Digitalizace se nejlépe zavádí ve chvíli, kdy lidé rozumějí tomu, proč ji dělají. Proto v Software602 pořádáme webináře, ve kterých vysvětlujeme elektronické dokumenty bez zbytečné teorie a bez marketingových zkratek.
Elektronický podpis, archivace, formuláře nebo HR dokumenty se často tváří jako technické téma. Jenže v běžném provozu rozhodují hlavně procesy. Kdo dokument připraví. Kdo ho schválí. Kdo ho podepíše. Jak se ověří identita. Kam se dokument uloží. A jak organizace za několik let prokáže, že podpis nebo pečeť byly platné.
Právě tyto souvislosti ve webinářích otevíráme. Ukazujeme, kde lidé nejčastěji chybují, jak přemýšlet nad digitálním procesem a proč nestačí převést papírový dokument do PDF.
Co se na webinářích Software602 dozvíte?
Na webinářích Software602 se dozvíte, jak pracovat s elektronickými dokumenty bezpečně, srozumitelně a v návaznosti na reálné fungování firmy nebo úřadu. Témata se pravidelně vracejí k elektronickému podpisu, digitální archivaci, formulářovým řešením, digitalizaci HR a zákonu o právu na digitální služby.
U elektronického podpisu vysvětlujeme rozdíly mezi typy podpisů, právní účinky, ověření identity i to, jak podpis zapojit do HR, obchodních nebo interních schvalovacích procesů.
U digitální archivace se zaměřujeme na dlouhodobou důvěryhodnost dokumentů. Nestačí vědět, kde leží soubor. Organizace potřebuje prokázat, že dokument vznikl, nebyl změněn a jeho podpis nebo pečeť šlo v daném čase ověřit.
U formulářových technologií řešíme hlavně veřejnou správu. Elektronický formulář nemá být PDF ke stažení, ale součást digitální služby, která občana provede podáním a úřadu umožní dokument dál zpracovat.
U digitalizace HR ukazujeme, že pracovněprávní dokument nekončí podpisem. HR potřebuje řešit přípravu dokumentu, schválení, doručení, souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací, uložení do osobní složky a dlouhodobou archivaci.
A u zákona o právu na digitální služby pomáháme úřadům rozlišit, co je legislativní povinnost, co procesní změna a co technické řešení.
Shrnutí pro zaneprázdněné
- V Software602 dlouhodobě vzděláváme veřejnost v oblasti elektronických dokumentů, podpisů, archivace, formulářů, HR digitalizace a eGovernmentu.
- Na webinářích vystupují odborníci, kteří tato témata řeší v konkrétních projektech pro firmy i úřady.
- Účastníci hodnotí naše webináře průměrnou známkou 4,89 z 5.
- Zpětná vazba potvrzuje, že by účastníci webináře doporučili svým kolegům nebo známým.
- Další odborný obsah najdete ve Znalostní bázi Software602, aktuální termíny v sekci Události Software602 a záznamy na YouTube kanálu Software602.
Proč je elektronický podpis téma?
Elektronický podpis používá čím dál víc lidí, ale praktické otázky nezmizely. Jaký typ podpisu stačí pro konkrétní dokument? Kdy dává smysl kvalifikovaný podpis? Jak ověřit identitu podepisujícího? A co se s dokumentem stane za pět nebo deset let?
Podepsat dokument je dnes snadné. Důležité je také vědět, kdo ho podepsal, jakým způsobem, s jakou úrovní ověření a jestli podpis obstojí i později. Právě proto se v našich webinářích nevěnujeme jen samotnému podpisu, ale celé cestě dokumentu.
Jedna z účastnic po webináři napsala:
Tahle reakce dobře vystihuje, proč webináře pořádáme. Pomáhají lidem, kteří s elektronickým podpisem začínají, ale i těm, kteří ho používají roky a chtějí mu rozumět hlouběji.
Proč digitální archivace není obyčejné úložiště?
Digitální archivace má udržet dokument důvěryhodný i po letech. Nestačí uložit soubor do složky a doufat, že bude za deset let použitelný.
U dlouhodobě uchovávaných dokumentů organizace potřebuje řešit čitelnost, integritu, metadata, časová razítka, ověřování podpisů, přístupová práva a auditní stopu. Jinak se může stát, že dokument sice najde, ale nebude schopná prokázat, že se nezměnil nebo že podpis byl v době vzniku platný.
