Digitalizace cestovních příkazů, která šetří čas a drží směr

Výchozí bod

Cestovní příkazy – ruční práce, která zabírala celé dny

Každý pracovník veřejné správy ví, že cesta na služební jednání zdaleka nekončí na nádraží. Vyplnit příkaz, nechat ho podepsat, fyzicky doručit ke schválení, pak čekat na zpětnou evidenci... To vše představovalo v Olomouckém kraji rutinní, ale časově náročnou agendu.

Každý cestovní příkaz musel být před vyúčtováním vytištěn, podepsán, fyzicky přenesen mezi odděleními a následně založen do spisové služby. V okamžiku, kdy úřad čelil rostoucímu počtu výjezdů a větší pracovní mobilitě zaměstnanců, začal tento systém zpomalovat běžný chod agendy.

Cílem kraje bylo jednoduché: zautomatizovat proces od zadání cesty až po archivaci a umožnit zaměstnancům vyřizovat tuto rutinu bez zbytečného zdržení.

Digitalizace cestovních procesů nám velmi ulehčila práci. Cením si přístupu a profesionality Software602.

Mgr. Jiří Šafránek vedoucí odboru IT, Olomoucký kraj

Zlom

Od prvního formuláře ke komplexnímu řešení 

K digitální proměně přispěla naše dlouhodobá spolupráce s Olomouckým krajem. Společně jsme už v minulosti řešili nasazení chytrých formulářů, a právě FormFlow Server se stal ideálním základem i pro modernizaci oblasti cestovních příkazů.

Dnes už zaměstnanci krajského úřadu vyplňují cestovní příkaz online – pohodlně, z počítače nebo mobilu. Schvalovací workflow je přesně definované:

• formulář zamíří vedoucímu,
• poté na ekonomické oddělení,
• a následně je automaticky zařazen do spisové služby, kde se elektronicky archivuje.

A tady digitalizace nekončí. Skutečnou úlevu přináší fáze vyúčtování cesty. Formulář po návratu z pracovní cesty umožní zadat konkrétní údaje – zvolený dopravní prostředek, délku trvání, nárok na stravné, přílohy jako jízdenky nebo parkovné. Systém pak automaticky vypočítá částky podle platných sazeb, doplní podklady a odešle finální souhrn. Výsledkem jsou přehledné, kompletní a bezchybné výstupy, které už není třeba ručně opravovat.

Nově jsme doplnili i komponentu hromadného podepisování – díky ní mohou vedoucí pracovníci autorizovat více příkazů najednou, bez zdržení a bez duplicitní práce.

Výsledek

Příkazy bez zdržení, lidé bez nejistoty

Dnes v Olomouckém kraji cesta začíná i končí digitálně. Zaměstnanec vyplní cestovní příkaz, proces schválení běží automatizovaně a vedení kraje má přehled o tom, kdo je kde a za jakým účelem. Vše se děje bez tisku, bez fyzických podpisů a bez hledání dokumentů ve skříni.

Díky napojení na spisovou službu je celý proces archivován tak, jak to požaduje zákon. Vyúčtování se generuje automaticky a účetní oddělení tak získává bezchybné, přehledné podklady pro zpracování cest. Nová funkcionalita hromadného podepisování zefektivnila práci vedoucích odborů, kteří nyní mohou spravovat desítky dokumentů na pár kliknutí.

Olomoucký kraj se stal příkladem toho, že digitalizace může být nejen rychlá, ale i stabilní – protože není jen o produktu, ale i o vztahu. My v Software602 jsme zde dlouhodobým partnerem, který rozumí potřebám klienta a je vždy připraven naslouchat a pomoci.

Součástí řešení je:

• FormFlow server pro zadávání a schvalování cestovních příkazů
• Automatizované vyúčtování s výpočtem podle pravidel (stravné, doprava, přílohy)
• Napojení na interní spisovou službu
• Elektronické podepisování dle eIDAS
• Nově nasazená komponenta hromadného podepisování
• Automatizované workflow schvalování a archivace
• Zákaznická podpora ze strany Software602