Sofa pomohla zkrátit dobu uzavírání smluv s partnery a zákazníky z týdnů na hodiny

Výchozí bod 

Mohutný rozvoj společnosti vyvinul tlak na digitalizaci procesů 

Výrazně urychlit zpracování a podepisování smluv s odběrateli a dodavateli potřebovala společnost K&V ELEKTRO a.s. Český rodinný podnik provozující velkoobchod i maloobchod s elektroinstalačním materiálem zaměstnává na 450 lidí v 21 pobočkách po celé České republice a vedle toho provozuje i úspěšný e-shop. V posledních letech firma pociťovala silný tlak na digitalizaci interních procesů, která by zásadním způsobem zjednodušila a urychlila vyřizování veškeré agendy. V první fázi se K&V ELEKTRO a.s. rozhodla řešit podepisování a archivaci smluv s obchodními partnery a zákazníky. 

Zlom 

Přechod od papírového uzavírání smluv k elektronickému  

V roce 2023 otevřela společnost K&V ELEKTRO a.s. nový centrální sklad v Nehvizdech u Prahy. Vyvrcholila tak silná expanze firmy, která po spuštění několika poboček v Praze začala v roce 2006 otevírat další pobočky i mimo českou metropoli. S růstem společnosti na firmu s několikamiliardovým obratem však výrazně narostla také administrativa spojená s uzavíráním smluv s obchodními partnery. Ačkoli firma zásadním způsobem vyrostla, nadále smlouvy uzavírala starým způsobem na papíře, což zásadním způsobem zdržovalo jejich vyřízení, které trvalo dny až týdny. 

Díky Sofa podepisujeme 99 % smluv procházejících přes firmu elektronicky. Uživatelé si chválí, že jim elektronizace šetří čas. Pro ICT jde prakticky o bezproblémový provoz, a i dohledávání smluv je mnohem rychlejší. Majitelé mohou podepisovat smlouvy, i když nejsou fyzicky přítomní v kanceláři, například z dovolené.

Martin Janovský ICT ředitel K&V ELEKTRO a.s.

K&V ELEKTRO a.s. se proto obrátila na Software602, zda by jí s interním zpracováním smluv a jejich podepisováním nepomohl. „Potřebovali jsme eliminovat čas mezi podepsáním smluv na straně zákazníka a naší stranou a také zamezit nepřehlednému ukládání smluv,“ vypočítává Martin Janovský, ICT ředitel K&V ELEKTRO a.s. Sekundárně měla digitalizace této agendy snížit pracnost uzavírání smluv majitelům firmy, zajistit přehlednost potvrzování smluv a zjednodušovat jejich dohledávání v archivu. Zároveň společnost potřebovala přesvědčit uživatele, že změna přinese pozitiva a obchodní zástupce o nutnosti změny při přípravě a zpracování smluv. 

„Museli jsme si nastudovat velké množství informací o tom, že elektronizace smluv je v České republice možná a při případných soudních pří průkazná,“ vysvětluje Martin Janovský. Společnost si nechala zpracovat právní analýzu, na jejímž základě se nakonec rozhodla elektronické podepisování smluv reálně vyzkoušet. Vzhledem k tomu, že K&V ELEKTRO a.s. chtělo kromě podepisování vyřešit i archivaci smluv, jako nejlepší řešení se jevila aplikace Sofa pro elektronický oběh, podepisování a archivaci dokumentů, která umožňuje smlouvy uzavírat odkudkoli, kde je dostupné připojení k internetu. 

Výsledek 

99 % smluv firma vyřizuje elektronicky, majitelé je podepisují i z dovolené

Společnost také uvítala možnost úpravy hromadné agendy v rámci Sofa, například hromadného podepisování smluv, přímé na míru potřeb K&V ELEKTRO a.s. Do budoucna by ráda upravila možnost nastavit si podpis a jeho velikost podle přání uživatele či nastavení hromadného stahování smluv. Prostřednictvím Sofa nyní firmy vyřizuje tisíce smluv ročně jak s dodavateli, tak odběrateli. 

Hlavní přínosy