Digitalizace HR ve veřejné správě znamená převést pracovněprávní dokumenty z papírového oběhu do řízeného digitálního procesu. Nestačí vytvořit PDF a poslat ho k podpisu. Úřad musí řešit vznik dokumentu, data z personálního systému, schvalování, podpis zaměstnavatele i zaměstnance, doručení, souhlas s elektronickou komunikací, napojení na spisovou službu, osobní složku a dlouhodobé uložení. Pavel Salava na Roku informatiky ukázal, že při dobře navrženém procesu lze zvládnout i hromadné HR agendy, například stovky platových výměrů během několika dnů.
Co je Rok informatiky
Rok informatiky je tradiční setkání lidí, pro které je důležitá elektronizace veřejné správy v Česku. V rámci konference spolu diskutují zástupci ministerstev, krajů, měst a obcí i technologičtí partneři, kteří se podílejí na digitalizaci veřejné správy. Ročník 2026 se konal 10.–12. června v Telči a podle pořadatelů nabídl tři dny prezentací, diskusí a neformálních setkání.
Pro Software602 je Rok informatiky přirozené místo pro témata, která úřady řeší každý den. Elektronické podpisy, eIDAS služby, spisová služba, formuláře, důvěryhodné dokumenty, datové schránky a digitalizace HR nejsou oddělené světy. V praxi se potkávají v jednom dokumentu, který musí vzniknout, projít schválením, být podepsán, doručen, uložen a později dohledán.
Digitalizace pracovněprávních dokumentů není jen PDF
Pavel Salava ve své prezentaci pojmenoval jednu z nejčastějších chyb v digitalizaci HR: zaměnit digitalizaci za převod papíru do PDF. U pracovněprávních dokumentů nejde jen o soubor, který někdo elektronicky podepíše. Jde o celý proces, který se kolem dokumentu musí odehrát.
V papírovém světě personalistika často dokument vytiskne, rozešle, nechá podepsat a čeká, až se vrátí. Jenže u větší organizace se stovkami zaměstnanců to znamená velké množství ruční práce, urgencí a nejistoty. V prezentaci zazněla zkušenost od jiného zákazníka, podle které se v papírovém oběhu reálně vracelo maximálně 90 % dokumentů. Zbývajících zhruba 10 % se po cestě ztratilo, zapomnělo nebo nedopadlo správně.
U pracovněprávních dokumentů je to zásadní problém. Nejde o běžné interní oznámení. Jde o dokumenty, které se týkají vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, a proto musí být jasné, kde dokument je, kdo ho má podepsat, kdy byl doručen a kde bude uložený.
Jak vypadá digitální HR proces ve veřejné správě
V prezentovaném projektu šlo přibližně o 500 zaměstnanců a řadu pracovněprávních procesů. Na začátku existovala podrobná preanalýza z pohledu personálního oddělení, která popsala zhruba 15 procesů. Technologicky se je podařilo převést přibližně do 8 procesních scénářů.
To je důležité z praktického hlediska. Personalistika může mít mnoho různých dokumentů: pracovní smlouvy, dodatky, platové nebo mzdové výměry, dohody, žádosti zaměstnanců, změny pracovní doby nebo dokumenty vznikající kvůli organizační změně. Z pohledu technologie ale často nejde o desítky úplně odlišných světů. Jde o několik typů procesů, které se dají řídit podobným způsobem.
Pavel Salava popsal dvě základní skupiny dokumentů. První vzniká z vůle organizace, například kvůli legislativě nebo organizační změně. Druhá vzniká na základě žádosti zaměstnance, nadřízeného nebo jiné osoby. V obou případech je potřeba, aby dokument prošel správnou cestou: vznik, vyjádření, schválení, podpis zaměstnavatele, podpis zaměstnance, doručení, uložení a případně napojení na další systémy.
