Kvůli podpisu smluv už neběhají lidé, ale dokumenty

Výchozí bod

Ruční podepisování smluv s „košilkami“ brzdilo byznys

Automatizaci a zefektivnění procesu podpisu smluv s obchodními partnery řešila stavební společnost OHLA ŽS, jeden z největších realizátorů dopravních staveb v České republice. Někdejší Železniční stavitelství Brno potřebovalo urychlit parafování smluv, k němuž stále docházelo po staru papírovou formou s „košilkami“. Každý podpis smlouvy tak vyžadoval osobní přítomnost konkrétního manažera, což nebylo vždy možné a celý proces se tak neúměrně zdržoval. Zvláště v situaci, kdy se podpisy smluv ve firmě zabývají stovky z celkového počtu téměř dvou tisíc zaměstnanců. Společnost se také chtěla v podpisové agendě modernizovat po vzoru své mateřské korporace, španělské společnosti Obrascón Huarte Lain (OHLA).

Zlom

Webináře o elektronickém podpisu přesvědčily firmu ve změně

V roce 2021 se stala situace s ručním podepisováním papírových smluv pro OHLA ŽS natolik neúnosnou, že se společnost začala poohlížet po jiném řešení, které by jí dovolovalo kontrakty podepisovat vzdáleně. Podnikový právník Jiří Pinďák objevil na internetu webináře pořádané společností Software602 a v říjnu 2021 se na první přihlásil. Následovalo několik dalších webinářů, na kterých zástupci OHLA ŽS pronikali do tajů elektronického podepisování i oběhu, správy a archivace dokumentů. Následovaly i klasické konference a společnost oslovila i práce Software602 pro další velké stavební společnosti na českém trhu, u kterých je dobře etablovaná.

Společnost OHLA SŽ se proto rozhodla, že nebude hledat žádné další řešení a porovnávat ho s nástroji a službami Software602 a zadala napřímo zakázku na elektronické podepisování smluv. Rozhodnutí předcházelo poměrně dlouhé období přesvědčování zaměstnanců, ale i vedení společnosti, že opuštění původního systému oběhu papírových smluv firmě pomůže zrychlit a zefektivnit interní procesy a bude mít dobrý vliv i na vztahy s obchodními partnery. Samotnému vypsání zakázky předcházela důkladná analýza procesů a zapojení většího počtu odpovědných manažerů. V této fázi se už projektoví manažeři mohli opřít o silnou podporu vedení.

Společnost se rozhodla, že na nový systém nepřejde po velmi krátkém období testování již od Nového roku 2023, ale protáhne období souběhu obou způsobů podepisování. Od uzavření smlouvy se Software602, k němuž došlo v červnu 2022, po plné nasazení řešení Sofa, tak uplynulo více než půl roku. Zahrnovalo to i delší testovací období u jedné zvolené organizační jednotky a teprve poté na nový systém najížděla celá společnost. Samotné nasazování Sofa probíhalo tři měsíce a poté následoval více než tříměsíční testovací provoz, který vyústil v opuštění „košilek“ a přechod výhradně na elektronické podepisování smluv.

Výsledek

300 zaměstnanců podepisuje online a stejná změna čeká i HR

Ihned po ostrém nasazení aplikace Sofa pro elektronické podepisování došlo k výraznému urychlení podepisování smluv a s ním spojených agend. Počáteční nedůvěra zaměstnanců se rozplynula, jakmile všichni pochopili, že nově můžou smlouvy podepisovat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Jedinou podmínkou je stabilní připojení k internetu. Zpočátku Sofu používalo 160 zaměstnanců OHLA ŽS, později se tento počet rozšířil na 300 a bude dále stoupat. Společnost totiž uvažuje o rozšíření elektronického podepisování i na smlouvy, které řeší HR oddělení, tedy pracovní smlouvy se zaměstnanci a různé interní dokumenty.

Protože jsou agendy OHLA ŽS specifické, musel Software602 při nasazování Sofa provést řadu customizačních úprav, aby aplikace odpovídala nárokům zákazníka. Sofu společnost nepoužívá pouze pro elektronické podepisování, ale i schvalování smluv a jejich archivaci. Toho dosavadní systém Microsoft Business, který OHLA ŽS používá pro práci s dokumenty, nebyl schopen. Se Sofa má společnost jistotu, že podepisování a archivace smluv probíhá plně v souladu s evropským nařízením o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (eIDAS), a je tak uznávané ve všech členských zemích Evropské unie.

Hlavní přínosy:

• Možnost podepisování smluv odkudkoli a z jakéhokoli zařízení
• Časová úspora a zrychlení interních procesů
• Možnost úpravy řešení podle specifických požadavků klienta
• Velmi stabilní, robustní a cloudové řešení
• Možnost dalšího rozšíření na jiné agendy ve firmě