Digitalizujte celé HR — od podpisu pracovní smlouvy přes seznámení s BOZP a osobní složku až po žádanky a 30letou archivaci. Bez chyb, bez šanonů, bez ztracených dokumentů. Používá McDonald's, Pale Fire Capital, Metrostav i veřejná správa.
Zeptali jsme se 200 HR týmů, co je nejvíc otravuje. Tady jsou odpovědi — a jak vypadá svět, když místo papíru používáte Sofa HR.
Zaměstnanec v terénu nemůže do týdne dorazit podepsat dodatek.
Podpis v JOBce nebo přes Bank iD přímo z mobilu — i z lešení.
Nevím, kdo se vlastně seznámil s aktuální verzí BOZP.
Distribuční report kdo, kdy, s jakou verzí. Pro auditora hotovo za 30 sekund.
Hledám výplatnici z roku 2019. Někde v archivu být musí.
Full-textové vyhledávání napříč osobní složkou. Zaměstnanec si to najde sám.
Schválení dovolené visí v mailu vedoucího třetí týden.
Žádanka s eskalací a deadlinem. Manažer dostane upomínku, ne HR.
Nástup nového kolegy = 14 dokumentů × ruční vyplnění.
Šablona vytáhne data z HRIS, vygeneruje balík, pošle k podpisu. 10 minut.
Kontrola z inspektorátu chce výpis za 5 let. Týden papírování.
Auditní stopa s časovými razítky. Export do PDF/A za pár kliknutí.
Nemusíte všechno najednou. Začněte tam, kde to nejvíc bolí — typicky podpis smluv nebo BOZP — a rozšiřujte postupně. Vše v jedné platformě Sofa HR.
Tisk → podpis → sken → archiv. U 200 nástupů za rok to je 200 × 30 minut administrativy.
Hromadné generování ze šablon, schvalovací workflow, kvalifikovaný podpis dle eIDAS. Onboarding nového zaměstnance z půl dne na 10 minut.
Kdo se seznámil s aktuální verzí požárního řádu? Excel s pravítkem v ruce a obíhání kanceláří.
Automatická distribuce s pravidly (role, pobočka, datum nástupu). Reporting kdo, kdy a s jakou verzí se seznámil — jedním klikem pro auditora.
Šanon v zamčené skříni, část v DMS, část v e-mailu HR. Zaměstnanec na rodičovské volá pro výplatnici z roku 2019.
Každý zaměstnanec má svou složku online. HR vidí vše, zaměstnanec své dokumenty 24/7 z mobilu. Bez ticketů na HR.
Dovolená do Excelu, home office mailem, služebka přes Teams. Schválení visí, manažer neví, finanční ředitel teprve ne.
Jednotný formulář, jeden schvalovací řetězec, jeden přehled. Žádanka → schválení → automatické vygenerování dokumentu → podpis → uložení do složky.
Skartační lhůty pro mzdy 30 let, pro pracovní smlouvy 10 let po skončení. Šanony plní celé patro.
Důvěryhodný archiv s automatickou archivační péčí (PAdES-LTA). Časová razítka se obnovují samy, dokument zůstává platný i za 30 let.
Data zaměstnanců v HRIS, dokumenty mimo. Ruční přepisování, nesrovnalosti, dvakrát zadávaný nástup.
Hotové konektory na JOBka, Helios, SAP, Cornerstone, Microsoft 365 a další. Změna v HRIS se okamžitě promítne do dokumentů.
Nástup, odchod, komunikace se zaměstnanci i správa dokumentů.
Onboardingové plány a checklisty od podpisu smlouvy po plné zapracování — s přehledem o plnění úkolů napříč odděleními.
Řízený offboarding od oznámení odchodu po ukončení pracovního poměru — vrácení majetku, ukončení přístupů, předání agendy.
Digitální HR požadavky a komunikace se zaměstnanci — změny údajů, žádosti o potvrzení, předávání dokumentů bez mailové administrativy.
Bezpečné vložení, evidence a správa HR dokumentů — osobní složky, retenční pravidla, návaznost na onboarding i offboarding.
Sofa HR pokrývá celou cestu. Není potřeba kombinovat ATS, e-sign, DMS a archiv od pěti dodavatelů.
Nabídka práce, NDA před pohovorem, souhlasy GDPR.
Vygenerování ze šablony, schválení, podpis dle eIDAS.
Balík dokumentů, BOZP, GDPR — vše k seznámení automaticky.
Žádanky, dovolené, dodatky, hodnocení, mzdové změny.
Skartační režim, archivační péče, splnění zákonných lhůt.
Novela zákoníku práce z října 2023 konečně otevřela cestu k plnému elektronickému zpracování pracovněprávních dokumentů. My jsme připravení déle než ona.
Pracovní smlouva, dohody DPP/DPČ i jednostranná jednání mohou být doručeny elektronicky do osobní dispozice zaměstnance. Sofa HR řeší doručování i prokazatelnost.
Software602 je QTSP v EU Trusted List. Kvalifikovaný podpis na pracovní smlouvě má stejnou váhu jako modré pero — i u soudu.
Data v EU, ISO 27001, skartační režim podle typu dokumentu. Mzdové dokumenty 30 let, smlouvy 10 let po skončení — automaticky.
Sofa HR má hotové konektory na nejpoužívanější HR a ERP systémy v ČR. Změna v master systému se okamžitě promítne do dokumentů a workflow.
Podpis HR dokumentů přímo v mobilní aplikaci pro terénní zaměstnance.
Synchronizace zaměstnanců, schvalování dokumentů napojené na ERP.
SOAP integrace na SAP HCM, validace podpisů, archivace do PDF/A.
Podpis v Outlooku a Teams, dokumenty v SharePointu.
„Digitalizace formulářů byl jednoznačně krok správným směrem. Stejný produkt bych bez váhání vybral i dnes. Efektivně jej využíváme už řadu let a dosud jsme nenarazili na žádný významnější problém.“
Dr. Radim Chvála
manažer informačních technologií, Akademie múzických umění
Případová studie: Akademie múzických umění| Činnost | Papírové HR | Sofa HR |
|---|---|---|
| Onboarding nového zaměstnance | 4–6 hodin (tisk, podpis, sken, založení) | 10–15 minut |
| Podpis dodatku na pobočce 300 km daleko | 5–10 dní (kurýr) | Minuty (mobil) |
| Audit seznámení s BOZP | Týden v šanonech | 30 sekund (report) |
| Výplatnice z roku 2019 | Hodina hledání u HR | Zaměstnanec si stáhne sám |
| Skartace po lhůtě | Manuální projití šanonů | Automatický skartační režim |
Ano. Novela zákoníku práce platná od října 2023 výslovně umožňuje uzavírat pracovní smlouvy, DPP i DPČ elektronicky. Pro plnou právní jistotu doporučujeme kvalifikovaný podpis dle eIDAS — Software602 ho jako QTSP přímo vystavuje.
Ozvěte se, stačí 30 minut a poradíme Vám, jak začít.