Proč je důležité napojení na spisovou službu
Veřejná správa má u dokumentů požadavky, které nelze obejít jen tím, že se dokument elektronicky podepíše. Pavel Salava upozornil, že personální dokumenty měly v papírovém světě často zvláštní postavení a ne vždy byly plně provázané se spisovou službou. V digitálním světě se ale tato výjimka ztrácí. HR dokument musí mít správnou vazbu na spisovou službu a v některých případech také číslo jednací ještě před podpisem.
To komplikuje zejména situace, kdy úřad pracuje s člověkem před nástupem. Budoucí zaměstnanec ještě nemusí existovat v interních systémech ani v identitním managementu, ale dokumenty s ním už podepisovat potřebujete. Řešení proto musí umět pracovat nejen se stávajícím zaměstnancem, ale i s fyzickou osobou mimo evidenční stav organizace.
V prezentaci zaznělo, že u podpisů před nástupem lze pracovat se soukromým e‑mailem, SMS kódem na soukromý telefon a možností podepsat přes bankovní identitu. Zároveň bylo zmíněno, že řešení je připravené na napojení přes národní standard pro spisové služby.
Budou zaměstnanci chtít komunikovat elektronicky?
Jedna z největších obav při digitalizaci HR zní jednoduše: co když zaměstnanci nebudou chtít elektronicky komunikovat?
U pracovněprávních dokumentů je tato otázka oprávněná. Zaměstnance nelze do elektronické komunikace jednoduše nutit a organizace musí umět pracovat i s variantou, kdy souhlas nedá. Pavel Salava popsal, že řešení proto počítalo i s papírovou větví. Dokument může většinu cesty projít elektronicky, v konkrétním kroku se pro zaměstnance bez souhlasu převede do papírové podoby a po návratu se znovu zařadí do elektronického procesu.
Zajímavý je ale výsledek. Podle prezentace se podařilo získat souhlas s elektronickou komunikací přibližně u 95 % zaměstnanců. Pavel Salava zároveň uvedl, že zkušenost z implementací ve veřejné správě i komerčním světě je podobná: většina lidí elektronickou komunikaci přijímá a nesouhlas se obvykle pohybuje v jednotkách procent.
To je důležitá zpráva pro úřady, které se digitalizace HR obávají právě kvůli zaměstnancům. Papírová výjimka má existovat, ale nemusí brzdit celý proces. Hlavní cesta může být elektronická a papír se může stát řízenou výjimkou.
450 platových výměrů během několika dnů
Nejlépe se přínos digitalizace ukáže ve chvíli, kdy personalistika musí zpracovat velké množství dokumentů v krátkém čase. V prezentaci zazněl příklad zpracování přibližně 450 platových výměrů na konci kvartálu.
Proces zahrnoval vygenerování dokumentů, interní schválení, podpis ze strany ředitele, odeslání zaměstnancům a doručení. Podle Pavla Salavy se podařilo celou záležitost uzavřít zhruba v rozsahu dvou dnů od vygenerování dokumentů po jejich schválení, podpis a odeslání zaměstnancům. Většina dokumentů byla vyřešena přibližně během dvou až tří dnů.
Důležité bylo i to, že personalistika viděla stav každého dokumentu. Nemusela obcházet všechny zaměstnance ani ručně sledovat, kde se který papír nachází. Stačilo řešit ty případy, které se zdržely. Zaměstnanci mohli dokument vyřídit z telefonu nebo domácího počítače.
Doručení je stejně důležité jako podpis
U pracovněprávních dokumentů nestačí jen dokument dodat nebo přidat do systému. Pavel Salava zdůraznil rozdíl mezi prostým dodáním dokumentu a skutečným doručením. Zaměstnanec musí aktivně potvrdit, že se k němu podepsaný dokument dostal. Teprve tehdy může dokument nabývat potřebných právních účinků.
To je jeden z důvodů, proč se digitalizace HR nemá redukovat na tlačítko „podepsat“. Podpis je zásadní, ale celý proces musí řešit také doručení, potvrzení, stav dokumentu, archivaci a vazbu na další systémy. Bez toho úřad sice může mít elektronicky podepsaný dokument, ale nemusí mít pod kontrolou celý jeho životní cyklus.
