Díky digitalizaci ušetří 1,5 milionu ročně

Výchozí bod

Složité, neefektivní postupy

Podobně jako v jiných městech, i v Bílině se městský úřad donedávna potýkal s příliš složitými postupy  — jak interními, tak i v agendě, která se týkala občanů. Bylo jasné, že leccos by šlo nastavit efektivněji  — od zjednodušení přístupu občanů ke službám úřadu po celkové zvýšení jeho produktivity zavedením lepšího systému řízení dokumentů a zjednodušením a urychlením vybraných procesů.

Důležitým milníkem bylo vyhlášení výzvy z Integrovaného operačního programu na podporu zavádění informačních a komunikačních systémů v územní veřejné správě v únoru 2014. Změny dostaly zelenou.

 

Podařilo se nám zefektivnit chod úřadu, z čehož dnes těží všech 100 zaměstnanců i 30 zastupitelů. Občanům jsme zároveň umožnili komunikovat s úřadem mnohem jednodušeji a pohodlněji.

Mgr. Zuzana Schwarz BařtipánováStarostka, Město Bílina

ZLOM

Nový systém  - efektivně bez papíru

„Po vyhlášení výzvy jsme zahájili práce na projektu digitalizace. Veškeré změny vycházely ze studie proveditelnosti, která definovala konkrétní potřeby úřadu. Na jejím základě jsme vypracovali a podali žádost o dotaci. Po jejím schválení proběhla soutěž na subdodavatele, z níž vyšla jako vítěz společnost Software602,“ vzpomíná místostarostka Mgr. Zuzana Bařtipánová. Analytici 602 společně s vybranými pracovníky úřadu nejprve provedli vstupní analýzu, která určila priority jednotlivých agend.

Jako první přišly na řadu interní agendy, cestovní příkaz a schvalování materiálů rady a zastupitelstva. V prvním případě šlo o kompletní nastavení veškerých procesů od žádosti i povolení služební cesty až po její vyúčtování. V druhém případě se jednalo o komplexní řešení agendy pro jednání rady a zastupitelstva města  — počínaje materiály, přes program a zápis z jednání až po konečný výstup z jednání. Digitalizace těchto startovních agend přinesla okamžitý výsledek. Schvalovací procesy se výrazně zrychlily, došlo k úspoře materiálu (nemusí se tisknout) i času pracovníků úřadu.

Vedle toho byly vytvořeny formulářové služby pro zjednodušení přístupu občanů ke službám úřadu. Celý proces probíhal čtyři měsíce..

DALŠÍ KROKY

Digitalizace celého úřadu

V návaznosti na úspěch startovních agend se postupně začínají nasazovat další  — konkrétně nepřítomnost na pracovišti (žádanka častěji známá jako „dovolenka“) a docházka (proces spouštěný na konci každého měsíce, který zahrnuje schválení přítomnosti a nepřítomnosti na pracovišti a prolíná se i s personální oblastí). Pracuje se také na nasazení agend schvalování faktur a evidence veřejných zakázek, díky níž úřad získá nástroj pro kompletní evidenci všech veřejných zakázek, které se v rámci něj řeší.

Chcete také využít naše řešení?