HR ve veřejné správě. Digitalizace HR dokumentů na úřadě. Od šablony po archiv.
Novela zákoníku práce z roku 2023 otevřela cestu k plně elektronickému zpracování pracovněprávních dokumentů i ve veřejné správě — a stejně tak lze digitalizovat i procesy okolo služebního poměru státních zaměstnanců. Ukazujeme, jak vypadá HR bez papíru u kraje s téměř 500 zaměstnanci — od generování ze šablon přes schvalování, elektronický podpis a doručení do osobní dispozice až po napojení na spisovou službu a dlouhodobou archivaci.
Zdroj: případová studie digitalizace HR dokumentů na Krajském úřadě Jihočeského kraje (2024–2025).
Pracovní smlouvu teď podepíšete i s budoucím zaměstnancem — než vůbec nastoupí.
Uchazeč nepotřebuje žádný speciální software ani přístup do interních systémů úřadu. Stačí mu mobil a Bank iD. Podpis proběhne do minuty, dokument rovnou padá do jeho digitální osobní složky a čeká na den nástupu.
HR ve veřejné správě je jinak řízené
Personální agenda úřadu — pracovní i služební poměry — má svá specifika. Naše řešení je na ně připravené od začátku.
Spisová služba je součást procesu
Dokument musí od svého vzniku dostat jednací číslo a napojit se na spis zaměstnance v elektronické spisové službě úřadu. Nejde o dodatečný export — je to řízený krok ve workflow.
Jeden člověk, více pracovních poměrů
Zaměstnanec vystupuje pod jednou identitou, ale může mít současně i postupně několik pracovních poměrů. Dokumenty, podpisy i archivace jsou navázané na konkrétní pracovní poměr, ne jen na osobu.
Doručení do osobní dispozice
Novela zákoníku práce vyžaduje prokazatelné doručení do osobního e-mailu, do soukromé datové schránky, nebo — pokud zaměstnanec nesouhlasil — fyzicky. Naše řešení řídí obě větve a eviduje okamžik převzetí či fikci doručení.
Kvalifikované certifikáty na HSM
Podpisy vedoucích a ředitele mohou být kvalifikované dle eIDAS s certifikáty uloženými ve vzdáleném HSM. Podepisující se přihlašuje pod svou firemní identitou úřadu, klíč nikdy neopouští bezpečný modul.
Kybernetická bezpečnost a cloud
Naše řešení je zapsané v katalogu cloud computingu Ministerstva vnitra a Software602 je kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS. Použitelné i pro významné informační systémy.
Dlouhodobá archivace s péčí
Mzdové dokumenty 30 let, pracovní smlouvy 10 let po skončení. Důvěryhodný archiv s obnovou časových razítek udrží dokument platný po celou zákonnou lhůtu.
Šest kroků od šablony k dlouhodobému archivu
Naše řešení dokáže rozdílné scénáře (jednostranný podpis, oboustranný, s doručením, s papírovou konverzí) sjednotit do několika procesních variant, které HR ovládá z jednoho místa.
Vznik dokumentu
Dokument vzniká přímo v HR systému úřadu (například FLUXPAM, Vema, OKbase, Helios) nebo v našem řešení z připravené šablony a doplní se daty o zaměstnanci — včetně pracovního nebo služebního poměru a organizační jednotky.
Zápis do spisové služby
Jakmile dokument vznikne, automaticky si vyžádá jednací číslo ve spisové službě úřadu a zařadí se do spisu zaměstnance. Nikdo to nedělá ručně.
Schvalovací workflow
Workflow zohledňuje typ dokumentu, organizační strukturu a zastupování vedoucích. Schvalovatelé mohou přidávat komentáře, personalisté vidí, kde dokument právě je.
Elektronický podpis
Vedoucí či ředitel podepíší kvalifikovaným podpisem eIDAS s certifikátem uloženým ve vzdáleném HSM. Zaměstnanec podepíše přes Bank iD nebo prostým podpisem — podle typu dokumentu.
Doručení zaměstnanci
Podle preference uložené v profilu zaměstnance se dokument doručí e-mailem do osobní dispozice, nebo se personalistovi vytvoří úkol k autorizované konverzi a fyzickému předání.
Archivace a zpětný zápis
O archivaci se ve většině úřadů stará samotná spisová služba, do které dokument putuje. Pokud spisovka archiv neřeší, umíme dokumenty uložit do vlastního důvěryhodného archivu s dlouhodobou péčí. Hotový dokument se zároveň zpět propaguje do osobní složky v HR systému.
Digitalizace HR je v plném proudu
Na konferenci Rok informatiky 2026 jsme ukázali, proč digitalizace HR dokumentů nezačíná převodem papíru do PDF, ale pochopením celého procesu kolem dokumentu — a jak to vypadá v praxi u kraje s téměř 500 zaměstnanci.
Jak Jihočeský kraj digitalizoval celý životní cyklus HR dokumentů
Kraj měl na začátku zhruba 500 zaměstnanců, desítky typů pracovněprávních dokumentů a přibližně 15 popsaných HR procesů. Po analýze jsme je převedli do osmi procesních variant, které pokrývají všechny situace — od jednostranného podpisu ředitele po oboustranné dohody s doručením do osobní datové schránky.
