Digitalizace HR dokumentů ve veřejné správě není jen technická otázka. Je to také otázka důvěry zaměstnanců.
Pracovní smlouvy, platové výměry, dodatky, dohody nebo dokumenty k organizačním změnám se týkají konkrétního člověka. Zaměstnanec musí rozumět tomu, co mu přichází, jak dokument převezme, jak ho podepíše, kde ho najde a co se stane, pokud elektronickou cestu využít nechce.
Právě souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací bývá jedním z prvních témat, která úřady řeší. A často také jednou z největších obav.
Zaměstnance nelze do elektronické komunikace nutit
Veřejná správa musí počítat s tím, že zaměstnanec může elektronickou komunikaci odmítnout. Digitální HR proces proto nemůže stát na představě, že souhlas dá každý.
Dobré řešení musí mít dvě cesty. Elektronickou jako hlavní a papírovou jako výjimku.
To je důležité i psychologicky. Zaměstnanci lépe přijmou digitalizaci, když vědí, že nejde o nátlak. Úřad jim nabízí rychlejší a pohodlnější způsob komunikace, ale zároveň má připravený postup pro ty, kteří elektronickou cestu nevyužijí.
Největší obava: co když souhlas nedá polovina lidí?
U Jihočeského kraje se před spuštěním řešila velmi praktická otázka: co se stane, když souhlas s elektronickou komunikací nedá velká část zaměstnanců?
Pokud by souhlas odmítla například polovina lidí, úřad by musel výrazně častěji používat konverzní služby a papírovou větev procesu. To by mohlo personalistům práci spíš přidat než ubrat.
Výsledek byl ale jiný. V krátké době se podařilo získat souhlas přibližně u 95 % zaměstnanců. Pavel Salava zároveň uvedl, že podle zkušeností z veřejné i komerční sféry se nesouhlas obvykle pohybuje přibližně mezi 5 až 7 %.
To je pro úřady velmi silný signál. Obava z masového odmítnutí je pochopitelná, ale v praxi se nemusí potvrdit.
Proč zaměstnanci souhlas dávají
Zaměstnanci obvykle nepřijímají elektronickou komunikaci kvůli digitalizaci jako takové. Přijímají ji proto, že jim šetří čas.
Dokument nemusí převzít v konkrétní kanceláři. Nemusí čekat na papír. Nemusí ho fyzicky vracet. Může ho vyřídit z telefonu nebo domácího počítače. U pracovněprávních dokumentů, které se často řeší v krátkých lhůtách, je to praktická výhoda.
Důležité ale je, aby organizace zaměstnancům srozumitelně vysvětlila, co souhlas znamená. Jak budou dokumenty chodit. Jak se potvrdí doručení. Jak se podepisuje. Kde zaměstnanec dokument najde. A co se stane, když souhlas nedá.
Čím konkrétnější a jednodušší vysvětlení, tím menší odpor.
Papírová výjimka musí být součástí digitálního procesu
Digitální řešení má počítat i s těmi, kteří souhlas nedají. Ne jako s chybou, ale jako s běžnou výjimkou.
Proces může fungovat tak, že dokument vznikne elektronicky, projde schválením a podpisem zaměstnavatele v elektronické podobě. Pokud se má dostat k zaměstnanci, který nedal souhlas s elektronickou komunikací, systém v pravý okamžik zvolí papírovou větev. Dokument se převede do listinné podoby, zaměstnanec ho vyřídí papírově a po návratu se znovu převede do elektronické podoby.
Důležité je, aby se úřad nevrátil do plného papírového procesu jen kvůli menšině zaměstnanců. Papír má být výjimka uvnitř digitálního workflow, ne paralelní svět.
Cílem může být elektronický spis i u papírové výjimky
Zajímavé na projektu Jihočeského kraje bylo, že úřad chtěl mít na konci elektronický spis i v případech, kdy zaměstnanec nedal souhlas s elektronickou komunikací.
To znamená, že dokument sice v jednom kroku přejde do papíru, ale po návratu se znovu převede do elektronické podoby a dál se s ním pracuje digitálně. Personalistika tak nemusí udržovat dva plnohodnotné světy: jeden elektronický a jeden papírový.
