Máte OKbase? Doplňte mu elektronický podpis a archiv.
Nová integrace OKbase a aplikace Sofa s elektronickým podpisem dotahuje digitalizaci HR do konce. Pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry a další personální dokumenty vznikají v OKbase, digitálně se podepíší v Sofě a rovnou putují do důvěryhodného dlouhodobého archivu — bez tisku a bez ruční manipulace.
- Nativní konektor OKbase → elektronický podpis v Sofě
- Kvalifikovaný podpis dle eIDAS
- Dlouhodobá archivace s auditní stopou
- Odkaz na archiv se vrací zpět do OKbase
Co Vám OKbase + Software602 přinese navíc
HR agendu dotáhnete beze zbytku
OKbase zvládá personalistiku, mzdy i docházku — my k tomu přidáme elektronický podpis a archiv, aby smlouvy a dodatky odešly hned z aplikace.
Podpis vyřízený v řádu minut
Zaměstnanec podepíše mobilem nebo v prohlížeči během několika kliknutí. I změna mzdy tak proběhne během jedné směny.
Klid při kontrole i auditu
U každého dokumentu jasná auditní stopa, ověřitelný podpis a rychlé dohledání. Inspektorát práce ani interní audit už nejsou stres.
OKbase + Software602 = papírování je hotové
Připojíme náš podpis, archiv a workflow přímo do OKbase. Vaši lidé zůstávají v systému, který znají.
Elektronický podpis HR dokumentů
Pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry i interní formuláře podepíšete kvalifikovaným podpisem dle eIDAS — z počítače, tabletu i mobilu.
Digitalizace HR procesů
Onboarding, offboarding, distribuční workflow, hromadné rozesílky a podpisy. Vše řízené online, bez nutnosti osobní účasti HR.
Dlouhodobá archivace
Kvalifikovaná služba dlouhodobého uchovávání dle eIDAS. Průběžně obnovujeme podpisy a razítka, aby dokumenty obstály i po 10 letech.
Právní jistota a compliance
Plný soulad s eIDAS, zákoníkem práce i českou legislativou. Auditní stopa, kdo a kdy s dokumentem pracoval.
Škálovatelnost pro velké HR
Hromadné podpisy stovek dodatků nebo výplatních výměrů jedním kliknutím. Zvládne firmu o desítkách i tisících zaměstnancích.
Komfort pro personalisty i zaměstnance
HR pracuje v OKbase, zaměstnanec podepíše přes odkaz, Bank iD nebo SMS. Bez registrace a bez instalací.
Od podpisu smlouvy k prvnímu podpisu v systému
Typická integrace je hotová za 2–6 týdnů. Tady je, co Vás čeká.
Dokument vznikne v OKbase
Personalista připraví smlouvu, dodatek nebo mzdový výměr standardně v OKbase — z šablony a s daty zaměstnance.
Odeslání k elektronickému podpisu
API konektor pošle dokument do Sofy, kde proběhne schvalování a elektronické podepsání zvoleným typem podpisu (prostý, zaručený, kvalifikovaný).
Podpis zaměstnance a razítko
Zaměstnanec podepíše přes Bank iD, SMS nebo v mobilu. Dokument získá kvalifikované časové razítko a putuje do dlouhodobého archivu.
Odkaz zpět v OKbase
Do karty zaměstnance v OKbase se vrátí odkaz na archivovaný dokument — okamžitě dohledatelný pro HR i audit.
Funkce, které OKbase doplníme
Všechny úrovně podpisu
Prostý, zaručený i kvalifikovaný elektronický podpis. Volíte podle typu dokumentu a rizika.
Hromadné zpracování
Změny mezd, dodatky, GDPR souhlasy — vygenerujte a rozešlete tisíce dokumentů najednou.
Kvalifikovaná razítka
Automatické kvalifikované časové razítko ke každému podpisu. Bez zásahu uživatele.
Dlouhodobá archivace
Kvalifikovaná služba dlouhodobého uchovávání s obnovou podpisů, skartačními pravidly a auditní stopou.
Datové schránky a Microsoft 365
Sofa umí i datovky, Word, Outlook, Teams a SharePoint — jednu platformu využijete i mimo HR.
Kvalifikovaný poskytovatel a ISO 27001
Software602 je kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru v Trusted Listu EU.
Projdeme s Vámi konkrétní procesy ve Vašem OKbase
Domluvte si nezávaznou ukázku. Ukážeme Vám reálnou integraci u jiných zákazníků, projdeme Vaši verzi OKbase a navrhneme nejrychlejší postup nasazení.
Co se nás ptají uživatelé OKbase nejčastěji
Jak integrace OKbase a Sofa technicky funguje?+
Použili jsme API konektor mezi OKbase a elektronickým podpisem v Sofě. Dokument vytvořený v OKbase se automaticky přenese do Sofy, projde schvalováním a elektronickým podpisem, uloží se do dlouhodobého archivu a odkaz na archivovaný originál se vrátí zpět do OKbase.
Jaké typy elektronického podpisu podporujete?+
Všechny úrovně dle eIDAS — prostý, zaručený i kvalifikovaný elektronický podpis. Zaměstnance ověříme SMS, Bank iD, NIA nebo mojeID. Vzdálený kvalifikovaný podpis běží nad bezpečnostním úložištěm certifikovaným Ministerstvem vnitra.
Musíme kupovat nové HR ani IT systémy?+
Ne. Integrace využívá váš stávající OKbase a doplňuje ho o Sofu jako podpisovou a archivační platformu. Otevřené API navíc umožňuje napojit další systémy (ERP, CRM, správa dokumentů).
Jak je zajištěná dlouhodobá platnost dokumentů?+
Kvalifikovanou službou dlouhodobého uchovávání dle eIDAS. Průběžně obnovujeme elektronické podpisy a časová razítka, takže dokumenty zůstanou platné a čitelné i po zákonem stanovenou dobu (např. 10 let u účetnictví).
Dá se Sofa využít i mimo HR?+
Ano. Stejná platforma pokryje obchodní smlouvy, žádanky, schvalování faktur, komunikaci se zákazníky, datové schránky i další interní procesy. Jedna podpisová a archivační platforma pro celý podnik.
Jak rychle je možné integraci nasadit?+
Poskytujeme asistovanou implementaci s onboardingem a metodickou podporou — pomůžeme s návrhem podpisových scénářů a workflow. U typického nasazení mluvíme o týdnech, ne měsících.
Máte OKbase? Začněte v něm rovnou podepisovat.
Nezávazná konzultace s ředitelem obchodu trvá 30 minut a po ní víte, kolik to bude stát a kdy to bude hotové.