Sofa AI rozšiřuje aplikaci Sofa od Software602 o tři praktické nástroje pro rychlejší práci s dokumenty a agendami. Sofa Asistent pomáhá uživatelům přímo v rozhraní aplikace Sofa, odpovídá na dotazy a usnadňuje orientaci v systému. Sofa Search umožňuje inteligentně vyhledávat napříč dokumenty, agendami i datovými zprávami z jednoho místa. Sofa AI – Vytěžování metadat automaticky rozpozná důležité údaje v dokumentech a doplní je do příslušných polí v aplikaci Sofa.
Proč AI v dokumentových procesech dává smysl
Firmy a úřady už dnes často řeší dokumenty digitálně. Dokument vznikne v systému, projde schválením, elektronickým podpisem, doručením a archivací. Jenže i v dobře nastaveném digitálním procesu zůstává spousta drobných kroků, které berou čas: najít správnou funkci, dohledat dokument, zorientovat se v agendě, opsat číslo faktury nebo vyplnit datum splatnosti.
Právě tyto drobné úkony bývají nejméně viditelné, ale v součtu zatěžují uživatele každý den. AI v aplikaci Sofa od Software602 proto nemá být samoúčelnou technologickou novinkou. Má pomáhat tam, kde se lidé skutečně zdržují: při orientaci v systému, hledání informací a práci s údaji v dokumentech.
Sofa Asistent: pomoc přímo tam, kde uživatel pracuje
Sofa Asistent je chytrý chatbot přímo v rozhraní aplikace Sofa. Uživatel nemusí odcházet do samostatné dokumentace, hledat správný návod nebo se ptát kolegů, kde najde konkrétní funkci. Potřebnou pomoc získá přímo v prostředí, ve kterém právě pracuje.
To je důležité hlavně pro uživatele, kteří v aplikaci Sofa nepracují každý den. Personalista, manažer, účetní, pracovník podatelny nebo schvalovatel může potřebovat rychle zjistit, jak provést konkrétní krok, kde najít určitou informaci nebo co znamená některá funkce. Sofa Asistent mu pomůže zorientovat se bez zdlouhavého přepínání mezi systémem a návody.
Výsledkem je menší závislost na interní podpoře a rychlejší práce s aplikací. Uživatelé se mohou ptát přirozeně a pomoc dostanou ve chvíli, kdy ji opravdu potřebují. To je praktické hlavně při zaškolování nových lidí, při méně častých úkonech nebo při práci s funkcemi, které nejsou součástí každodenní rutiny.
Sofa Search: jedno vyhledávání napříč celým prostředím Sofa
Druhým nástrojem je Sofa Search, inteligentní vyhledávání napříč celým prostředím aplikace Sofa. Uživatel může z jednoho místa hledat informace v dokumentech, agendách i datových zprávách.
V běžné praxi to znamená, že člověk nemusí přemýšlet, kde přesně má začít. Hledá smlouvu, fakturu, datovou zprávu, konkrétní agendu nebo související dokument? Sofa Search pomáhá zkrátit cestu k výsledku a omezit čas strávený ručním procházením různých částí systému.
To má velký význam u organizací, které v aplikaci Sofa řeší více agend najednou. Dokumenty mohou souviset s HR, obchodem, financemi, datovými schránkami, interním schvalováním nebo archivací. Inteligentní vyhledávání pomáhá spojit tyto světy do jednoho přehledného místa, kde uživatel najde to, co potřebuje, bez zbytečného klikání.
Sofa AI – Vytěžování metadat: méně opisování, méně chyb
Třetí funkcí je Sofa AI – Vytěžování metadat. Ta automaticky rozpozná důležité údaje z dokumentů a doplní je přímo do příslušných polí v aplikaci Sofa. Může jít například o číslo faktury, IČO, částku nebo datum splatnosti.
Ruční přepisování těchto údajů je typická administrativní práce, která se zdá jednoduchá, ale snadno v ní vznikají chyby. Stačí překlep v částce, špatně opsané IČO nebo chybné datum a dokument se musí vracet, opravovat nebo znovu kontrolovat. Automatické vytěžování metadat pomáhá tuto práci omezit.
Pro uživatele to znamená rychlejší vyplnění polí a méně rutinní administrativy. Pro organizaci to znamená přesnější data v systému, lepší dohledatelnost dokumentů a menší riziko chyb, které vznikají při ručním opisování.