Ve webinářích proto vysvětlujeme rozdíl mezi pasivním uložením dokumentu a aktivní archivní péčí. Papírový šanon možná přežije hodně. Digitální audit ale potřebuje víc než složku s názvem „Archiv“.
Proč jsou formuláře pro úřady víc než PDF?
Elektronický formulář má občanovi pomoct službu skutečně vyřídit. Pokud si člověk formulář jen stáhne, vytiskne, podepíše a znovu pošle úřadu, digitalizace udělala zbytečnou zajížďku.
U formulářů pro veřejnou správu řešíme srozumitelnost, přístupnost, soulad se zákonem o právu na digitální služby, napojení na portály, spisovou službu a další systémy úřadu. Dobrý formulář nemá žít mimo proces. Má být začátkem digitální služby, která pokračuje i po odeslání.
Proto se ve webinářích věnujeme jak legislativě, tak praktickému návrhu formulářů. Úřad potřebuje službu, která dává smysl občanovi, úředníkovi i navazujícím systémům.
Proč digitalizace HR nekončí podpisem smlouvy?
Digitalizace HR nekončí tím, že zaměstnanec podepíše pracovní smlouvu elektronicky. Skutečný přínos vzniká až ve chvíli, kdy HR tým vidí celý proces a nemusí ručně hlídat, kde se dokument zastavil.
Pracovněprávní dokument má vlastní cestu. Někdo ho připraví, někdo schválí, někdo podepíše, zaměstnanec ho musí dostat do své dispozice a organizace ho musí správně uložit. Do toho vstupuje souhlas s elektronickou komunikací, identifikace zaměstnance, osobní složka, spisová služba a archivace.
Právě proto se digitalizaci HR věnujeme opakovaně. Nejde o jednu funkci, ale o změnu práce personalistiky. HR má získat přehled, méně ruční kontroly a jistotu, že dokumenty projdou správnou cestou.
Proč se věnujeme zákonu o právu na digitální služby?
Zákon o právu na digitální služby mění očekávání vůči veřejné správě. Občan má mít možnost vyřídit vybrané služby digitálně, ale pro úřad to neznamená jen zveřejnit další formulář na webu.
Úřady musí vědět, které služby digitalizovat, kdy, jaké mají povinnosti, jak pracovat s katalogem služeb a jak digitální podání navázat na interní procesy. V praxi jde o propojení legislativy, formulářů, portálů, spisových služeb a dokumentových procesů.
Na webinářích pomáháme úřadům pochopit, co z pravidel plyne pro konkrétní agendy. Digitální služba má fungovat pro občana, ale zároveň nesmí vytvořit nový chaos uvnitř úřadu.
Kdo stojí za webináři Software602?
Webináře Software602 vedou lidé, kteří se digitalizaci věnují v konkrétních projektech. Díky tomu se v nich nepotkáváte jen s teorií, ale s odborníky, kteří znají legislativu, technologii i běžný provoz firem a úřadů.
Ing. Martin Vondrouš
Martin Vondrouš je manažer rozvoje eIDAS řešení v Software602. Patří mezi hlavní tváře témat elektronického podpisu, digitální archivace, eIDAS služeb a dlouhodobé důvěryhodnosti dokumentů.
Ve webinářích vysvětluje rozdíly mezi typy elektronických podpisů, význam časových razítek, aktivní archivní péči a návaznost podpisu na celý život dokumentu. Jeho témata ocení firmy a úřady, které chtějí podepisovat elektronicky, ale zároveň potřebují právní jistotu, bezpečnost a dlouhodobou ověřitelnost.
Mgr. Jan Frk
Jan Frk je ředitel strategických projektů Software602. Dlouhodobě se věnuje digitalizaci veřejné správy, zákonu o právu na digitální služby a projektům, které pomáhají úřadům převádět agendy do digitální podoby.
Ve webinářích vysvětluje, co z legislativy skutečně plyne pro úřady, gestory agend a manažery digitalizace. Jeho přístup stojí na praktickém propojení právních požadavků, procesů úřadu a technického řešení.
Mgr. Michal Vejvoda
Michal Vejvoda je ředitel divize eGovernment v Software602. Zaměřuje se na digitalizaci řešení pro veřejnou správu, praktické nasazení formulářů do provozu úřadů, integrace na interní systémy a publikaci služeb pro občany.
