U menší obce to zní jako drobnost. Na úřadě ale podobná drobnost rozhoduje o tom, jestli se dokument posune dál ještě dnes, nebo zůstane čekat. Tajemník Jiří Rosecký v rozhovoru pro Gordic popisuje jednoduchou situaci: starostka a místostarosta bydlí v Hlubočkách, takže jsou většinou k dispozici. On sám ale dojíždí ze sousedního kraje. Když mu referenti poslali dokumenty k podpisu a on zrovna nebyl na pracovišti, nemohl je z domova podepsat. Referenti pak museli probíhající finanční kontrolu ukončit, přepracovat a znovu předat k podpisu přítomným osobám. Celý proces se tím zbytečně prodlužoval.
Právě tady začíná smysl vzdáleného podpisu. Ne v abstraktní debatě o digitalizaci, ale v okamžiku, kdy připravený dokument čeká jen proto, že podepisující člověk není fyzicky u tokenu.
Hlubočky ukazují, jak má elektronický dokument projít úřadem
Obec Hlubočky na Olomoucku používá platformu GINIS od společnosti Gordic. Ta pokrývá široké spektrum agend a tvoří páteř práce s dokumenty na úřadě. Do tohoto prostředí se zapojilo vzdálené podepisování od Software602. Výsledek je pro úřad přímočarý: referent připraví v GINIS rozhodnutí nebo smlouvu a elektronicky ji odešle ke schválení. Schvalovateli dorazí notifikace, dokument si prohlédne a podepíše bez toho, aby řešil připojený USB token. Podepsaný dokument se automaticky vrátí zpět do spisové služby GINIS a je připravený k odeslání datovou schránkou.
Tohle je důležité. Podpis nevzniká bokem, mimo systém. Dokument se po podpisu vrací tam, kde má být. Úřad nemusí vytvářet paralelní cestu přes stažené soubory, ruční ukládání nebo obcházení nastaveného oběhu.
V Hlubočkách navíc nešlo jen o pohodlí. Úřad stál před nutností vyměnit větší množství tokenů, kterým končila životnost. Do rozhodování vstoupila i připravovaná kratší doba účinnosti certifikátů. Jejich opakovaná obnova by postupně znamenala další administrativu. Vzdálené podepisování proto vyřešilo hned několik věcí najednou: fyzickou závislost na tokenu, správu certifikátů i plynulost schvalování.
Podpis nesmí vracet úřad zpátky k papíru
Tajemník Hluboček v rozhovoru popisuje, že se po jeho příchodu na úřad podařilo změnit pohled referentů na elektronizaci. Dřív se podle něj stávalo, že úředníci dokument vytiskli, podepsali, orazítkovali, naskenovali a poslali druhé straně datovou schránkou jako elektronický dokument. Dnes už tuto dobu označuje za pryč.
To je možná nejsilnější část celého příběhu. Digitalizace na úřadě nekončí tím, že dokument dorazí do systému. Musí projít celou cestou elektronicky. Jakmile ho kvůli podpisu někdo vytiskne, proces se láme. Přibývá práce, vznikají verze, přidává se skenování a úřad ztrácí výhodu, kterou mu elektronický dokument měl přinést.
Vzdálený podpis pomáhá tento zlom odstranit. Dokument může vzniknout elektronicky, projít schválením, získat podpis a pokračovat dál do spisové služby nebo datové schránky. Pro občana nebo partnera úřadu je podstatný výsledek. Pro úředníky je podstatné, že kvůli podpisu nemusí měnit celý způsob práce.
Jeden klik, méně čekání
Hlubočky už využívají podepisování více dokumentů na jeden klik. Tajemník ho začal používat sám a postupně ho učí i kolegy. Výsledek popisuje jednoduše: v podpisovém modulu mohou trávit méně času. Dalším krokem má být podepisování přes mobilní aplikaci.
Tohle není okrajová funkce. Na úřadě se dokumenty nekupí po jednom. Starostka, tajemník nebo místostarosta často řeší sadu rozhodnutí, smluv, finančních dokumentů nebo dalších výstupů. Když se každý podpis musí obsloužit zvlášť, vzniká z rutinní činnosti blok času, který by mohl úřad využít jinde.
