Pro Software602 jsou tato témata přirozeně blízká. Elektronický dokument dnes není jen soubor uložený v systému. Je to smlouva, rozhodnutí, datová zpráva, personální dokument, doklad o úkonu nebo archiválie, která má být dohledatelná a použitelná i po letech. Právě proto se v Software602 dlouhodobě věnujeme elektronickému podpisu, eIDAS službám, datovým schránkám a elektronické archivaci.
Dvacet let elektronických dokumentů v Česku
První diskuzní blok konference se ohlížel za dvaceti lety správy elektronických dokumentů v ČR. Vystoupili v něm Tomáš Bezouška, Jan Frk nebo Pavlína Nimrichtrová. Blok připomněl, že schválení zákona o elektronickém podpisu v roce 2000 umožnilo využívat elektronické dokumenty k zaznamenání projevu vůle osoby a k tvorbě důkazních prostředků. Od té doby se používání elektronických dokumentů rozvíjelo po stránce právní, formální, technické i archivní.
Úspěšné projekty digitalizace ukazují, že změna je možná
Druhý diskuzní blok nesl název „Na co můžeme být pyšní – úspěšné projekty digitalizace“. Vystoupili v něm Petr Koucký za eRecept, Radek Chromý za ČÚZK, Bohdan Urban za DIA, Radim Petratur za I.CA a Jan Paroubek za CENDIS. Tématy byly datové schránky, eRecept, eZnámka a NIA, tedy projekty s celostátní působností, které denně odbavují tisíce transakcí a dnes je lidé i organizace často vnímají jako samozřejmost.
Právě tahle samozřejmost je na digitalizaci zajímavá. Projekty, které na začátku vyžadují odvahu, politickou podporu, technické řešení a změnu návyků, se časem stanou běžnou součástí práce. Datová schránka už pro firmy a úřady není experiment. Je to každodenní vstupní kanál pro dokumenty, lhůty a úřední komunikaci.
V Software602 proto neřešíme datové schránky jen jako místo, kam přichází zprávy. Řešíme jejich obsluhu v návaznosti na dokumentový proces: kdo zprávu zpracuje, komu se předá, jestli je potřeba odpověď podepsat a kde bude výsledek uložený.
Jasná pravidla rozhodují o tom, jestli dokument obstojí
Odpolední blok „Legislativní smršť po česku aneb není nad (ne)jasná pravidla“ moderovala Simona Včalová. Vystoupili v něm Miroslav Čejka, Denisa Klempířová, Lubomír Fedák a Vít Cvrček. Téma se soustředilo na otázku, jestli se pro správu dokumentů podařilo za více než dvacet let vytvořit a udržet jasný systém pravidel, nebo jestli si jednotlivé oblasti vytvářejí vlastní přístupy.
Pro digitální dokumenty je to klíčové. Pokud pravidla nejsou jasná, vzniká nejistota. A ta se neprojeví nutně hned při vytvoření dokumentu. Často se ukáže až později, při kontrole, auditu, sporu, skartaci nebo při potřebě doložit, co se skutečně stalo.
Proto má pro firmy i veřejnou správu smysl stavět digitální dokumenty na ověřitelném právním a technickém rámci. Software602 je kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS a nabízí služby pro elektronické podpisy, pečetě, časová razítka, validaci a dlouhodobé uchovávání dokumentů.
Budoucnost správy dokumentů bude souviset i s digitální identitou
Závěrečný diskuzní blok konference se ptal, jaká je budoucnost správy elektronických dokumentů. Moderoval jej Miroslav Kunt a vystoupili Zbyšek Stodůlka, Radek Pokorný, Tomáš Bezouška, Monika Dvořáková a Martin Linhart. Blok otevřel otázku, zda je elektronická spisová služba stále relevantním nástrojem moderní správy dokumentů, a upozornil na informační systémy, které nechtějí mít se spisovou službou mnoho společného.
Budoucnost elektronických dokumentů ale nebude jen o spisových službách. Bude také o digitální identitě, ověřených údajích a schopnosti propojit dokumentový proces s tím, kdo jedná, za koho jedná a s jakým oprávněním.
Do této oblasti vstupuje evropská digitální peněženka EUDI Wallet. Martin Vondrouš v rozhovoru pro CFOtrends upozorňuje, že evropská digitální peněženka nebude jen nový způsob, jak se prokázat online. Pro firmy je důležité hlavně to, že mohou získat ověřený údaj od zaměstnance, zákazníka nebo dodavatele a rovnou nad ním spustit konkrétní proces.
Právě proto připravujeme EUDIW konektor Software602. Jeho smyslem je propojit evropskou digitální peněženku s firemními a úředními systémy tak, aby ověřené údaje neskončily jen na obrazovce mobilu, ale mohly se použít v konkrétním procesu, například ve formuláři, DMS, spisové službě nebo interní aplikaci.
Tohle je přirozené pokračování debaty o elektronických dokumentech. Dříve jsme řešili hlavně to, jak dokument elektronicky podepsat a uložit. Teď k tomu přibývá otázka, jak do procesu bezpečně přinést ověřené údaje, atributy a oprávnění.
Co konference CNZ 2026 připomněla
Konference CNZ 2026 připomněla, že elektronické dokumenty nejsou uzavřená kapitola. Mají za sebou dvacet let vývoje a před sebou další změny: nové služby, nové evropské rámce, požadavky na důvěryhodnost, archivaci, interoperabilitu a jednoduchost pro uživatele.
Pro Software602 zůstává hlavní pointa stejná. Digitální dokument má být snadný pro člověka, který s ním pracuje, ale zároveň musí mít důkazní hodnotu. Musí být podepsaný nebo opatřený pečetí tam, kde je to potřeba. Musí mít časový důkaz. Musí jít ověřit. Musí být správně doručený, uložený a dohledatelný.
Proto se nedá správa elektronických dokumentů oddělit od eIDAS služeb, datových schránek, archivace ani budoucí práce s digitální identitou. Všechny tyto oblasti odpovídají na stejnou otázku, kterou si konference dala přímo do názvu: co po nás zbude.