Co konkrétně řešíme
- Kompletní digitalizace životního cyklu HR dokumentů
- Elektronická komunikace se zaměstnanci včetně správy souhlasů
- Doručování do osobního e-mailu, do budoucna i do datových schránek
- Workflow navázané na konkrétní pracovní poměr, ne jen na osobu
- Elektronické schvalování a podpisy vedoucích i ředitele
- Napojení na HR systém FLUXPAM a spisovou službu GINIS od Gordicu
- Automatické přidělování jednacích čísel a práce se spisy zaměstnanců
- Důvěryhodný digitální archiv s dlouhodobou péčí o dokumenty
- Fulltextové vyhledávání a přehled nad historií dokumentů
- Online přístup zaměstnanců k vybraným dokumentům z osobní složky
„Chtěli jsme optimalizovat procesy i s ohledem na fakt, že naši zaměstnanci mají dva typy služebního poměru. Systém je stabilní, všechna interní nařízení i požadavky legislativy jsou splněny.“
Ing. Petr Gavlas
ředitel odboru informatiky Generálního ředitelství cel
Případová studie: Generální ředitelství celNapojení na HR systémy i spisové služby
Naše řešení se propojuje se systémy, které úřady reálně používají — od personalistiky přes autentizaci až po spisovou službu a základní registry.
Automatické přidělení jednacího čísla, zařazení do spisu zaměstnance, provázání s dalšími dokumenty. Napojení na běžně používané spisové služby ve veřejné správě.
Konektory na FLUXPAM, Vema, OKbase, Helios, SAP i JOBku. Data zaměstnanců, organizační struktura, pracovní poměry.
Jednotné přihlášení pro zaměstnance úřadu, provázání s adresářovými službami.
Doručování do soukromé datové schránky zaměstnance a ověření identity uchazečů či zaměstnanců přes Bank iD, případně další nástroje elektronické identity.
Konkrétní přínosy pro personalisty i vedení
Rychlejší zpracování dokumentů
450 platových výměrů zvládne kraj za 3 dny. Bez papíru, bez obíhání kanceláří, bez ztracených dokumentů.
Přehled nad každým procesem
Personalisté vidí z jednoho místa, kde je který dokument, kdo ho má na stole, kolik dní tam leží. Auditor dostane výpis za pár kliknutí.
Souhlasy a preference zaměstnanců
Systém pracuje s tím, zda zaměstnanec souhlasil s elektronickou komunikací a jak preferuje doručování. Kdo nesouhlasí, dostane papír — a i ten se digitalizuje zpět.
Žádankové formuláře
Zaměstnanec nebo vedoucí založí žádost (dovolená, dodatek, cestovka), workflow ji zpracuje a systém vygeneruje finální dokument.
Připravenost na kontrolu i skartaci
Auditní stopa s časovými razítky, dlouhodobá archivační péče, skartační režim podle typu dokumentu.
Bezpečnost odpovídající úřadu
Cloud v EU, ISO 27001 a 27017/27018, katalog cloud computingu MV, kvalifikované podpisy dle eIDAS.
Moderní technologie ve veřejné správě přitahují lepší zaměstnance
Úřady dnes soutěží o talent se soukromým sektorem. Data z posledních výzkumů ukazují, že způsob, jak zaměstnavatel pracuje s digitálními nástroji, přímo ovlivňuje, jestli u něj lidé chtějí pracovat — a jak dlouho zůstanou.
zaměstnanců říká, že technologie, které dostanou v práci, ovlivňují jejich rozhodnutí o přijetí nabídky.
zaměstnanců zvažuje odchod kvůli špatné digitální zkušenosti a zastaralým nástrojům v práci.
uchazečů považuje moderní digitální procesy (podpis, onboarding, samoobsluha) za silný signál kvalitního zaměstnavatele.
Pro úřad to znamená víc než jen zrychlení HR. Digitální onboarding, podpis smlouvy z mobilu ještě před nástupem a samoobslužný přístup k dokumentům jsou dnes u kvalifikovaných uchazečů standardem. Papírové kolečko naopak působí jako signál, že úřad zaostává.
Časté otázky úřadů k digitalizaci HR
Ano. Novela zákoníku práce z října 2023 otevřela cestu k plně elektronickému zpracování pracovněprávních dokumentů — včetně jednostranných jednání. Stejný přístup lze použít i pro dokumenty spojené se služebním poměrem státních zaměstnanců, kterým se ve veřejné správě věnuje čím dál víc pozornosti. Klíčové je prokazatelné doručení do osobní dispozice zaměstnance (osobní e-mail nebo soukromá datová schránka) a použití vhodné úrovně elektronického podpisu podle typu dokumentu. Naše řešení řídí obě strany procesu.
Vyberte si první krok
Konzultace pro úřad
Projdeme, které HR agendy vás nejvíc brzdí, a navrhneme první etapu digitalizace — obvykle pracovní smlouvy a dodatky.
Vlajkové projekty veřejné správy
Za Software602 stojí Czech POINT i systém datových schránek. Podívejte se na další referenční projekty krajů, měst a ministerstev.
Chcete se zbavit papírování?
Ozvěte se, stačí 30 minut a poradíme Vám, jak začít.