Pod vedením našeho zkušeného moderátora Martina Vondrouše na něm zástupci společností NSE Solutions, Silon a Metrostav prezentovali případy, jak jim digitalizace pomohla v personální oblasti a podepisováním a archivací pracovně‑právních dokumentů. Konkrétně sdíleli zkušenosti s naší aplikací Sofa nebo FormFlow pro oběh, schvalování, podepisování a archivaci dokumentů.
Martin Vondrouš na začátku představil systém elektronického podepisování, který vyvinul Software602, staví na serverovém HSM modulu a ke všem podpisům automaticky připojuje časová razítka. Díky tomu uživatelům odpadá starost s fyzickými tokeny či expirací karet a je garantována právní obhajitelnost takto podepsaných dokumentů. Martin se dotkl i tématu připravovaného evropského nařízení eIDAS 2.0, jež přináší koncept evropské peněženky digitální identity a vyšší bezpečnostní požadavky na kvalifikované poskytovatele elektronických podpisů. Zdůraznil také význam kvalifikované validace pro spolehlivé ověřování stavu dokumentů nezávisle na nastavení PDF prohlížečů a důležitost dlouhodobé archivace, která udržuje právní platnost dokumentů i po vypršení platnosti samotných certifikátů.
NSE Solutions úplně opustila papírovou personalistiku
První přednášky se chopila Adéla Lélyová, process magager společnosti NSE Solutions, která se zabývá personalistikou a kvůli časově neúměrnému papírovému zpracování dokumentů přešla na elektronické podepisování smluv pomocí Sofy. „Řešíme zhruba 30 až 40 nástupů zaměstnanců měsíčně. S každým z nich je potřeba podepsat v závislosti na tom kterém zákazníkovi sedm až devět dokumentů, takže musíme načítat okolo 300 dokumentů měsíčně, kdy jsme každý museli vzít několikrát do ruky, naskenovat a dále s nimi pracovat. Byla s tím spojena spousta času a chybovost byla značná,“ konstatovala Adéla Lélyová. Sofa společnosti umožnila dokumenty podepisovat elektronicky na dálku prostřednictvím SMS zpráv a využití osobního dotazníku, což značně zjednodušilo proces onboardingu zaměstnanců.
Přestože firma zpočátku narážela na zvyky na papírovou podobu a občasnou neznalost úřadů, digitalizace přinesla eliminaci chybovosti, lepší archivaci a celkové zefektivnění interních procesů. Dříve musela zpracování každého papírového dokumentu věnovat zhruba 15 minut, nyní jde o vteřiny. Součástí nového workflow je také předvyplnění elektronického osobního dotazníku na mobilu a integrovaná správa datové schránky, což vedlo k další úspoře času a výraznému snížení chybovosti. „Sofa nám celkově rozšiřuje možnosti práce na dálku i spravování dalších agend, o nichž víme, že je tato aplikace nabízí. Podepisování pro nás bylo vstupem do digitalizace a věříme, že v tom budeme dál pokračovat, protože nám to dává smysl. Posunulo nás to do 21. století, kde papír už nebude potřeba, ať se nám to líbí nebo ne,“ uvedla Adéla Lélyová.
Silon elektronicky propojil dokumentaci napříč závody v Česku a USA
Digitalizaci archivu ve společnosti Silon, která se zabývá výrobou plastových kompozitů, představil v následující prezentaci její IT specialista David Macek. Na začátku byl požadavek jednatele společnosti na přechod k bezpapírové kanceláři. Firma, která disponuje 430 zaměstnanci a provozuje závody v České republice a Spojených státech, potřebovala stabilní on‑premise řešení umožňující lokální správu dat, vysokou kybernetickou bezpečnost a intuitivní uživatelské prostředí. Hlavním cílem byla digitalizace klíčové dokumentace, jako jsou příchozí faktury, expediční a HR dokumenty, včetně automatizovaného vytěžování dat, razítkování a úprav softwaru na míru. FormFlow od Software602 zvítězil ve výběrovém řízení mezi několika dalšími produkty jiných dodavatelů.
