Vložení dokumentu. Konec sdílených disků a šanonů v HR
Sofa umožňuje centralizované ukládání, evidenci a správu HR dokumentů včetně bezpečné archivace, řízení přístupových oprávnění a návaznosti na personální procesy. Jedno místo pro práci s dokumentací zaměstnanců — bez sdílených disků a ruční evidence.
Co konkrétně získáte
Centralizovaná HR dokumentace
Všechny HR dokumenty bezpečně uložené na jednom místě.
Bezpečné a auditovatelné
Každý dokument má dohledatelnou historii a řízená přístupová oprávnění.
Podpora HR procesů
Dokumenty lze navázat na onboarding, změny pracovního poměru i odchod zaměstnance.
Flexibilní distribuce
HR rozhoduje, zda bude dokument archivován, předán zaměstnanci nebo mzdové účtárně.
Vložení dokumentu krok za krokem
HR vloží dokument
Personalista vloží dokument ručně nebo hromadně a propojí jej se zaměstnancem, pracovním poměrem nebo budoucím zaměstnancem.
Sofa dokument zpracuje
Sofa dokument zařadí mezi HR dokumenty, nastaví přístupová oprávnění a zajistí bezpečné uložení.
Dokument je dostupný oprávněným uživatelům
Zobrazení v osobní složce zaměstnance, předání mzdové účtárně, odeslání zaměstnanci e‑mailem nebo datovou schránkou, nebo využití v dalších HR procesech.
Komu se vyplatí
Pro HR oddělení
- rychlé dohledání dokumentů
- omezení manuální administrativy
- centralizovaná správa HR dokumentace
Pro zaměstnance
- přístup k dokumentům v osobní složce
- automatické notifikace o nových dokumentech
- bezpečné předání dokumentace
Pro IT a Compliance
- auditní stopa všech operací
- řízení přístupových oprávnění
- oddělená archivace HR dokumentace
Co všechno Sofa pokrývá
| Oblast | Funkcionalita |
|---|---|
| Dokumenty | Ruční i hromadné vložení dokumentů |
| Metadata | Evidence zaměstnance a pracovního poměru |
| Osobní složka | Zobrazení dokumentů zaměstnanci |
| Distribuce | Předání zaměstnanci nebo mzdové účtárně |
| Archivace | Oddělená HR archivace a retenční pravidla |
| Workflow | Návaznost na HR procesy |
| Integrace | HR systémy, Microsoft 365, datové schránky |
Bezpečnost a legislativní jistota
Sofa podporuje bezpečné a auditovatelné zpracování HR dokumentace v souladu s interními pravidly a legislativními požadavky.
- auditní stopa operací
- řízení přístupových oprávnění
- bezpečné ukládání citlivých údajů
- podpora retenčních pravidel
- bezpečné předávání dokumentů zaměstnancům
Komplexní HR digitalizace s Sofa
Nástup zaměstnance
Onboardingové plány a checklisty od podpisu smlouvy po plné zapracování — s přehledem o plnění úkolů napříč odděleními.
Odchod zaměstnance
Řízený offboarding od oznámení odchodu po ukončení pracovního poměru — vrácení majetku, ukončení přístupů, předání agendy.
Kontaktní formulář
Digitální HR požadavky a komunikace se zaměstnanci — změny údajů, žádosti o potvrzení, předávání dokumentů bez mailové administrativy.
Chcete vyzkoušet vložení dokumentu v praxi?
30 minut online, ukážeme řešení na vašich datech a poradíme, jak nasadit.