Co je hlavní změnou ve verzi Sofa 5.5.400?
Hlavní změnou ve verzi Sofa 5.5.400 je rozšíření dokumentových procesů tam, kde firmy a úřady potřebují zpracovávat více dokumentů najednou. Nová agenda Elektronický podpis podporuje hromadné zpracování dokumentů podepisujícími i schvalujícími uživateli pro dokumentové typy Obecný dokument, Smlouva a HR dokument.
To je důležité hlavně v organizacích, kde elektronický podpis už není výjimečný úkon jednou za čas. Podepisují se smlouvy, interní dokumenty, HR dokumentace, dodatky, schvalovací podklady nebo dokumenty, které přicházejí z jiných systémů. V takovém prostředí už nestačí řešit podpis jako samostatnou akci. Důležitý je celý proces: kdo dokument připraví, kdo ho schválí, kdo podepíše, kam se uloží a jak se později dohledá.
Stávající zákazníci mohou dál využívat agendu SignPoint. Pokud ale organizace plánuje přechod na agendu Elektronický podpis, dává smysl nejdřív projít současné procesy a ověřit, jestli nová agenda pokryje potřebné scénáře, včetně ukládání dokumentů do DMS nebo archivu.
Shrnutí:
- Agenda Elektronický podpis nově podporuje hromadné zpracování dokumentů pro obecné dokumenty, smlouvy a HR dokumenty.
- Dokumenty je možné spouštět k podpisu i přímo z Wordu, Excelu a Outlooku, včetně přímého uložení do archivu a konverze do PDF.
- Sofa rozšiřuje AI funkce o inteligentní hledání a AI Asistenta, zatím v režimu omezeného nasazení pro vybrané zákazníky.
- U datových schránek přibyla možnost stáhnout opis doručenky z odeslaných datových zpráv ve formátu PDF.
- Novinky posilují napojení aplikace Sofa na externí systémy, API, SMS ověřování, transakční logy a práci s PDF dokumenty.
Jak novinky zjednodušují elektronický podpis?
Novinky zjednodušují elektronický podpis hlavně tím, že ho přibližují místům, kde dokumenty skutečně vznikají. Agendu Elektronický podpis je možné spustit přímo z dokumentů ve Wordu a Excelu nebo nad soubory doručené pošty v Outlooku.
Pro uživatele je to praktická změna. Dokument často nevzniká v podpisové aplikaci, ale v kancelářském nástroji, e‑mailu nebo externím systému. Pokud se dá podpisový proces spustit přímo z prostředí, kde už člověk pracuje, ubývá stahování, přeposílání a ručního nahrávání souborů.
Doplněk Office pro agendu Elektronický podpis zároveň podporuje přímé ukládání dokumentů do archivu, a to včetně konverze do PDF. To je podstatné hlavně u dokumentů, které nemají skončit jen v e‑mailové příloze, ale mají projít řízeným procesem a zůstat dohledatelné i později.
Tip: Pokud lidé ve firmě nejčastěji pracují ve Wordu, Excelu a Outlooku, podpisové řešení by se jim mělo co nejvíc přiblížit. Čím méně musí dokument přesouvat mezi systémy, tím menší je riziko chyb.
Jak Sofa 5.5.400 pomáhá s hromadným zpracováním dokumentů?
Sofa 5.5.400 přináší univerzální řešení pro hromadné zpracování dokumentů se zahájením z externího systému prostřednictvím API. Podporované jsou procesy podpisu, schválení, vyjádření, seznámení a doručování.
Tohle je důležité pro organizace, které už mají vlastní systémy pro personalistiku, účetnictví, správu smluv, ERP nebo zákaznické portály. Dokument vznikne v jednom systému, ale jeho další cesta se má řídit v aplikaci Sofa. Externí systém může přes API předat potřebné parametry a Sofa následně spustí odpovídající workflow.
V běžném provozu to může znamenat například hromadné zpracování HR dokumentů, smluv, potvrzení, dokumentů k seznámení nebo jiných podkladů, které mají projít přes předem definovanou cestu. Smyslem není vytvářet ruční obchůzku kolem existujících systémů, ale propojit je s dokumentovým workflow.
U stávajících zákazníků, kteří využívají agendy hromadného podepisování, se možnost přechodu na nové řešení nabízí individuálně podle analýzy procesů a současného způsobu využití.
Jaké AI funkce přibývají v aplikaci Sofa?
Ve verzi Sofa 5.5.400 přibývají dvě AI funkce: AI hledání a AI Asistent. Obě jsou aktuálně dostupné v režimu omezeného nasazení pro vybrané zákazníky.
