Digitalizace dokumentů, procesů i formulářů šetří čas i náklady

Výchozí bod

Papírové příkazy a žádanky brzdily provoz

Interní agenda Magistrátu města Zlína byla dlouho řízena především pomocí papírových dokumentů a emailových žádostí. Cestovní příkazy, žádanky o přepravu, interní sdělení i evidence darů se vyřizovaly nejednotně, což zvyšovalo administrativní náročnost. Chyběla centrální evidence, workflow, elektronické schvalování i archivace dokumentů.

Úřad si tak začal klást zásadní otázku: Jak zjednodušit rutinní procesy, zrychlit práci a zároveň udržet maximální přehled a kontrolu?

Zlom

Digitalizace krok za krokem

Ve spolupráci se Software602 byl do prostředí úřadu nasazen FormFlow Server, který se stal základem pro elektronizaci celé řady interních procesů. Cestovní příkazy, interní sdělení a evidence Rady města Zlína dnes běží elektronicky. Zaměstnanci už nemusí tisknout formuláře, podepisovat je ručně ani obcházet jednotlivé kanceláře. Díky digitalizaci je celý proces rychlý, přehledný a snadno dohledatelný.

Součástí digitálního řešení je také možnost vzdáleného podepisování dokumentů podle evropské normy eIDAS. Oprávnění pracovníci tak mohou podepisovat dokumenty odkudkoli, bez nutnosti instalovat jakoukoli aplikaci. Postupně se digitalizují další oblasti. Například elektronický sběr žádostí o dotace je na úřadě využíván již několik let a postupně se dále rozšiřuje, čímž výrazně ulevuje administrativě a zrychluje celý proces. 

Výsledek

Méně rutiny, více prostoru pro smysluplnou práci

Nasazení elektronických formulářů  výrazně zefektivnilo každodenní procesy na úřadě. Interní sdělení i cestovní příkazy mají nyní jasně definované workflow, přehledné schvalování a garantovanou archivaci. Úředníci tráví méně času papírováním a zároveň mají k dispozici kompletní historii dokumentů, auditní stopu a možnost pohodlného vzdáleného podepisování.

To vše přispívá k lepšímu fungování úřadu a posiluje důvěru v moderní veřejnou správu.

Digitalizované oblasti:

• Cestovní příkazy
• Interní sdělení
• Evidenci darů
• Rada města Zlína
• Interní směrnice a žádanky o přepravu
• Vzdálené podepisování dle eIDAS
• Rezervace svatebních obřadů
• Sběr žádostí o dotace
• Poplatek za psa