Přes 5000 vyřízených žádostí o krajskou dotaci ročně díky nasazení formulářů

Výchozí bod

Zdlouhavé ruční zpracování žádostí o dotace

Ročně úřad vypíše zhruba 20 až 30 různých výzev, na které přijdou tisíce žádostí. Úředníci pak museli každou takovou žádost ručně přepsat do počítače a uložit do Excelu pro další zpracování. Na odboru informatiky proto přišla už v roce 2006 s myšlenkou nabídnout žadatelům elektronické vyplňování formulářů, a data z těchto formulářů zpracovávat automaticky.

Zlom

Testovací elektronický formulář pro včelaře

Jestliže rozhodnutí vyzkoušet elektronické formuláře žádostí o dotaci padlo v roce 2006, první testovací formulář měl úřad k dispozici v roce 2010. Vyrobil si ho sám a rozhodl se ho otestovat na první malé skupině uživatelů. „Základ formuláře jsme připravili podle papírového vzoru a rozhodli jsme se ho vyzkoušet na včelařích, protože to jsou většinou takoví starší klidní pánové a pokud to oni zvládli používat, pak by to už zvládl kdokoli,“ vzpomíná Kamila Uhlířová. První formulář byl opravdu jednoduchý, obsahoval základní údaje o žadateli, jaký má být rozpočet jeho projektu a o jak vysokou dotaci žádá.

Ukázalo se, že včelaři si dokážou s vyplňováním elektronických formulářů poradit, a protože i pro úředníky byl tento postup zpracování také lepší, další rok už úřad přistoupil k poskytování elektronických formulářů u všech žádostí o dotace ve všech oblastech, které podporu nabízely. „Od těchto jednoduchých formulářů jsme se postupně dostávali k tomu, že si žadatelé na začátku vybírají z více dotačních titulů a podle toho, který si vyberou, se jim zobrazí konkrétní nabídka. Později jsme udělali i zvláštní verze formulářů pro právnické i fyzické osoby,“ popisuje Kamila Uhlířová.

 

Výhoda elektronických formulářů je nejen v tom, že se data automaticky posílají do naší databáze, ale také se nám díky nim nepřehltí webový server, protože dochází k zasílání datových vět, které se postupně ukládají.

Kamila UhlířováAnalytička informační a komunikační techniky Krajského úřadu Jihomoravského kraje

V určitý moment se krajský úřad dostal do situace, kdy potřeboval údaje vyplněné ve formulářích ověřovat z Administrativního registru ekonomických subjektů (ARES) a k tomu již bylo třeba sofistikovanějšího softwaru. Úřad si zvolil program FormFiller od Software602, který umožňuje uživatelům v operačním systému Windows vyplňovat chytré formuláře bez toho, aniž by museli opakovaně vypisovat tytéž údaje do tiskopisů. Vyplněný formulář se snadno převede do formátu PDF nebo se uloží jako ZFO soubor.

Výsledek

Tisíce elektronicky vyřízených žádostí ročně

První zkušební elektronický formulář pro žádost o dotaci nasadil krajský úřad Jihomoravského kraje v roce 2010 a hned následující rok elektronizoval veškeré žádosti o dotace. V současné době takto zpracuje okolo 5000 zaslaných formulářů ročně (v roce 2024 šlo o 5443 formulářů). Na začátku přitom úřad vytvořil jen tři základní formuláře pro různé agendy, které potom upravoval podle potřeby. „Přidávali jsme nebo ubírali políčka podle toho, jaký požadavek jsme měli od administrátora projektu,“ popisuje Kamila Uhlířová.

Agenda úřadu neustále narůstá. Jen v roce 2025 otevřel okolo 70 dotačních titulů, takže počet zaslaných a zpracovaných formulářů bude stoupat. „Náš kraj je vstřícný k žadatelům a vyhlašuje poměrně hodně dotačních titulů. Máme dokonce jeden celoroční,“ vysvětluje Kamila Uhlířová, která byla hybnou silou zavádění elektronických formulářů do praxe. Na rozdíl od jiných krajů, které ještě přijímají žádosti o dotace v papírové formě, u Jihomoravského kraje nezáleží, v jakém pořadí žádost přijde. Krajský úřad zpravidla stanoví měsíční lhůtu, během níž přijímá žádosti a všechny formuláře, které během tohoto měsíce dorazí, mají vyrovnané šance na úspěch.

„Existují kraje, kde žadatelé o dotace přespávali před úřadem, aby byli ráno první na řadě a měli větší šanci dotaci získat. Tomu jsme se vyhnuli,“ říká Kamila Uhlířová. Úřad nyní čeká změna systému zpracování dat, aby splňoval bezpečnostní kritéria, na která kraj upozornil Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost (NÚKIB). Pro uživatele zařízení s operačními systémy iOS a MacOS nadále platí, že musí formuláře vyplňovat v papírové podobě a tato možnost zůstává i těm žadatelům, kteří nechtějí žádosti podávat elektronicky. V takovém případě úředníci formuláře přepisují do elektronického systému.

Hlavní přínosy:

• Urychlení sběru žádostí i jejich zpracování
• Odpadá nutnost přepisování dat z tisíců formulářů do Excelu
• Žadatelé nejsou vázaní na úřední hodiny při odevzdávání žádostí
• Elektronické formuláře lze podle potřeby libovolně upravovat
• Pořadí podaných žádostí nehraje žádnou roli, všichni mají stejnou šanci

Chcete také využít naše řešení?