AI hledání umožňuje inteligentně vyhledávat napříč celým prostředím Sofa. Uživatel může rychleji najít informace v dokumentech, agendách i datových zprávách z jednoho místa. To řeší velmi běžnou situaci: člověk ví, že dokument nebo informace někde existuje, ale nechce procházet několik složek, agend nebo zpráv.
AI Asistent funguje jako chatbot přímo v rozhraní aplikace Sofa. Pomáhá uživatelům s orientací v systému, odpovídá na dotazy a usnadňuje práci s jednotlivými funkcemi. Pro firmy je to zajímavé hlavně u systémů, kde lidé nepracují každý den se všemi funkcemi. Místo hledání v návodech se mohou zeptat přímo v prostředí, kde pracují.
Tip: AI v dokumentovém systému má největší hodnotu ve chvíli, kdy lidem zkracuje cestu k informaci. Nejde o efekt navíc, ale o praktickou pomoc při hledání dokumentů, agend a odpovědí.
Co se mění u datových schránek?
U datových schránek v aplikaci Sofa přibyla možnost stáhnout opis doručenky datové zprávy ze složky Odeslané datové zprávy ve formátu PDF. Doručenka se generuje na vyžádání uživatele z HTML šablony odpovídající oficiálnímu vzoru doručenky a následně se převádí do PDF. Soubor se v systému neukládá a vzniká vždy jen na konkrétní požadavek uživatele.
Pro uživatele je to drobná, ale praktická změna. Doručenka bývá důležitá při dokazování, že datová zpráva byla skutečně doručena. Pokud ji lze na vyžádání získat v přehledném PDF, lépe se s ní pracuje v interních dokumentech, spisech nebo při předávání podkladů dalším lidem.
Zároveň dává smysl, že se opis negeneruje a neukládá automaticky. Vzniká jen tehdy, když ho uživatel skutečně potřebuje.
Jaké novinky se týkají certifikátů?
Verze Sofa 5.5.400 přidává několik vylepšení pro práci s certifikáty. Přibyla kontrola chybějícího křestního jména uživatele při žádosti o vystavení kvalifikovaného certifikátu SignMaster a sjednotily se popisné texty dlaždic ve správě certifikátů v Nastavení organizace.
U certifikátů bývají důležité i malé detaily. Chybějící údaj nebo nejasný popis může uživatele zdržet, případně způsobit chybu v procesu vystavení certifikátu. Vylepšení proto nepůsobí na první pohled velkolepě, ale pomáhá zpřehlednit každodenní administraci.
Pro organizace, které pracují s kvalifikovanými certifikáty, elektronickými podpisy, pečetěmi nebo časovými razítky, je správná správa certifikátů součástí důvěryhodného dokumentového provozu. Do širšího rámce patří také eIDAS služby Software602, které pomáhají firmám a úřadům pracovat s důvěryhodnými elektronickými dokumenty.
Jak se zlepšuje práce s externími účastníky?
Sofa 5.5.400 přidává možnost získat přes API přímý odkaz na uživatelský úkol typu guest. Pro návštěvníky je zároveň možné potlačit e‑mailové posílání avíza o přidělení úkolu, pokud si chce firma tuto komunikaci řešit vlastními prostředky.
To je praktické u organizací, které komunikují s externími uživateli přes vlastní portál, zákaznickou zónu, mobilní aplikaci nebo jiný komunikační kanál. Místo automatického e‑mailu ze systému si firma může řídit předání odkazu sama.
Přímý odkaz je k dispozici také uživatelům v roli Supervizor přímo v prostředí Sofa. Díky tomu může mít organizace větší kontrolu nad tím, jak externí uživatelé vstupují do konkrétních úkolů.
Jaké další změny stojí za pozornost?
Mezi další změny patří export událostí z transakčního logu pro vybranou entitu a zadané časové období, vyšší úroveň zabezpečení technických účtů, přehled využívání AI funkcí v Sofa, rozšířená práce s PDF dokumenty, přímé odesílání SMS, základní podpora denních souhrnných notifikací a ověření telefonního čísla při podepisování dokumentů s autentizací pomocí SMS.
Tyto úpravy mají společný jmenovatel: lepší kontrolu nad procesy. Transakční log pomáhá dohledat, co se v systému stalo. Přehled využívání AI funkcí ukazuje, jak se nové nástroje používají. Práce s PDF dokumenty umožňuje dokumenty slučovat a přidávat k hlavnímu PDF souboru přílohy. SMS funkce zase rozšiřují možnosti komunikace a ověřování uživatelů.
