Výchozí stav

Papírový oběh, ježdění za uchazeči a bující administrativa

Společnost NSE Solutions, která se specializuje na nábor zaměstnanců pro firmy v České republice a působí v šesti krajích, se potýkala s obrovskou administrativní zátěží a zdlouhavým oběhem papírových smluv. Veškerá HR agenda v jindřichohradecké centrále probíhala výhradně v papírové formě s ručně podepisovanými smlouvami. Náboráři museli uchazeče zvát na osobní schůzky do kanceláře nebo za nimi dojíždět po celé republice  – kolikrát až k nim domů. Dokumenty se zakládaly do šanonů na recepci a po roce převáděly do hromadných archivů na 10 až 15 let.

Tento způsob práce představoval obrovskou časovou náročnost. Zpracování operativy a neustálá kontrola zakládání požíraly 80 % pracovního času, zatímco na činnosti s přidanou hodnotou zbývalo jen 20 %. Vedení firmy si uvědomovalo, že nechce v kanceláři „lepiče obálek“, ale odborníky, kteří společnosti generují reálné příjmy. „S každým zaměstnancem je potřeba podepsat v závislosti na tom kterém zákazníkovi sedm až devět dokumentů, měsíčně řešíme nábor 30 až 40 zaměstnanců, takže jde o okolo 300 dokumentů, které jsme museli několikrát vzít do ruky, naskenovat a dál s nimi pracovat,“ popisuje Adéla Lélyová, Process Manager ve společnosti NSE Solutions.

Ruční zpracování dokumentů zabíralo neúměrné množství času, ale byla s ním spojená i poměrně velká chybovost. Samotné naskenování a pojmenování složky dokumentů po návratu do kanceláře zabralo administrativnímu pracovníkovi zhruba 15 minut. „Věděli jsme, že pokud se chceme rozšiřovat dál a nestavět kancelář jenom na administrativních pracovnících, je potřeba otázku administrativy nějak vyřešit,“ dodává Adéla Lélyová. V té době narazila cestou autem při poslechu podcastu na reklamní spot Software602, který upozorňoval na výhody bezpapírové kanceláře. Rozhodla se tedy ještě ten den firmu kontaktovat.

Zlom

Od šanonů ke zcela bezpapírovému řešení a vzdálenému podepisování

NSE Solutions odmítala neosobní krabicová řešení digitalizace dokumentů nabízená na internetu za pár korun bez dostatečného zázemí. Na základě špatných zkušeností s outsourcingem účetnictví požadovala dodavatele s prověřenou historií a vysokou úrovní bezpečnosti. Rozhodujícím momentem se stal osobní kontakt se Zdeňkem Bernardem ze Software602, na kterého dostala Adéla Lélyová kontakt poté, co se na základě reklamního spotu rozhodla oslovit tohoto dodavatele. Vzájemná důvěra a shoda na základním pohledu na svět vedly k rychlému rozhodnutí využít služeb Software602, které následně schválil i IT specialista NSE Solutions.

Klíčovou částí integrace aplikace Sofa pro elektronické podepisování a archivaci dokumentů byla příprava nových dokumentových šablon a dvoufázové školení. V současnosti firma aktivně využívá zhruba 15 nejčastějších šablon pokrývajících pracovní smlouvy, bezpečnost práce i klientské formuláře. Souběžný provoz s papírovými zálohami trval z preventivních důvodů jeden až dva týdny. „Měli jsme připravenou záložní variantu B, takže když jsme někam jeli, vzali jsme si sebou radši i papírové verze smluv. Teď už to neděláme. Jediné, co jsme zachovali, že u sebe máme papírové šablony smluv, kdyby si je někdo chtěl přečíst a třeba by u sebe neměl brýle,“ líčí Adéla Lélyová.

Sofa nám prodloužila ruce i nohy. Z centrály v Jindřichově Hradci dokážeme pokrýt celou Českou republiku, aniž bychom museli otevírat nákladné regionální pobočky

Adéla Lélyová Process Manager NSE Solutions

Cílem digitalizace administrativy byla možnost podepisovat dokumenty i vzdáleně, protože NSE Solutions má jedinou kancelář v Jindřichově Hradci, ale operuje takřka na polovině území České republiky. „Chtěli jsme mít alternativu a možnost poslat dokument online bez nutnosti, aby si člověk musel něco instalovat a aby bylo to z jeho pohledu jednoduché a rychlé,“ konstatuje Adéla Lélyová. Zároveň si firma chtěla zachovat osobní přístup s nabíraným zaměstnancem, s každým se chtěla vidět osobně. „Takže jsme chtěli mít i možnost vzít tablet, notebook, dojet třeba do Ústí nad Labem a tam na místě bez nutnosti připojování PC někam dál dokument podepsat,“ dodává manažerka.

