Vydávání digitálních osvědčení o akreditaci

Výchozí stav

Cesta k digitálním osvědčením o akreditaci s právní účinností

Český institut pro akreditaci, o. p. s., národní akreditační orgán České republiky, se v souladu s trendem digitalizace veřejné správy rozhodl přejít na elektronickou formu osvědčení o akreditaci. Projekt měl podpořit naplňování principů zákona o právu na digitální služby. Cíl byl jasný. Nahradit papírovou formu osvědčení o akreditaci elektronickým dokumentem, který by měl stejnou právní účinnost a podobný grafický design jako fyzický dokument na speciálním papíru s perforací a holografickými znaky. Zároveň chtěl nahradit ruční podepisování osvědčení o akreditaci elektronickým podpisem, který by umožnil podepsat vydané dokumenty odkudkoli. Na sklonku roku 2024 se proto rozhodl aktivně hledat nové čistě bezpapírové řešení.

Zlom

Sofa propojila vydávání, podepisování, bezpečnost i archivaci osvědčení

V době, kdy se Český institut pro akreditaci začal zajímat o možnost digitalizace vydávání osvědčení o akreditaci, řešil také svoji spisovou službu a byl v kontaktu se Software602. Původně se realizovalo několik úprav s elektronickým podepisováním ve spisové službě, kdy docházelo ke spojení použití kvalifikovaného elektronického podpisu a časových razítek do jednoho tlačítka, aby jeho zaměstnanci nemuseli dělat dva úkony po sobě.

Při této příležitosti došlo na poptání řešení možnosti podepisovat osvědčení o akreditaci, tj. dokumenty vytvořené v PDF přímo ve spisové službě. „Do té doby musel někdo připravit papírový dokument, někdo ho schválil, další také, protože jsme měli nastavenu kontrolu „čtyř očí“ a pak ho podepisoval ředitel odboru nebo jeho zástupce,“ líčí Martin Brabec.

Po krátké konzultaci mu bylo nabídnuto řešení přes aplikaci Sofa, v níž se dají podobné agendy lehce spravovat. „Papírová osvědčení už nejsou v dnešní době ideálním řešením, takže digitální forma pro nás byla vítaná i ve věci správy celého řízení. Když musíte něco vytisknout, přinést někomu na stůl, on to musí podepsat a pak se to musí odeslat, je to zbytečně komplikované,“ říká Martin Brabec, ICT manažer Českého institutu pro akreditaci, který měl digitalizaci vydávání osvědčení na starosti.

Samotný přechod k elektronickému vydávání osvědčení trval pouze půl roku, od listopadu 2024 do května 2025. Provázela ho nezbytná školení zaměstnanců, aby si všichni zvykli na nový proces. Náročnost nebyla příliš velká, podle Martina Brabce šlo spíše o sžití se systémem napříč všemi věkovými skupinami zaměstnanců. Pomohlo tomu i napojení Sofy na interní systém Českého institutu pro akreditaci Helios Nephrite od společnosti Asseco Solutions.

V systému Helios se vygenerují dva dokumenty, přičemž jeden je osvědčení o akreditaci a druhý příloha osvědčení. Tyto dva dokumenty se spojí do jednoho souboru PDF a putují do Sofy. Sofa zajistí schvalovací workflow mezi zpracovatelem a osobou oprávněnou dokument podepsat. Současně je dokument propojen s Národním blockchainovým registrem (NABRE) od společnosti ELA Blockchain Services, který umožňuje prokázat, že dokument nebyl po vydání změněn. Následně je dokument odeslán do datové schránky subjektu a zároveň se vrací do interního systému a končí v databázi akreditovaných subjektů na webu ČIA.

Nasazování nového systému provázela řada menších úprav, například vizuálního ukotvení a velikosti podpisu. Všechny finální změny se podařilo vyřešit k oboustranné spokojenosti.

Náročnost realizace nebyla příliš velká. Spíš šlo o to, aby si všichni zvykli na nový proces. S digitalizací osvědčení se nakonec sžil každý a teď už je pouze kvitována. Nikdo by se nechtěl vrátit zpět.

Martin Brabec ICT manažer ČIA

Přínosy

Snížení nákladů na vydání osvědčení o akreditaci o přibližně 70 %

Nasazení elektronického zpracování osvědčení o akreditaci pomohlo Českému institutu pro akreditaci k významným úsporám. Náklady na vystavení osvědčení klesly přibližně o 70 %, protože již není nutné používat speciální papír, tisk a manipulovat s fyzickým dokumentem.

Zmínit se musí i zákaznická podpora od Software602, za jejíž asistence se nedávno nasazovala do testovacího provozu nová verze Sofa. „Osvědčení vydáváme pravidelně, takže jakékoli zdržení by bylo velkou komplikací správního procesu. Jsme rádi, že můžeme testovat předem,“ vysvětluje Martin Brabec. Významnou časovou úsporu představuje i možnost vydávání certifikátů PostSignum pro kvalifikovaný elektronický podpis prostřednictvím Software602 přímo v sídle Českého institutu pro akreditaci, díky němuž nemusí ředitelé odborů a jejich zástupci kvůli obnově certifikátu osobně na Českou poštu.

Jediné, co zůstalo postaru na papíře, jsou žádosti podávané v rámci akreditačního procesu. „Jde o velké množství dat z papírů, které musíme zpracovat. Takže tuto agendu bychom chtěli digitalizovat jako další krok,“ plánuje Martin Brabec. Český institut pro akreditaci svým přístupem inspiruje i některé další organizace veřejného sektoru. „Líbí se jim naše řešení s blockchainem a digitálním podpisem,“ konstatuje ICT manažer Českého institutu pro akreditaci.

Hlavní přínosy:

• Jednoduché napojení na interní systém Helios
• Úplná mobilita, možnost podepisování z tabletu nebo smartphonu
• Automatické zařazení dokumentu do elektronické evidence a archivace
• Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu
• Řešení bylo navrženo v souladu s požadavky platné legislativy

Jak celý proces funguje

Propojení Sofy, Helios Nephrite a NABRE, elektronickým podpisem

Implementace probíhala od listopadu 2024 do května 2025. Součástí projektu bylo také napojení aplikace Sofa na interní systém Helios Nephrite od společnosti Asseco Solutions.

Proces dnes funguje následovně:

1. Dokument vznikne v systému Helios Nephrite vygenerováním osvědčení o akreditaci a jeho přílohy.
2. Oba soubory se spojí do jednoho PDF dokumentu a ten putuje do aplikace Sofa.
3. V Sofě proběhne schvalovací workflow.
4. Ředitel odboru nebo jeho zástupce dokument elektronicky podepíše.
5. Národní blockchainový registr (NABRE) uchová hash dokumentu, čímž se uchovává kryptografický otisk dokumentu a umožňuje ověřit jeho integritu.
6. Dokument je následující den odeslán do datové schránky subjektu.
7. Následně se vrátí do interního systému a uloží do databáze akreditovaných subjektů.