Nasazení aplikace proběhlo během pouhých dvou a půl měsíce, přičemž klíčovým faktorem úspěšné implementace byla úzká součinnost a vytvoření vlastní vnitřní synchronizační spojky s interním IT týmem Silonu. Systém funguje plně automatizovaně – propojuje dokumenty (např. fotky z nakládek, výdejky a faktury) s kompletními metadaty, využívá Single Sign‑On (SSO) přihlašování a uchovává právní platnost archiválií. V současnosti archiv pojme desítky tisíc dokumentů a denně přibývá 200 až 300 nových položek, což zásadně zrychlilo vyřizování zákaznických reklamací i přípravu podkladů pro audity a finanční kontroly. David Macek si zároveň velice pochvaloval bezproblémové aktualizace softwaru a proaktivní, profesionální přístup týmu Software602.
Metrostav už díky Sofa archivoval 37 000 dokumentů
Zkušenosti s digitalizací HR procesů a dalších agend pro tisíce zaměstnanců stavební skupiny Metrostav prezentoval na Business Breakfast Josef Kadlčík, vedoucí útvaru personálního a mzdového controllingu. Skupina úspěšně implementovala novou aplikaci EOS (elektronický osobní spis), která kompletně digitalizuje HR procesy a další agendy pro tisíce zaměstnanců. Tento systém umožňuje vzdálené podepisování smluv a dokumentů pomocí bankovní identity, SMS nebo elektronických certifikátů, čímž eliminuje dřívější papírovou administrativu. Aplikace funguje jako webové rozhraní dostupné i z mobilních zařízení a výrazně zefektivňuje práci vedoucích pracovníků i personalistů.
Skupina Metrostav má 7 500 zaměstnanců a nové řešení se týká přibližně 3 500 z nich. Hlavním spouštěčem projektu byl masivní přesun více než 2 000 zaměstnanců mezi dceřinými společnostmi a potřeba nahradit pomalý, chybový oběh papírových dokumentů v podpisových knihách na rozptýlených stavbách po celé České republice i Evropě. Aplikace EOS, kterou Metrostav používá od února 2025, umožňuje správu, schvalování i podepisování dokumentů bez nutnosti VPN, a to v úzkém propojení s HR systémem REGIE a podpisovým nástrojem Sofa. Projekt se postupně rozšiřuje napříč dceřinými společnostmi a zahrnuje již desítky různých šablon pro efektivní správu personálních údajů.
K 1. říjnu letošního roku je systém úspěšně nasazen v pěti společnostech skupiny, zprocesováno bylo přes 80 šablon z 150 plánovaných agend (zahrnujících personalistiku, vzdělávání, OOPP, IT i mzdovou agendu) a počet archivovaných formulářů přesáhl 37 000. Aplikaci využívají technicko‑hospodářští pracovníci, externisté (podepisující pracovní smlouvy vzdáleně přes BankID) i dělníci, u kterých se testuje zapojení prostřednictvím sdílených tabletů. Hlavními přínosy jsou podle Josefa Kadlčíka vysoká rychlost, absolutní přehled o stavu schvalování a pozitivní zpětná vazba od zaměstnanců, přičemž do budoucna je cílem plně automatizovaný obousměrný přenos dat z EOSu zpět do core HR systému bez nutnosti ručního přepisování.
„Největším plusem tohoto řešení je pozitivní zpětná vazba – lidé si aplikaci chválí a sami přicházejí s nápady na digitalizaci dalších agend. Dříve museli nosit papíry, dnes už sami vyžadují řešení v EOSu. Vedoucí a personalisté oceňují přehlednost, protože v systému přesně vidí, u koho dokument visí a kdo je jeho řešitelem. Proces se tím výrazně zrychlil a zpřesnil,“ pochvaluje si Josef Kadlčík.