Ve vzdělávacích akcích propojuje legislativní povinnosti s tím, co úřad skutečně potřebuje: srozumitelný formulář, napojení na interní agendy a digitální službu, která nekončí u tlačítka „odeslat“.
Ing. Jiří Marušák
Jiří Marušák je projektový manažer a specialista na formulářová řešení pro veřejnou správu. Věnuje se tomu, jak elektronické formuláře vznikají, jak se upravují, publikují a napojují na další systémy úřadu.
Jeho role je důležitá hlavně pro organizace, které nechtějí zůstat u teorie. Formulář musí splnit požadavky zákona, ale také fungovat pro občana, úředníka i navazující systém. Právě v tom se ukazuje rozdíl mezi souborem ke stažení a skutečně digitální službou.
Pavel Salava
Pavel Salava se v Software602 věnuje digitalizaci HR. Zaměřuje se na pracovněprávní dokumenty, elektronické podepisování, doručování, souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací, osobní složku a napojení HR procesů na další systémy.
Ve webinářích ukazuje, že digitalizace HR není převod papíru do PDF. Je to změna procesu, ve kterém HR potřebuje vidět stav dokumentu, odpovědnost jednotlivých účastníků a výsledek, který obstojí i při pozdější kontrole.
Jak účastníci hodnotí webináře Software602?
Účastníci hodnotí webináře Software602 průměrnou známkou 4,89 z 5. Zpětná vazba zároveň potvrzuje, že by je doporučili svým kolegům nebo známým.
To je pro nás důležité, protože odborný webinář musí obstát jinak než běžná prezentace. Účastník si z něj má odnést konkrétní odpověď. Má vědět, jaký další krok udělat, na co si dát pozor a kde najde další informace.
Dobré hodnocení pro nás není tečka na konci webináře. Je to závazek, že máme dál vysvětlovat digitalizaci tak, aby byla srozumitelná i pro lidi, kteří nechtějí studovat legislativu ani technickou dokumentaci, ale potřebují správně rozhodnout.
Kde najdete další vzdělávací obsah?
Další odborný obsah najdete ve Znalostní bázi Software602, kde se věnujeme elektronickému podpisu, eIDAS, archivaci, digitálním úkonům, formulářům i dalším tématům spojeným s elektronickými dokumenty.
Aktuální webináře, konference a setkání najdete v sekci Události Software602. Záznamy publikujeme také na YouTube kanálu Software602, aby se k nim mohli vracet lidé, kteří se webináře nemohli zúčastnit živě nebo si chtějí některé části projít znovu.
Proč sledovat webináře Software602?
Webináře Software602 se hodí pro každého, kdo nechce digitalizovat metodou pokus omyl. Elektronický podpis, archivace, formuláře, HR dokumenty i digitální služby veřejné správy mají společný základ: dokument musí vzniknout, projít správnou cestou, být důvěryhodně podepsaný nebo odeslaný, správně uložený a později dohledatelný.
V Software602 tato témata propojujeme. Neoddělujeme podpis od archivace, formulář od spisové služby ani HR dokument od doručení zaměstnanci. Díky tomu dokážeme o digitalizaci mluvit jako o celém procesu, ne jako o sadě samostatných nástrojů.
Za webináři stojí stejná odbornost, na které stavíme naše řešení pro firmy a veřejnou správu. Jsme kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru dle eIDAS a máme certifikace ISO/IEC 27001:2022 pro řízení bezpečnosti informací, ISO/IEC 27017:2015 pro bezpečnost cloudových služeb, ISO/IEC 27018:2014 pro ochranu osobních údajů v cloudu, ISO 9001:2015 pro systém managementu kvality a ISO/IEC 20000‑1 pro řízení IT služeb. Máme vlastní vývojové centrum, profesionální hotline v češtině, více než 150 zaměstnanců a zkušenosti ze stovek digitalizačních projektů ve firmách i úřadech.
Podívejte se do Znalostní báze Software602, sledujte aktuální Události Software602 nebo si pusťte záznamy na YouTube kanálu Software602. Digitalizace se zavádí lépe, když lidé rozumějí tomu, co mění, proč to dělají a komu mohou důvěřovat.