Ověření telefonního čísla při podepisování dokumentů s autentizací pomocí SMS je důležité proto, že dokument lze podepsat až po úspěšném ověření jednorázovým kódem zaslaným na zadané telefonní číslo. V provozu to pomáhá snížit riziko chybně zadaných kontaktů i problémů při samotném podepisování.
Co novinky znamenají pro firmy a úřady?
Novinky ve verzi Sofa 5.5.400 ukazují, že aplikace Sofa se dál posouvá od jednotlivých dokumentových úkonů k řízenému digitálnímu provozu. Elektronický podpis, archivace, datové schránky, AI hledání, externí účastníci a API nejsou samostatné ostrovy. V každodenní práci se potkávají v jednom procesu.
Pro firmy to znamená jednodušší zpracování smluv, HR dokumentů, interních schválení nebo dokumentů, které vznikají v jiných systémech. Pro úřady a veřejné organizace je důležitá hlavně návaznost na datové schránky, doručování, práci s PDF, auditní stopu a dohledatelnost dokumentů.
Aplikace Sofa od Software602 tak pomáhá organizacím řešit dokumenty od jejich vzniku přes schválení a podpis až po archivaci. Pokud vás zajímá konkrétně elektronický podpis, více najdete na stránce Elektronický podpis. Pro širší procesy schvalování a řízení dokumentů je užitečná stránka Sofa Workflow.
Proč zvolit Software602?
U dokumentových procesů je důležité, kdo za řešením stojí. Software602 je kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS a dlouhodobě se věnuje elektronickým podpisům, pečetím, časovým razítkům, formulářům, dokumentovým procesům a digitální archivaci.
Máme vlastní vývojové centrum, profesionální hotline v češtině, více než 150 zaměstnanců a zkušenosti ze stovek digitalizačních projektů ve firmách i veřejné správě. Naše certifikace a osvědčení zahrnují mimo jiné ISO/IEC 27001:2022 pro řízení bezpečnosti informací, ISO/IEC 27017:2015 pro bezpečnost cloudových služeb, ISO/IEC 27018:2014 pro ochranu osobních údajů v cloudu, ISO 9001:2015 pro systém managementu kvality a ISO/IEC 20000‑1 pro řízení IT služeb.
To je důležité hlavně tam, kde dokument není jen soubor. Ve firmách a úřadech bývá dokument důkaz, závazek, rozhodnutí, smlouva, pracovněprávní podklad nebo výsledek procesu. Aplikace Sofa pomáhá tyto dokumenty řídit tak, aby byly podepsané, dohledatelné, důvěryhodné a připravené i pro pozdější kontrolu.
FAQ: novinky v aplikaci Sofa 5.5.400
Co je největší novinka ve verzi Sofa 5.5.400?
Největší novinkou je rozšíření agendy Elektronický podpis o hromadné zpracování dokumentů pro obecné dokumenty, smlouvy a HR dokumenty. Důležité je také nové univerzální řešení pro hromadné zpracování dokumentů zahajované z externích systémů přes API.
Je možné spustit elektronický podpis z Wordu, Excelu nebo Outlooku?
Ano. Doplněk Office umožňuje spustit agendu Elektronický podpis přímo z dokumentů ve Wordu a Excelu nebo nad soubory doručené pošty v Outlooku. Nově podporuje také přímé ukládání dokumentů do archivu včetně konverze do PDF.
Jaké AI funkce jsou ve verzi Sofa 5.5.400?
Verze Sofa 5.5.400 přináší AI hledání napříč prostředím Sofa a AI Asistenta přímo v rozhraní aplikace. Obě funkce jsou aktuálně dostupné v režimu omezeného nasazení pro vybrané zákazníky.
Co se změnilo u datových schránek?
U datových schránek přibyla možnost stáhnout opis doručenky datové zprávy ze složky Odeslané datové zprávy ve formátu PDF. Opis se generuje na vyžádání a v systému se neukládá.
Jak Sofa 5.5.400 pracuje s externími účastníky?
Pro uživatelské úkoly typu guest je možné získat přímý odkaz přes API a předat ho externím uživatelům alternativními kanály, například přes zákaznický portál. Přímý odkaz má k dispozici také Supervizor přímo v prostředí Sofa.
Jaké další praktické změny verze přináší?
Mezi další změny patří export událostí z transakčního logu, vyšší zabezpečení technických účtů, přehled využívání AI funkcí, slučování PDF dokumentů, přidávání příloh k hlavnímu PDF, přímé odesílání SMS, denní souhrnné notifikace a ověření telefonního čísla při podpisu pomocí SMS.