Pro veřejnou správu je to realistický model. Nečeká na stoprocentní souhlas. Digitalizuje většinu agendy a pro menšinu má řízenou výjimku.
Souhlas není jen formulář. Je to změna způsobu komunikace
Sbírat souhlasy s elektronickou komunikací nejde brát jen administrativně. Pokud zaměstnanec dostane suchý formulář bez vysvětlení, může se obávat, že přijde o kontrolu nad svými dokumenty.
Lepší je komunikovat konkrétně. Elektronická komunikace znamená rychlejší doručení dokumentů, možnost vyřídit věc odkudkoli, méně chození kvůli papírům a lepší dohledatelnost. Zaměstnanec by měl vědět, že dokumenty nezmizí v systému, ale naopak budou dostupné a průkazně uložené.
Souhlas je tedy první krok k důvěře. Pokud organizace dobře vysvětlí pravidla, zaměstnanci obvykle pochopí přínos.
Co musí řešení umět z pohledu souhlasu
Digitální HR proces by měl evidovat, kdo souhlas dal a kdo ne. Podle toho musí automaticky vybrat správnou cestu dokumentu.
U zaměstnance se souhlasem může dokument pokračovat elektronicky. U zaměstnance bez souhlasu musí být připravena papírová varianta. Personalista by to ale neměl hlídat ručně. Systém má vědět, jaký režim u konkrétní osoby platí.
Zároveň je potřeba počítat s tím, že souhlas se může v čase změnit. Zaměstnanec může elektronickou komunikaci přijmout později nebo ji naopak odvolat. I na to musí být proces připravený.
FAQ
Musí zaměstnanec souhlasit s elektronickou komunikací?
Ne. Zaměstnance nelze nutit, aby souhlasil s elektronickou komunikací u pracovněprávních dokumentů. Organizace musí mít připravený postup i pro zaměstnance, kteří souhlas nedají.
Co se stane, když zaměstnanec souhlas nedá?
Dokument může vzniknout a projít interním procesem elektronicky, ale v kroku komunikace se zaměstnancem se převede do papírové podoby. Po návratu se může znovu převést do elektronického prostředí a uložit do elektronického spisu.
Kolik zaměstnanců obvykle souhlasí s elektronickou komunikací?
V projektu Jihočeského kraje se podařilo získat souhlas přibližně u 95 % zaměstnanců. Podle zkušeností z dalších organizací se nesouhlas často pohybuje kolem 5 až 7 %.
Proč zaměstnanci souhlas dávají?
Protože elektronická komunikace je pro ně pohodlnější. Dokument mohou převzít, potvrdit nebo podepsat bez fyzického předávání papíru, často z telefonu nebo domácího počítače.
Musí úřad vést dva procesy, elektronický a papírový?
Nemusí. Papírová cesta může být výjimkou uvnitř digitálního procesu. Dokument se v potřebném kroku převede do papíru a po návratu se znovu zařadí do elektronického procesu.
Co je důležité při sběru souhlasů?
Srozumitelně vysvětlit, co elektronická komunikace znamená, jak budou dokumenty doručovány, kde je zaměstnanec najde, jak se potvrzuje doručení nebo podpis a jaká je alternativa, pokud souhlas nedá.
Digitalizace HR od Software602
Software602 pomáhá úřadům převést pracovněprávní dokumenty z papírového oběhu do řízeného digitálního procesu. Nejde jen o elektronický podpis jednoho PDF, ale o celou cestu dokumentu: načtení dat z personálního systému, vytvoření dokumentu ze šablony, schválení, podpis zaměstnavatele i zaměstnance, doručení, napojení na spisovou službu, uložení do elektronické osobní složky a dlouhodobou důvěryhodnou archivaci. Řešení počítá i se specifiky veřejné správy, například s číslem jednacím, vazbou na spis, zaměstnanci před nástupem, souhlasem s elektronickou komunikací nebo papírovou výjimkou pro ty, kteří elektronickou cestu nevyužijí. Pro personalisty to znamená přehled o stavu každého dokumentu, méně ručního dohledávání, rychlejší odbavení hromadných agend a jistotu, že dokument po podpisu nezůstane ztracený v e‑mailu nebo ve složce, ale projde správnou cestou až do archivu.