Dnes celý proces náboru probíhá plynule a bez jediného listu papíru: uchazeč nejprve v klidu ze svého mobilního telefonu či počítače vyplní online osobní dotazník od Sofa. Ze zadaných údajů systém automaticky vygeneruje kompletní sadu smluvní dokumentace. Personalista následně s uchazečem projde veškeré podmínky na obrazovce tabletu nebo notebooku a podepíše dokumenty kvalifikovaným certifikátem zaměstnavatele. Uchazeč obdrží odkaz do e-mailu a smlouvy podepíše autorizačním kódem zaslaným v SMS zprávě na telefon, což zabere pouhých 30 sekund až jednu minutu. Podepsaná složka pak putuje přímo ke mzdové účetní k dalšímu zpracování.

Přínosy

Místo kamenných poboček v každém kraji jednají s uchazeči na dálku

Nasazení aplikace Sofa od Software602 přineslo zásadní zrychlení procesů, úsporu desítek hodin měsíčně a možnost obsloužit uchazeče po celé České republice bez nutnosti budovat pobočkovou síť. Zvedla se také celková efektivita společnosti, která teď může věnovat většinu času aktivitám s přidanou hodnotou a nikoli administrativě. Zatímco před digitalizací věnovali zaměstnanci 80 % pracovní doby administrativě a zbývajících 20 % práci s přidanou hodnotou, po nasazení Sofa se poměr obrátil. Zaměstnanci tak ušetří mnoho hodin administrativních úkonů měsíčně a můžou se věnovat jiné práci.

„Otevřelo nám to možnost nepostupovat jako spousta našich konkurentů, kteří si otevírají pobočky ve všech krajích, aby tam mohli chodit uchazeči o zaměstnání. My ale fyzické pobočky nepotřebujeme, protože dokážeme agendu zvládnout vzdáleně a uchazeče nasměrovat přímo k našim zákazníkům,“ pochvaluje si generální ředitel NSE Solutions Patrik Lemka. Finanční investice do nákupu aplikace Sofa se pohybovala v řádu vyšších desítek tisíc korun, což v porovnání se získanou efektivitou představovalo minimální náklady. Se Sofou aktuálně pracuje osm zaměstnanců.

Velkým přínosem je pro NSE Solutions přímá zákaznická podpora od Software602  – možnost telefonicky kontaktovat konkrétního specialistu s reakcí do tří zazvonění bez anonymních chatbotů či infolinek běžných u konkurenčních řešení. „Díky Sofa jsme přemístili lidi s přidanou hodnotou do „první linie“ a ty další jsme zkvalitnili, celkově jsme vylepšili akceschopnost společnosti. Díky zrychlení celého procesu náboru se nám zvýšily měsíční nástupy zaměstnanců,“ popisuje Adéla Lélyová.

Vedle samotného náboru navíc NSE Solutions zapojila Sofu do dalších agend. Denně systém využívá pro správu datových schránek při komunikaci s úřady, exekutory a dalšími institucemi, k nimž má nyní přehledný přístup více pracovníků současně. Bez nutnosti zvát pracovníky do kanceláře firma na dálku přes mobilní telefon podepisuje také dodatky k pracovním smlouvám se stávajícími zaměstnanci a elektronické podpisy v aplikaci začali pro další provozní agendy využívat i konzultanti mimo HR.

Hlavní přínosy

• Proměna týmu a vyšší přidaná hodnota: Agendu dříve spravovali dva až tři lidé, dnes ji zvládá jeden pracovník, pro něhož administrativa představuje jen 20 % úvazku. Uvolněné kapacity se přesunuly do první linie přímo k náboru.
• Expanze po celé České republice bez poboček: Sofa funguje jako prodloužená ruka, která umožňuje nabírat pracovníky po celé České republice z centrály v Jindřichově Hradci bez nutnosti otevírat nákladné pobočky.
• Plynulejší a rychlejší nábor: Odstraněním administrativní zátěže se zrychlil náborový proces a zvýšil počet měsíčních nástupů.
• Pořádek a modulárnost: Na recepci zmizely papírové složky ze šuplíků a modulární architektura aplikace Sofa umožňuje snadné připojování dalších agend. Firma tak vedle náboru přes systém řeší i denní správu datových schránek pro více uživatelů nebo rychlé podepisování dodatků smluv na dálku.