Podatelna je stále úzkým hrdlem mnoha organizací. Ať už jde o městský úřad, ministerstvo, školu nebo soukromou firmu, každá organizace denně přijímá desítky až stovky dokumentů. Datové zprávy, e-maily, žádosti, smlouvy, formuláře nebo naskenované dokumenty.
Než se dostanou ke správnému člověku, musí je někdo zaevidovat, přečíst, pochopit jejich význam a rozhodnout, kam mají směřovat. Právě tento krok často zabírá nejvíce času a zároveň vytváří prostor pro chyby.
Jak funguje AI třídění dokumentů
Jakmile dokument dorazí do podatelny, systém pomocí umělé inteligence analyzuje jeho obsah a rozpozná klíčové informace.
- O jaký typ dokumentu se jedná
- Kterému odboru nebo oddělení je určen
- Do jakého procesu má být zařazen
- Jaké další kroky mají následovat
Dokument tak nemusí čekat na ruční vyhodnocení pracovníkem podatelny. Během několika sekund se automaticky zařadí do správného workflow a pokračuje ke zpracování.
Co může AI v podatelně vyřešit
Nasazení inteligentního třídění dokumentů pomáhá organizacím řešit několik dlouhodobých problémů:
- Omezení ručního přeposílání dokumentů mezi odděleními
- Rychlejší distribuce příchozích podání
- Snížení rizika chybného zařazení dokumentu
- Zkrácení doby mezi přijetím a zahájením zpracování
- Lepší vytížení pracovníků podatelny
- Vyšší přehled o stavu dokumentů
- Automatické zapojení dokumentů do schvalovacích a spisových procesů
- Snadnější zvládání období se zvýšeným počtem podání
- Konzistentní rozhodování bez vlivu lidské chyby
- Příprava organizace na další automatizaci dokumentových procesů
Od evidence dokumentů k inteligentnímu zpracování
Moderní podatelna už není pouze místem evidence příchozí pošty. Stává se vstupní branou do digitálních procesů organizace.
Řešení pro inteligentní zpracování dokumentů dnes běžně využívají automatickou klasifikaci, vytěžování dat a směrování dokumentů do správných procesů. Organizace díky tomu dokážou zrychlit práci s dokumenty a uvolnit kapacity zaměstnanců pro činnosti, které skutečně vyžadují lidské rozhodování.
Právě na tento trend navazuje nová funkcionalita Software602.
Jak to může vypadat v praxi
Na městský úřad dorazí během jednoho dne desítky datových zpráv. Některé patří stavebnímu odboru, jiné sociálnímu odboru, další řeší místní poplatky nebo správu majetku.
Dnes pracovník podatelny zprávu otevře, přečte, vyhodnotí její obsah a rozhodne, kam ji předat. Nově tento krok převezme AI. Dokument rozpozná, zařadí do správné agendy a automaticky jej předá odpovědnému útvaru. Úředník už neřeší distribuci dokumentů, ale pouze výjimky a nestandardní případy.
Míříme do finálního testování
Nové AI třídění dokumentů aktuálně vstupuje do závěrečné fáze testování. Ověřujeme přesnost klasifikace, správnost směrování dokumentů i možnosti nasazení v prostředí veřejné správy a podnikových organizací. Naším cílem je, aby se příchozí dokument stal okamžitě součástí správného procesu bez zbytečných prodlev a manuálních kroků.
Chcete vidět AI podatelnu v praxi?
Zajímá vás, jak může automatické třídění dokumentů fungovat ve vaší organizaci? Domluvte si konzultaci se specialisty Software602. Rádi vám představíme konkrétní scénáře využití, očekávané přínosy i možnosti zapojení do pilotního provozu.
