Jak Jihočeský kraj digitalizoval celý životní cyklus HR dokumentů

Personální agenda ve veřejné správě není jen o pracovních smlouvách a několika formulářích. Ve velké organizaci znamená stovky zaměstnanců, desítky různých procesů, několik systémů a obrovské množství dokumentů, které musí projít schvalováním, podpisem, doručením i archivací.

Na jihočeském krajském úřadě dlouho fungovala většina těchto procesů klasicky. Dokumenty vznikaly ve Wordu nebo v HR systému FLUXPAM, tiskly se, fyzicky obíhaly úřadem, a nakonec končily v papírových složkách osobních spisů.

Právě to se kraj rozhodl změnit.

Cílem nebylo jen „přestat tisknout“. Ambicí projektu bylo převést kompletní životní cyklus HR dokumentů do digitální podoby. Od vzniku dokumentu přes schválení, podpis a doručení do osobní dispozice až po dlouhodobou archivaci a skartační procesy.

Nestačilo digitalizovat dokumenty. Bylo potřeba digitalizovat procesy

V průběhu analýzy nebyla popisována jedna agenda nebo proces, ale probíraly se desítky různých scénářů.

Některé dokumenty vznikají automaticky ze šablon, jiné připravuje HR ručně. Některé dokumenty podepisuje jen zaměstnavatel, jiné musí podepsat obě strany. Některé dokumenty se doručují e‑mailem do osobní dispozice, jiné se ukládají pouze do osobní složky a v některých případech musí celý proces skončit fyzickým předáním papírového dokumentu.

Do toho vstupují schvalovací workflow, zastupování vedoucích pracovníků, vazby na organizační strukturu a v neposlední řadě také požadavky spisové služby.

Ukázalo se tak v reálu, že největší výzvou není samotný dokument, ale správa celého procesu kolem něj a propojení všech systémů, které do procesů nějak zasahují.

Jeden zaměstnanec, několik pracovních poměrů

Velmi konkrétní problém představovala identita zaměstnance.

Z pohledu systémů totiž zaměstnanec vystupuje pod jednou identitou. Z pohledu HR ale může mít jeden člověk více pracovních poměrů zároveň nebo postupně v čase. A právě na konkrétní pracovní poměr musí být navázané dokumenty, schvalování, podpisy i archivace, jinými slovy  – pro každý pracovní poměr je vedena vlastní složka.

To znamenalo, že řešení bylo potřeba navrhnout tak, aby systém rozlišoval nejen samotného zaměstnance, ale i konkrétní pracovní vztah, ke kterému dokument patří.

Tento detail výrazně ovlivnil datové integrace, workflow i způsob ukládání dokumentů.

Digitalizace začala souhlasem zaměstnanců

Klíčovou součástí projektu nebyla jen technologie, ale i změna způsobu komunikace se zaměstnanci.

Aby bylo možné HR dokumenty zpracovávat kompletně elektronicky, potřeboval kraj získat souhlas zaměstnanců s elektronickou komunikací. Informace o souhlasu se následně ukládá přímo do uživatelského profilu v platformě Sofa společně s preferovaným způsobem doručování.

Systém tak pracuje s tím, zda chce zaměstnanec dokumenty dostávat:
 – e‑mailem– nebo fyzicky v papírové podobě. V budoucnu pak bude pracovat i s doručováním do datových schránek. Právě preference komunikace se stala důležitou součástí workflow. Ne každý proces totiž končí stejně. 

Pokud zaměstnanec souhlas s elektronickou komunikací neudělí, systém sám vytvoří personalistovi úkol pro autorizovanou konverzi dokumentu do papírové podoby. Po fyzickém podpisu se dokument znovu převede do elektronické formy a uloží do digitálního archivu.

I dokumenty zaměstnance, který neudělil souhlas s elektronickou komunikací tak nakonec zůstávají součástí plně digitální evidence.

Dokumenty dnes procházejí systémem automaticky

Základem řešení se stala platforma Sofa a nástroj DocuFly pro generování a zpracování dokumentů.

Dokument dnes vznikne na základě dat z HR systému FLUXPAM z připravených šablon nebo přímo v HR systému FLUXPAM. Následně automaticky vstupuje do schvalovacího workflow, které zohledňuje typ dokumentu, organizační strukturu i konkrétní pracovní poměr zaměstnance a udělení souhlasu.

Součástí procesu jsou:
 – schvalovací kroky
 – elektronické podpisy
 – využití HSM pro uložení kvalifikovaných certifikátů
 – komentáře a připomínky schvalovatelů
 – zastupování vedoucích pracovníků
 – doručení zaměstnanci
 – archivace dokumentu
 – evidence historie zpracování

Celý systém je přitom propojený s dalšími technologiemi úřadu.

Významnou roli hraje integrace na HR systém FLUXPAM, autentizační službu Microsoft Entra ID i spisovou službu GINIS od společnosti Gordic.

Právě napojení na GINIS bylo jedním z důležitých momentů projektu. Dokumenty jsou tak hned od vstupu do procesu opatřeny jednacím číslem a po dokončení zpracování se automaticky ukládají nejen do HR archivu, ale také do spisové služby, kde získávají vazbu na konkrétní spis zaměstnance.

Pro HR systém FLUXPAM byla společně s výrobcem připravena integrace, která umožňuje online propagaci změn v organizačních datech, spouštění vygenerovaných dokumentů do procesu, ale také třeba zpětný zápis odkazů na dokončené dokumenty do osobní složky zaměstnance v systému FLUXPAM. Za zmínku jistě stojí i to, že jsme se vypořádali i s vytvářením dokumentů na základě efektivního datování (dokumenty s daty, které budou platné až v budoucích obdobích), což usnadňuje vytváření nástupních dokumentů a přípravu organizačních změn.

