Sjednotili archivaci a ušetřili hodiny vyhledáváním dokumentů v šanonech i na serverech

Výchozí bod

Archiv v papíru i na discích, zmatky ve vyhledávání

Nepřehledný způsob archivace firemních dokumentů a zdlouhavé vyhledávání konkrétních položek v šanonech s papírovými verzemi smluv, ve složkách na lokálních serverech nebo na discích řešila společnost SILON s.r.o. Celosvětově působící výrobce technických kompaundů a vláken, který se už od roku 1950 zabývá výrobou nekonečného polyamidového vlákna, potřeboval sjednotit elektronickou archivaci a urychlit vyhledávání konkrétních dokumentů, a to jak interních, tak těch, u kterých je vyžadována archivace dle pravidel eIDAS.

Zlom

Migrace veškerých dokumentů za pouhé tři měsíce

SILON oslovil několik dodavatelů řešení elektronických archivů a v rámci diskusí nad technickým řešením, otevřeností systému a na základě referencí se rozhodl pro elektronický archiv Software602. „Primárně rozhodl způsob komunikace a odpovědi na naše otázky týkající se právě technického řešení a integrace. Koncept Software602 se nám od začátku zdál jako správný,“ říká Pavel Vítek, IT Manager ve společnosti SILON s.r.o. Firma potřebovala převést dokumenty z papírových verzí v šanonech, složky na souborovém serveru, DMS, případně složky na lokálních discích, do jednotného archivu.

Hledání řešení migrace různých typů dat a příprava struktury meta-dat byla při zpracování nového elektronického archivu časově nejnáročnější. Samotná integrace byla podle Pavla Vítka už jen technicko-programátorským úkolem, na který navazovalo pečlivé otestování celého systému. Nasazování nového archivu se neobešlo bez součinnosti s dodavatelem ERP, kterou si řídilo samo IT oddělení společnosti SILON. Celá migrace dat byla vyřešena během pouhých tří měsíců.

Společnost si pochvaluje stoprocentní prozákaznický přístup, a to i v případě řešení požadavků, které nebyly původně v zadání a vyskytly se jako nové ze strany uživatelů v průběhu implementace archivu. SILON využívá technickou podporu Software602 a je v ní plně spokojen. „Support reaguje v předpokládaných termínech a kvalitě, veškeré naše požadavky jsou standardně řízeny,“ říká Pavel Vítek.

Výsledek

Nový archiv od Software602 vyhledá cokoliv na dva kliky a splňuje eIDAS

Přechodem na jednotný elektronický archiv od Software602 získala společnost SILON s.r.o. komplexní přehled o všech typech dokumentů, které vznikají v jednotlivých odděleních, snadné vyhledávání kompletní sady dokumentů týkající se obchodního případu, a dokáže velice jednoduše a rychle připravit podklady pro jakýkoliv audit, ať už finanční nebo procesní. „Podstatně jsme eliminovali možnost chyby,“ pochvaluje si Pavel Vítek. Společnost denně archivuje 200 až 250 dokumentů, z toho 40 až 60 spadá pod pravidla eIDAS. Elektronický archiv využívá celkem 25 uživatelů, sedm až devět na denní bázi.

„Přínosy nebo zrychlení jsme exaktně neměřili ani finančně nevyhodnocovali, ale pokud porovnáme čas na vyhledání vzorku prvních padesáti faktur za dodávky režijního materiálu, přijatých za druhý kvartál minulého roku, které byly uloženy v šanonech v papírovém archivu oproti zadání filtru v digitálním archivu, přínos je zřejmý,“ konstatuje Pavel Vítek, podle něhož elektronický archiv splnil přesně to, co Software602 slibovala, tedy že se v něm dá vyhledat jakýkoli dokument na pouhé dvě kliknutí.

Hlavní přínosy:

• Sjednocení archivace dokumentů na jednom místě, v jednom komplexním řešení
• Odpadla nutnost tisku dokumentů a správa papírového archivu v šanonech, což vedlo i úspoře místa
• Lepší zabezpečení dokumentů, které nejsou uloženy v různých podobách na různých místech
• Splnění podmínek evropského nařízení eIDAS pro archivaci dokumentů, které se týkají třetích stran
• Bezprecedentní rychlé vyhledávání dokumentů „na dva kliky“ i přes fulltext
• Možnost vzdáleného přístupu k archivu ze všech chytrých zařízení pro oprávněné uživatele
• Časová razítka a zaznamenávání změn v dokumentech
• Dodržení pravidel skartace, automatické skartování dokumentů

Chcete také využít naše řešení?