Jak se tyto funkce doplňují
Každý z nástrojů řeší jiný problém, ale dohromady tvoří praktickou AI vrstvu nad dokumentovou prací v aplikaci Sofa od Software602. Sofa Asistent pomáhá uživateli pochopit, co má udělat. Sofa Search pomáhá najít, co potřebuje. Sofa AI – Vytěžování metadat pomáhá převést důležité údaje z dokumentu do systému.
V praxi se tyto situace často potkávají. Uživatel přijme dokument, potřebuje najít související agendu, ověřit, jaký krok má provést, a vyplnit údaje do formuláře. Místo ručního hledání, čtení návodu a opisování hodnot mu aplikace Sofa nabídne podporu přímo v pracovním prostředí.
To je důležité zejména pro firmy a úřady, kde dokumenty neřeší jen jeden specialista, ale více rolí napříč organizací. Čím víc lidí do procesu vstupuje, tím větší hodnotu má srozumitelné prostředí, rychlé vyhledávání a automatické doplnění dat.
Co to znamená pro každodenní práci
Sofa AI pomáhá zkrátit čas mezi otázkou a výsledkem. Uživatel nemusí hledat odpověď v návodech, ručně procházet různé části systému ani opisovat data z dokumentu do polí. Víc práce se odehraje přímo v aplikaci Sofa, v kontextu konkrétní agendy a konkrétního dokumentu.
To ocení nejen administrativní týmy, ale i manažeři, schvalovatelé, HR, účetní nebo pracovníci, kteří do systému vstupují jen občas. Čím méně času stráví orientací a rutinním opisováním, tím víc se mohou soustředit na samotné rozhodnutí, kontrolu nebo zpracování dokumentu.
Proč to zapadá do aplikace Sofa od Software602
Aplikace Sofa od Software602 pomáhá firmám a úřadům digitalizovat práci s dokumenty, elektronickými podpisy, workflow, datovými schránkami a archivací. AI funkce na tuto logiku navazují. Neřeší samostatný nástroj mimo dokumentový proces, ale podporují uživatele přímo tam, kde dokumenty vznikají, obíhají, schvalují se, podepisují a ukládají.
Sofa Asistent, Sofa Search a Sofa AI – Vytěžování metadat tak posouvají aplikaci Sofa od Software602 od řízeného dokumentového procesu k pohodlnější a rychlejší každodenní práci. Nejde jen o to, aby dokument prošel správnou cestou. Jde také o to, aby se v ní uživatel snadno zorientoval, rychle našel potřebné informace a nemusel ručně opisovat údaje, které systém dokáže rozpoznat sám.
FAQ: Sofa AI, Sofa Asistent a inteligentní vyhledávání v aplikaci Sofa
Co je Sofa Asistent?
Sofa Asistent je chytrý chatbot přímo v rozhraní aplikace Sofa od Software602. Pomáhá uživatelům s orientací v systému, odpovídá na jejich dotazy a usnadňuje práci s jednotlivými funkcemi bez zdlouhavého hledání v návodech.
Co umí Sofa Search?
Sofa Search je inteligentní vyhledávání napříč prostředím aplikace Sofa. Umožňuje hledat informace v dokumentech, agendách i datových zprávách z jednoho místa a zkracuje čas strávený dohledáváním.
Co znamená Sofa AI – Vytěžování metadat?
Sofa AI – Vytěžování metadat automaticky rozpozná důležité údaje z dokumentů, například číslo faktury, IČO, částku nebo datum splatnosti. Získaná data doplní do příslušných polí v aplikaci Sofa.
Jak Sofa AI pomáhá omezit ruční přepisování?
Sofa AI vytěží údaje přímo z dokumentu a doplní je do systému. Uživatel tak nemusí ručně opisovat hodnoty z faktur nebo jiných dokumentů, což šetří čas a snižuje riziko překlepů.
Je Sofa AI součástí aplikace Sofa od Software602?
Ano, popisované funkce jsou navržené pro práci přímo v prostředí aplikace Sofa od Software602. Pomáhají uživatelům s orientací, vyhledáváním a vytěžováním dat v rámci dokumentových procesů.
Pro koho jsou funkce Sofa AI užitečné?
Sofa AI pomůže hlavně lidem, kteří v aplikaci Sofa pracují s dokumenty, agendami, datovými zprávami nebo metadaty. Typicky jde o administrativu, HR, finance, účetnictví, podatelnu, schvalovatele, manažery nebo uživatele, kteří v systému potřebují rychle najít správnou informaci.