Systém tak nefunguje jako izolovaný archiv, ale jako součást širšího ekosystému úřadu.

Žádankové formuláře jsou základem pro dokumenty

Druhá fáze projektu řeší nejen vytváření dokumentů ze strany personalisty, ale také impulz k jejich vzniku. Připravili jsme několik typů žádankových formulářů, které může iniciovat zaměstnanec nebo jeho nadřízený podle typu požadavku. Následné schvalovací workflow připraví jednoznačný podklad pro vyřízení žádosti a vytvoření finálního dokumentu, který je reakcí na prvotní žádost.

I tato část znamená zásadní posun v digitalizaci procesů, zpřehlednění a snížení administrativy s vyřizováním požadavků.

Personalisté už neřeší, kde dokument právě je

Jednou z největších změn je dnes přehled nad celým procesem.

Personalisté vidí průběh jednotlivých workflow z jednoho místa, mohou sledovat stav dokumentů, historii zpracování nebo aktuální schvalovací krok. Dokumenty je možné fulltextově prohledávat, filtrovat podle metadat nebo sledovat jejich platnost.

Zaměstnanci zároveň získali online přístup ke své osobní složce a definovaným dokumentům.

Digitalizace HR dokumentů nám pomohla odstranit zbytečné ruční kroky a výrazně zrychlit jejich zpracování. To, co dříve znamenalo oběh papíru napříč úřadem, dnes proběhne digitálně během chvíle.

JUDr. Lukáš Glaser, LL.M. ředitel Krajského úřadu Jihočeského kraje

„Digitalizace HR dokumentů nám pomohla odstranit zbytečné ruční kroky a výrazně zrychlit jejich zpracování. To, co dříve znamenalo oběh papíru napříč úřadem, dnes proběhne digitálně během chvíle,“ říká Lukáš Glaser, ředitel Krajského úřadu Jihočeského kraje.

Důležitou součástí projektu byla také důvěra v technologické i legislativní zajištění řešení. Platforma Sofa má certifikaci cloud computingu a Software602 je kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru podle evropského nařízení eIDAS.

Pro kraj ale nebyla důležitá jen samotná technologie. Významnou roli hrála také zkušenost týmu Software602 s digitalizací HR procesů ve veřejné správě a schopnost navrhnout řešení podle reálného fungování úřadu.

Digitalizace jako základ pro další změny

Projekt digitalizace HR agendy se pro Jihočeský kraj stal důležitým krokem směrem k bezpapírovému fungování úřadu. Nevznikl jen nový archiv dokumentů. Vznikl systém, který propojuje HR procesy, schvalování, podpisy, doručování, spisovou službu i dlouhodobou archivaci do jednoho digitálního workflow. A právě v tom spočívá největší změna. Personalistika už není postavená na oběhu papíru, ale na řízených digitálních procesech.

Hlavní přínosy projektu

• kompletní digitalizace životního cyklu HR dokumentů
• elektronická komunikace se zaměstnanci včetně správy souhlasů
• možnost doručování e‑mailem
• automatizované workflow navázané na konkrétní pracovní poměry
• elektronické schvalování a podpis dokumentů
• integrace na HR systém FLUXPAM
• napojení na spisovou službu GINIS od společnosti Gordic
• automatické přidělování čísel jednacích a práce se spisy zaměstnanců
• důvěryhodný digitální archiv s dlouhodobou péčí o dokumenty
• fulltextové vyhledávání a přehled nad historií dokumentů
• online přístup zaměstnanců k vybraným dokumentům
• splnění požadavků eIDAS a cloud computingu
• připravenost na další rozvoj a automatizaci HR procesů

Podívejte se, jak jsme případovou studii prezentovali na konferenci 

Kolega ze Software602, Pavel Salava, na konferenci Rok informatiky ukázal, že digitalizace HR dokumentů ve veřejné správě nezačíná převodem papíru do PDF, ale pochopením celého procesu kolem dokumentu. Jihočeský kraj měl na začátku zhruba 500 zaměstnanců, desítky typů pracovněprávních dokumentů a přibližně 15 popsaných HR procesů. Software602 je po technické analýze převedl do zhruba 8 procesních variant podle toho, jak se lišilo zpracování dokumentů, schvalování, podpisy, doručování a archivace. Výsledkem je řešení, které propojuje personální systém, spisovou službu, elektronické podpisy, doručování i digitální archiv. V praxi se jeho přínos ukázal například při zpracování zhruba 450 platových výměrů: dokumenty vznikly z dat v personálním systému, prošly schválením, podpisem ředitele a doručením zaměstnancům, zatímco personalisté průběžně viděli, kde se který dokument nachází. To vše během 3 dnů. 

Fakta z prezentace:

• 468 zaměstnanců krajského úřadu vstupuje do digitalizovaných HR procesů
• Jihočeský kraj měl před implementací popsaných přibližně 15 HR procesů
• Software602 je po technické analýze převedl do zhruba 8 procesních variant
• Přibližně 95 % zaměstnanců souhlasilo s elektronickou komunikací
• Při zátěžové zkoušce úřad zpracoval asi 450 platových výměrů během 3 dnů
• Řešení propojuje HR systém, spisovou službu, elektronické podepisování, doručování zaměstnancům a digitální archiv
• Systém počítá i s budoucími zaměstnanci před nástupem, lidmi mimo evidenční stav a více pracovními poměry u jedné osoby

Chcete také využít naše řešení?