Jak pomáhá Software602 s digitalizací HR ve veřejné správě
Software602 pomáhá úřadům převést pracovněprávní dokumenty z papírového oběhu do řízeného digitálního procesu. Nejde jen o elektronický podpis jednoho PDF, ale o celou cestu dokumentu: načtení dat z personálního systému, vytvoření dokumentu ze šablony, schválení, podpis zaměstnavatele i zaměstnance, doručení, napojení na spisovou službu, uložení do elektronické osobní složky a dlouhodobou důvěryhodnou archivaci.
Řešení počítá i se specifiky veřejné správy. Patří sem číslo jednací, vazba na spis, práce s budoucími zaměstnanci před nástupem, souhlas s elektronickou komunikací, papírová výjimka pro zaměstnance, kteří elektronickou cestu nevyužijí, a integrace na personální systém i spisovou službu.
Pro personalistiku to znamená přehled o stavu každého dokumentu, méně ručního dohledávání a rychlejší odbavení hromadných agend. Pro zaměstnance to znamená jednodušší vyřízení dokumentů bez zbytečného čekání na papír.
Co si z Roku informatiky odnést
Rok informatiky ukázal, že digitalizace veřejné správy se neposouvá jen velkými strategiemi. Často se posouvá v konkrétních agendách, kde papír dlouho přežíval, protože se proces zdál příliš složitý.
HR je přesně taková oblast. Má právní nároky, citlivá data, podpisy zaměstnanců, doručování, osobní složky, vazbu na spisovou službu a dlouhé archivační lhůty. Právě proto nestačí digitalizovat jen dokument. Je potřeba digitalizovat proces kolem něj.
Prezentace Pavla Salavy ukázala, že to jde. I v agendě, která se digitalizaci dlouho vyhýbala, lze nastavit elektronickou cestu od dat v personálním systému až po uložení do spisové služby. A když je proces dobře navržený, nemusí z něj mít strach ani personalistika, ani zaměstnanci.
FAQ
Co firma Software602 představila na Roku informatiky?
Firma Software602 byla na konferenci Rok informatiky 2026 a Pavel Salava vystoupil s prezentací „Digitalizace HR je v plném proudu“. Tématem byla digitalizace pracovněprávní dokumentace ve veřejné správě, včetně personálního systému, schvalování, elektronického podpisu, doručení, spisové služby a archivace.
Co znamená digitalizace HR ve veřejné správě?
Digitalizace HR ve veřejné správě znamená převést pracovněprávní dokumenty z papírového oběhu do řízeného digitálního procesu. Dokument má vzniknout z dat v personálním systému, projít schválením, podpisem, doručením, uložením a napojením na spisovou službu.
Proč nestačí převést pracovní dokument do PDF?
Protože PDF samo o sobě neřeší celý proces. U pracovněprávních dokumentů je potřeba vědět, kdo dokument připravil, kdo ho schválil, kdo ho podepsal, kdy byl doručen, kde je uložený a jak je navázaný na spisovou službu.
Budou zaměstnanci souhlasit s elektronickou komunikací?
Podle zkušenosti prezentované Pavlem Salavou se podařilo získat souhlas s elektronickou komunikací přibližně u 95 % zaměstnanců. Řešení ale musí počítat i s menšinou, která souhlas nedá, a nabídnout papírovou výjimku bez zastavení celého digitálního procesu.
Jak rychle lze zpracovat hromadné HR dokumenty?
V prezentaci zazněl příklad přibližně 450 platových výměrů, které prošly procesem od vygenerování přes schválení, podpis a odeslání zaměstnancům během několika dnů. Většina dokumentů byla vyřešena přibližně v rozsahu dvou až tří dnů.
Jakou roli má v HR digitalizaci spisová služba?
Ve veřejné správě musí být HR dokumenty v digitálním světě správně napojené na spisovou službu. Dokument může potřebovat číslo jednací ještě před podpisem a u některých procesů je nutné vytvořit nebo dohledat vazbu na spis.