Podepisování více dokumentů najednou zrychluje přesně tu část práce, která se opakuje pořád dokola. A právě opakované úkony rozhodují o tom, jestli digitalizace lidem na úřadě pomáhá, nebo je jen nutí obsluhovat další nástroj.
Ocenění pro úřad, který začal měnit každodenní chod
Tajemník obce Hlubočky Jiří Rosecký uspěl v celostátní soutěži eOsobnost eGovernmentu 2026 v kategorii obcí. Soutěž oceňuje osobnosti, které nad rámec běžných povinností přispívají k rozvoji elektronizace veřejné správy v České republice.
Sám Rosecký v rozhovoru zdůrazňuje, že ocenění nevnímá jako individuální zásluhu. Mluví o podpoře kolegů na úřadě, jejich otevřenosti k novinkám, aktivním přístupu ke zefektivňování agendy a vlastní iniciativě přicházet s inovacemi. Zmiňuje také dlouholetého partnera GORDIC Distributor Korac, který úřadu poskytuje servis a podporu při digitalizaci.
To dává ocenění dobrý kontext. Hlubočky neukazují digitalizaci jako jednorázový projekt, který se zavede a odškrtne. Ukazují ji jako postupnou změnu práce na úřadě. Někde pomůže nový způsob podepisování, jinde webový klient, jinde skenovací linka nebo aktualizovaný spisový řád.
Co přijde dál
Hlubočky už plánují další kroky. Kromě podepisování přes mobilní zařízení chtějí řešit digitalizaci dokumentů hned na vstupu. To znamená skenovací linku, která ulehčí práci podatelně při skenování a přiřazování dokumentů k evidenčním záznamům. Po povýšení platformy GINIS chce tajemník přejít na webového klienta, protože většina referentů v něm už pracuje. S nápadem na širší využití webového klienta přišly samy referentky z finančního odboru, které chtěly používat webové prostředí ve všech ekonomických modulech.
To je další konkrétní detail, který stojí za pozornost. Změna nejde jen shora. Když lidé na úřadě zjistí, že jim digitální nástroje opravdu zjednodušují práci, začnou přicházet s dalšími požadavky sami.
Tajemník zároveň připomíná, že Hlubočky jsou úřad s patnácti úředníky. Digitalizace tam nejde přes velká gesta, ale přes postupné kroky. Sám říká, že jdou malými krůčky: v něčem později než jiní, v něčem naopak dříve.
Spolupráce Gordicu a Software602 má dopad tam, kde úřad skutečně pracuje
Na příkladu Hluboček je dobře vidět, proč dává propojení GINIS od Gordicu se vzdáleným podpisem od Software602 smysl. GINIS drží dokumenty a agendy, Software602 přináší technologii pro bezpečné vzdálené podepisování. Úředník zůstává v prostředí, které zná. Schvalovatel nemusí čekat na token. Podepsaný dokument se vrací zpět do spisové služby a může pokračovat dál.
Pro úřad to znamená kratší cestu dokumentu. Pro vedení větší volnost při schvalování. Pro referenty méně přepracování a méně čekání. A pro občany rychlejší vyřízení věcí, které se bez podpisu nemohou posunout.
Hlubočky ukazují, že vzdálený podpis není technická vychytávka navíc. Je to způsob, jak odstranit jedno z míst, kde se elektronický dokument na úřadě často zastaví.
Podpis má dokument posunout dál
Na úřadě se podepisuje pořád. Rozhodnutí, smlouvy, finanční kontrola, interní dokumenty, výstupy pro datovou schránku. Když je podpis vázaný na fyzický token a konkrétní pracoviště, stačí nepřítomnost jednoho člověka a připravený dokument čeká.
V Hlubočkách se rozhodli tenhle bod změnit. Díky spolupráci Gordicu a Software602 se vzdálené podepisování stalo součástí oběhu dokumentů v GINIS. Dokument připraví referent, schvalovatel ho podepíše, spisová služba ho přijme zpět a úřad pokračuje dál.
Přesně tak má vypadat změna, kterou lidé na úřadě poznají. Ne jako další vrstva administrativy. Ale jako kratší cesta od připraveného dokumentu k vyřízené věci.