Efektivní správou datovky ušetřili čas a získali důvěryhodný archiv, podepisují i na dálku

Výchozí bod

Jak zautomatizovat příjem datových zpráv

Společnost ABS Jets, jeden z největších provozovatelů soukromé letecké dopravy v regionu střední a východní Evropy, řešila otázku, jak efektivně spravovat svoji datovou schránku a automatizovat rozdělování přijatých datových zpráv konkrétním oddělením a manažerům. Práce s datovou schránkou zdržovala, protože ji spravoval jediný člověk, který musel ručně otevřít datovou zprávu, zjistit, jakému oddělení je určena, zprávu vytisknout nebo přeposlat e-mailem konkrétnímu manažerovi a archivovat. Firma potřebovala dlouhodobou archivaci datových zpráv včetně pravidelného přerazítkování elektronickými pečetěmi, které zajišťuje platnost dokumentu v souladu s legislativou.

Zlom

Ke správně datové schránky přibylo elektronické podepisování

ABS Jets potřeboval zajistit dlouhodobý archiv datových zpráv a jejich průkaznost v právních sporech. Podrobněji zkoumal několik možných řešení, a nakonec se rozhodl vyzkoušet komplexnější nabídku od Software602, která obsahovala nejen důvěryhodný archiv datových zpráv, ale také správu datové schránky a interní distribuci datových zpráv konkrétním oddělením a odpovědným pracovníkům. „Se Software602 jsme dlouhodobě řešili možnost nasazení DMS a obecně oběh a schvalování dokumentů. Proto jsme se obrátili na ni,“ vysvětluje Václav Kučera, IT manažer společnosti ABS Jets.

Nasazeným řešením byla cloudová aplikace Sofa pro oběh, schvalování a archivaci dokumentů. Klíčovým faktorem, který hrál ve prospěch této aplikace, byl podle Václava Kučery fakt, že dodavatel v ceně licence garantoval i pravidelné přerazítkování archivovaných dokumentů a správu archivu v cloudu, což konkurence postrádala. „U jiných dodavatelů byla garance starání se o archivované dokumenty po dobu půl roku a následně se už musel starat sám klient. Přerazítkování dokumentů si tito dodavatelé nechávají zaplatit extra zvlášť, což představovalo vícenáklady,“ vysvětluje Kučera.

Díky napojení datové schránky na aplikaci Sofa bylo možné nastavit automatické předávání datových zpráv zodpovědným manažerům. ABS Jets přijímá datové zprávy od České správy sociálního zabezpečení, od lékařů či úřadů a zautomatizováním celého procesu už nedocházelo k situacím, že datovou schránkou dorazila neschopenka zaměstnance od lékaře a musela ji řešit asistentka generálního ředitele. Takto ji Sofa přeposlala rovnou na HR oddělení a v rámci tohoto řešení bylo možné nastavit také zastupitelnost jednotlivých manažerů v době jejich nepřítomnosti.

Jednotlivé funkce aplikace Sofa nasazoval ABS Jets postupně. „Oceňujeme napojení aplikace na Microsoft 365, takže zaměstnanci nemusí používat další uživatelské jméno a heslo,“ říká Václav Kučera. Po zavedení aplikace Sofa společnost začala řešit i možnost kvalifikovaně elektronicky podepisovat dokumenty, protože to bylo vyžadované při účasti ve státních tendrech. V případě aplikace Sofa šlo v podstatě jen o zprovoznění dalšího modulu, který toto podepisování umožňuje v certifikáty pro elektronický podpis uloženými ve vzdáleném úložišti. ABS Jets podepisování nasadil nejprve u dvou manažerů a po vyzkoušení ho rozšířil na všechny uživatele Sofa, jichž je ve společnosti 25.

Výsledek

ABS Jets plánuje postupně digitalizovat i další agendy

ABS Jets výrazně ulevil ruční administrativě při správě datové schránky a zajistil si dlouhodobý důvěryhodný archiv datových zpráv, aniž by musel využívat datový trezor od provozovatele datových schránek. Zavedením možnosti kvalifikovaného elektronického podpisu pak odpadla nutnost používat tokeny nebo čipové karty jako úložiště certifikátů, protože ty má ABS Jets uloženy bezpečně v cloudu. Nemusí také kvůli obnově certifikátu osobně na Českou poštu, ani tam ověřovat podpis, vše lze díky Sofa řešit vzdáleně. Kvalifikovaný elektronický podpis společnost používá například pro podepisování akceptačních protokolů či dohod o mlčenlivosti.

„Řešíme tímto způsobem zákonné povinnosti vůči Úřadu civilního letectví, kterému musíme dodávat různé normy k podpisu. Šetříme tím náklady, protože nemusíte jezdit na poštu a ověřovat si podpis,“ vyjmenovává Václav Kučera. ABS Jets nyní testuje využití kvalifikovaného elektronického podpisu i u HR oddělení, aby umožnil zaměstnancům podepisovat pracovní smlouvy a další pracovně-právní dokumenty a různé přílohy elektronicky. Uvažuje také o nasazení kvalifikovaného elektronického podpisu u zpráv o servisních zásazích na letadlech pomocí speciálního softwaru Amos, kterým disponují pouze dvě společnosti v České republice.

V rámci HR byl pak ABS Jets chtěl integrovat aplikaci Sofa s již používanou aplikací Jobka a uvažuje o využití nástroje Signer pro elektronické podepisování dokumentu mimo pracovní záležitosti, jako jsou například akceptační dokumenty. „Z více než tří set zaměstnanců ABS Jets tvoří sto lidí posádky, které létají. Nechodí tedy do práce pravidelně, mají zvláštní režim. Potom máme 70 mechaniků a zbytek tvoří aparát, který využívá Sofu,“ vysvětluje Václav Kučera. Digitalizace interních procesů v ABS Jets tak ještě není rozhodně u konce.

Hlavní přínosy:

• Automatické třídění doručených datových zpráv podle oddělení firmy
• Důvěryhodný a dlouhodobý archiv datových zpráv
• Automatické přerazítkování dokumentů v archivu v ceně služby
• Kvalifikovaný elektronický podpis bez potřeby tokenu nebo čipové karty
• Důvěryhodné a bezpečné vzdálené úložiště certifikátů
• Možnost obnovy certifikátu bez nutnosti osobní návštěvy České pošty

Chcete také využít naše řešení?