kontrole.
Správa oprávnění
Dokumenty jsou přístupné odkudkoliv, ale jen tomu, kdo na ně má právo. Oprávnění nastavíte transparentně po uživatelích i rolích.
Dlouhodobé uchování
Zabezpečení časovým zámkem, záznam aktivity nad dokumentem a automatická kontrola stavu archivovaných souborů.
Migrace a archivace 48 milionů smluv za čtyři měsíce
„Systém nám výrazně usnadňuje denní práci v oblasti evidence dokumentů.“
Rudolf Pavlíček
projektový manažer, Raiffeisen stavební spořitelna a.s.
Případová studie: Raiffeisen stavební spořitelnaKolik digitální archivace stojí
Správná archivace 100 papírových šanonů vyjde přibližně na 167 tisíc korun ročně. Digitální archiv platíte podle objemu dokumentů, počtu uživatelů a modelu nasazení.
Cloudový archiv si vyzkoušíte v bezplatném trialu — archivace dokumentů i elektronický podpis pro celou firmu. U on‑premise nasazení připravíme kalkulaci po analýze, ve které zjistíme, kolik máte dokumentů, kdo s nimi pracuje a jak. Neplatíte za funkce ani licence, které nepotřebujete.
Aby dokument obstál i po letech
Aby měly dokumenty právní váhu a byly archivovány v souladu s legislativou, je potřeba dodržet několik pravidel. My je pohlídáme za vás.
V souladu s legislativou
Archivace podle pravidel eIDAS a zákona č. 297/2016 Sb. Elektronický archiv je plnohodnotnou náhradou papírových dokumentů a je připravený na audit.
Ověřování podpisů a pečetí
Dokument od protistrany nahrajete a systém ověří, zda jsou všechny podpisy, pečetě a razítka platné a jaké mají certifikáty. Doplní i podpisové doložky.
Data pod kontrolou
V on‑premise variantě zůstávají citlivé informace o cenách, výrobních postupech i osobních údajích zaměstnanců na serverech uvnitř organizace.
Cloudové úložiště není archiv
Sdílený disk dokumenty uloží, ale právní váhu jim neohlídá. To za vás uděláme my.
„Je důležité vědět, že legislativně platný digitalizovaný dokument musí být opatřen časovým razítkem, které má ze zákona platnost jen 5 let. Pak se musí přerazítkovat.“
Jak jsme archiv zavedli ve společnosti Silon
Základní verzi archivu bez složitých uživatelských úrovní spustíme zhruba do tří měsíců. Přesná doba se liší podle rozsahu projektu.
- 01
Analýza
Zjistili jsme, kolik má klient dokumentů, kdo s nimi pracuje a jak.
- 02
Návrh řešení
Dodali jsme návrh včetně kalkulace a harmonogramu.
- 03
Vývoj
Naprogramovali jsme řešení a nastavili přístupy.
- 04
Testování
Klient si vše vyzkoušel a společně jsme to doladili.
- 05
Spuštění
Projekt jsme předali, zaměstnance proškolili a vše běží, jak má.
- 06
Rozšíření
Napojili jsme archiv do Microsoft Teams a klient plánuje další rozšíření.
„Dle všech dosavadních ohlasů, jak ze strany uživatelů, tak zevnitř IT oddělení si myslím, že jsme výběrem Archivu od Software602 neudělali chybu, spíše naopak získali jsme řešení, které pokrývá naše aktuální požadavky a je připraveno i pro budoucí růst firem, které spadají pod Silon.“
Časté dotazy o digitální archivaci
Digitální archivace je řízené uchování elektronických dokumentů tak, aby si po celou skartační lhůtu udržely čitelnost, neporušenost a právní váhu. Nejde jen o uložení souboru na disk — dokument se ukládá ve vhodném formátu, hlídá se platnost elektronických podpisů a pečetí, obnovují se časová razítka a eviduje se každá aktivita nad dokumentem.
Kam pokračovat dál
Elektronický podpis
Kvalifikovaný podpis dle eIDAS — dokument, který do archivu ukládáte, musí být nejdřív správně podepsaný.
Schvalování požadavků
Faktury, cestovní příkazy i smlouvy projdou schválením a putují rovnou do archivu.
Bezpapírová kancelář
Celý životní cyklus dokumentu — od vzniku přes podpis až po řízené vyřazení z archivu.
Ke stažení
Leták Digitalizace a archivace dokumentů
Přehled toho, jak archiv funguje, co umí PDF/A a jak u nás proběhlo zavedení archivu v Silon — vše na šesti stranách.
Chcete se zbavit šanonů?
Ukážeme vám archiv v praxi — na vašich dokumentech a lhůtách.