Schvalování faktur zkrátili o 60 % s nulovou chybovostí

Výchozí bod

Faktury v papírové podobě

Před zavedením aplikace Sofa od Software602 zpracovávali zaměstnanci společnosti Perfect Canteen veškeré faktury v papírové podobě. Účetnictví společnosti spravuje externí firma, ale kvůli zdlouhavému internímu schvalovacímu procesu se schválené faktury často předávaly se zpožděním, a platby se tak uskutečňovaly až po termínu splatnosti. To se samozřejmě nesetkávalo s dobrou odezvou u dodavatelů. Perfect Canteen proto začala hledat řešení, které by jednak nahradilo papírovou podobu schvalování smluv a jednak lépe řešilo evidenci všech faktur.

 

Po nasazení aplikace Sofa jsme dobu schvalování faktur zkrátili o 60% s nulovou chybovostí.

Filip SajlerPerfect Canteen s.r.o.

ZLOM

Aplikace Sofa pro schvalování a evidenci faktur

Finanční ředitel společně s IT rozhodl oslovit tři různé dodavatele elektronického zpracování a evidence faktur, mezi nimiž si vybralo řešení společnosti Software602 – cloudovou aplikaci Sofa pro schvalování a evidenci faktur. Jde o systém, který zavádí digitalizaci dokumentů, workflow, podpisů a archivu, čímž zcela vylučuje práci s papírovými dokumenty. Zefektivňuje tak práci ve firmách i v úřadech, kde se nemusí složitě vyhledávat papírové smlouvy a další dokumenty, nemusí se zajišťovat jejich fyzický oběh při schvalování, evidenci a archivaci.

Sofa umožnila faktury předávat elektronicky a zároveň je takto i podepisovat a pečetit, což proces velmi urychlilo. Veškeré dokumenty jsou dohledatelné okamžitě a odkudkoli díky vzdálenému přístupu z jakéhokoli chytrého zařízení. Odpovědní zaměstnanci tak nemusejí být přímo v kanceláři, aby mohli faktury schválit a fyzicky podepsat či orazítkovat. Mají přitom stále přehled, co se s danou fakturou děje a kdo s ní nakládal. Okruh lidí, kteří mohou s fakturami nakládat, lze libovolně nastavit – přidávat a odebírat práva – a vždy je jasné, kdo a kdy provedl nějakou změnu.

Zavádění aplikace Sofa bylo ve společnosti Perfect Canteen velmi rychlé. S implementací začala počátkem roku 2020 a celý proces oproti původnímu plánu urychlila kvůli nástupu pandemie Covid-19 a vládním opatřením, jež výrazně omezily fyzický pohyb zaměstnanců i jejich přítomnost v kancelářích. Sofa tak od počátku využívali na maximum a v podstatě jim zajistila bezproblémový chod společnosti i během stavu nouze vyhlášeného na jaře 2020.

PŘÍNOSY

Zrychlení schvalovacího procesu u faktur z 19 dní na týden 

Společnost Perfect Canteen přešla při schvalování a evidenci faktur kompletně na bezpapírové řešení prostřednictvím cloudové aplikace Sofa. Urychlila tak interní proces schvalování faktur z původních 19 dní na pouhý týden a vyřešila problém s prodlevami plateb dodavatelům. Navíc se nemusí obávat situací, kdy se pohyb jejích zaměstnanců a pobyt v kancelářích omezil nebo zcela eliminoval kvůli vládním opatřením, jako tomu bylo v době pandemie Covid-19. Prostřednictvím aplikace Sofa lze totiž faktury schvalovat a evidovat odkudkoli prostřednictvím počítače, tabletu nebo mobilu.

• Zkrácení doby schvalovacího procesu u faktur z 19 dní na týden.
• Dokonalý přehled, kdo a kdy který dokument schválil.
• Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě.
• Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu.
• Možnost schvalování faktur kdykoli a odkudkoli elektronicky, bez nutnosti fyzické přítomnosti v kanceláři.
• 100% soulad s legislativou: Elektronické doklady odpovídají veškerým požadavkům české i evropské legislativy.

Chcete také využít naše řešení?