Vzdáleným elektronickým podepisováním umožnily Boskovice občanům vyřizování i z mobilu

Výchozí bod

Jak se zbavit potřeby tokenu pro elektronické podepisování

Městský úřad v Boskovicích zvažoval zefektivnění komunikace s občany prostřednictvím vzdáleného elektronického podepisování. Cílem bylo umožnit tzv. fikci podpisu bez nutnosti využívání tokenu jako úložiště certifikátu pro kvalifikovaný elektronický podpis. Tento krok měl představovat další fázi digitalizace veřejné správy a zjednodušení komunikace s občany a organizacemi. Záměrem bylo zpřístupnit elektronické podepisování i uživatelům mobilních zařízení, jako jsou tablety a chytré telefony. Privátní klíč certifikátu přitom nelze jednoduše instalovat do těchto mobilních zařízení. Pokud má být na zaručeném prostředku, je to prakticky nemožné. Tokeny totiž podporuje jen operační systém Windows. Možnost vzdáleného podepisování bez nutnosti použití tokenu by tak výrazně rozšířila komfort a dostupnost této služby pro uživatele mobilních zařízení.

Zlom

Řešení bez hardwaru, s možností podpisu z mobilu

Boskovice se rozhodly využít platformu GINIS od společnosti Gordic, v níž je integrované i řešení vzdáleného elektronického podepisování od společnosti Software602. Klíčovým požadavkem na fungování systému byla dostupnost služeb vytvářejících důvěru pro elektronické transakce jako jsou kvalifikované elektronické podpisy, pečetě nebo časová razítka. Dosavadní řešení však nutilo uživatele využívat hardware, u něhož je možné použití tokenů nebo čipových karet jako nosičů certifikátu pro elektronický podpis. To přinášelo celou řadu komplikací – od nutnosti přidělování práv, přes řešení ztraceného nebo zapomenutého tokenu nebo čipové karty. Pro občany pak bylo mnohdy problematické a omezující zřizování elektronického podpisu, nutnost instalace doplňku pro internetový prohlížeč apod.

Obě cílové skupiny, úředníci městského úřadu a občané, vyžadovaly jiný přístup k řešení. U vnitřního provozu úřadu byl kladen důraz především na dostupnost služby v rámci všech potřebných situacích, které procesy vyžadují, usnadnila se správa přidělování práv, aktualizace certifikátů a zároveň bylo zohledněno ekonomické hledisko. Na straně portálu občana bylo důležité umožnit lidem volbu, jakou formou chtějí potvrdit projev své vůle, a nabídnout jim možnost, která nevyžaduje použití elektronického podpisu v souladu s legislativou.

Díky responzivnímu rozhraní webového klienta platformy GINIS je nyní služba dostupná nejen z prostředí úřadu, ale odkudkoliv s připojením k internetu.
Dalším přístupovým kanálem je modul Gordic portál občana, který je plně responzivní a umožňuje občanům jeho využití bez ohledu na používaný hardware. Zapracovaná možnost využití fikce podpisu zároveň umožňuje používat zařízení, na kterých není instalován elektronický podpis ani potřebné softwarové doplňky.

Příprava celé akce trvala několik měsíců, počínaje průzkumem trhu dodavatelů až po samotnou realizaci. Samotná implementace včetně testovacího provozu zabrala jeden měsíc. Zprovoznění systému zajistili dva úředníci, přičemž jeho současný provoz zajišťuje již jen jeden pracovník.

Výsledek

Zjednodušený způsob elektronického podepisování

Všechny služby jsou plně integrovány do procesů platformy GINIS a centrálně spravovány. Uživatel se přihlašuje přímo do platformy GINIS, kde má podle centrálně přidělovaných práv dostupné možnosti pro vlastní práci. Zvolené řešení umožňuje multiplatformní použití bez nutnosti používat token nebo čipovou kartu, čímž se zároveň zvyšuje bezpečnost, nehrozí totiž ztráta hardwaru. Obnova certifikátu pro elektronický podpis je v tomto případě automatická a jednoduchá. Řešení nabízí možnost centrální správy certifikátu i okamžité zablokování možnosti podepisování v případě potřeby. Zobrazuje také historii operací prováděných certifikátem a podepisovat jak v platformě GINIS, tak v jiných aplikacích. 

Realizované řešení přináší širší využití stávajících prostředků, a především rozšiřuje jejich dostupnost a nezávislost na využívaném hardwaru a softwaru. Rozšiřuje také možnosti využívání elektronických služeb ze strany občanů. Zároveň garantuje nezpochybnitelnost prokazování projevu vůle žadatele bez toho, že by bylo nezbytně nutné, aby dotyčný podepisoval žádost uznávaným či kvalifikovaným elektronickým podpisem. Součástí řešení je i průvodce pro občany, který je provází procesem vyplňování a zejména při vlastním podpisu fikcí podpisu poskytuje potřebné informace a umožňuje zvolit z dostupných možností podpisu.

Využití systému ukazuje na výrazný zájem – v rámci jednoho roku bylo učiněno 20 244 vzdálených podpisů, 9 476 vzdálených pečetí, 95 758 časových razítek celkem tedy 125 478 úkonů. K 7. 5. 2025 bylo vydáno 84 ks certifikátů. 

Hlavní přínosy:

• Vyřešení legislativních požadavků
• Ekonomicky výhodné čerpání razítek i pečetí
• Možnost podepisování dokumentů i z mobilního zařízení
• Přístup odkudkoli prostřednictvím internetu, bez nutnosti využívání tokenů
• Okamžité přidělování a odebírání uživatelského oprávnění
• Bezpečné řešení s centrální správou bez nutnosti řešení tokenů
• Umožnění podání dokumentů občanem s využitím tzv. fikce podpisu