HR mezi řádky je odborná konference pro personalisty, HR manažery, lídry a další profesionály, kteří řeší aktuální výzvy českého HR. Ročník 2026 se konal 18.–19. června ve Vinařství U Kapličky v Zaječí a podle informací pořadatelů propojil témata wellbeingu, dat, leadershipu a budoucnosti náboru. Součástí programu byly přednášky, workshopy, networking i doprovodný program v neformálním prostředí.
Podle shrnutí komunikačního partnera MUNIPOLIS dorazilo na HR mezi řádky 2026 rekordních 450 účastníků, desítky partnerů a více než čtyři desítky řečníků. Dva dny v Zaječí tak potvrdily, že české HR dnes neřeší jen nábor, benefity nebo interní komunikaci, ale stále víc také data, technologie a konkrétní nástroje pro každodenní práci personalistiky.
Právě do tohoto kontextu patří i digitalizace HR dokumentů. Personalistika dnes potřebuje zvládnout onboarding, pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry, vzdělávání, benefity, osobní složky i interní schvalování. Pokud každá agenda žije v jiném systému a část dokumentů pořád obíhá na papíře, vzniká zbytečná administrativa, pomalé dohledávání a větší riziko chyb.
Digitalizace HR není jen převod papíru do PDF
Vystoupení Josefa Kadlčíka ukázalo digitalizaci HR na konkrétním příkladu velké organizace. Skupina Metrostav řešila, jak přejít na bezpapírovou personalistiku při převodu více než 2000 zaměstnanců mezi společnostmi. Cílem bylo zlepšit uživatelskou zkušenost zaměstnanců a zároveň administrativně odlehčit HR.
To je důležité, protože digitalizace HR často nezačíná abstraktní vizí. Začíná velmi konkrétní situací: velký počet zaměstnanců, mnoho dokumentů, časový tlak, potřeba zachovat správné procesy a zároveň snížit množství ruční práce.
Metrostav už používal mzdový a personální systém EGJE, e‑learningový systém EDUNIO a vlastní elektronický osobní spis zaměstnance ELOS. Výzvou bylo tyto zdroje propojit a zpřístupnit zaměstnancům elektronické formuláře pro různé pracovní situace. Pro vytváření a vyplňování formulářů skupina využila aplikaci Sofa od Software602.
Od papírových formulářů k elektronickému HR procesu
Případ Metrostavu je zajímavý hlavně čísly. Na začátku vzniklo 18 šablon pro elektronické formuláře a během dvouměsíčního pilotního provozu se podařilo odbavit 100 formulářů. Zároveň se v pilotu ukázaly chyby a změnové požadavky, takže vzniklo 40 ticketů na dodavatele ELOS.
K 23. dubnu 2026 už měl Metrostav podle Josefa Kadlčíka 74 šablon pro elektronické formuláře z více než stovky existujících papírových verzí. Ke konci dubna bylo elektronicky vyřízeno přes 27 000 formulářů od zaměstnanců ze čtyř společností a další dvě firmy byly v přípravě na nasazení řešení. Počet ticketů mezitím vzrostl na 250.
Tahle čísla dobře ukazují, že digitalizace HR není jednorázové spuštění aplikace. Je to postupné převedení reálných agend do elektronické podoby, testování, úpravy, nasazování a zlepšování. Důležitá není jen technologie, ale i pečlivá analýza procesů a schopnost rozhodnout, které agendy už mohou fungovat digitálně a kde je zatím potřeba výjimka.
Co všechno může HR řešit elektronicky
Elektronická personalistika nekončí u pracovní smlouvy. V Metrostavu se přes ELOS řeší například podpisy pracovních smluv, správa osobních údajů, evidence střetu zájmů, převody zaměstnanců, dočasné přidělení na práci, mzdové výměry, přihlášky na vzdělávací kurzy, kvalifikační dohody a ověřování dokladů o kvalifikaci.
Elektronicky se zpracovávají také benefity, například finanční příspěvky, žádosti o penzijní připojištění, odměny nebo MultiSport karty. Systém se používá i pro agendy autoparku, například žádosti o vozidlo, smlouvy o užívání vozidla, půjčování vozidel nebo dohody o nadstandardu. Mzdová účtárna přes ELOS řeší žádosti o neplacené volno, potvrzení o studiu, potvrzení o příjmech a souhlasy se srážkou ze mzdy.
To je přesně rozdíl mezi větou „máme elektronický podpis“ a skutečně digitalizovaným HR. Elektronický podpis je důležitý krok, ale personalistika potřebuje řídit celou cestu dokumentu. Dokument musí vzniknout, projít schválením, dostat se ke správnému člověku, být podepsán vhodnou metodou a skončit v osobní složce nebo archivu.
Elektronický podpis v HR: Bank iD, SMS, certifikát i kvalifikovaný podpis
V Metrostavu se v ELOSu používá prostý elektronický podpis. Jakmile ale jde o dokumenty, kde takový podpis nestačí, podepisuje se prostřednictvím Sofa a ověření probíhá přes Bank ID, SMS nebo certifikát. Členové managementu a mzdové účetní používají kvalifikovaný elektronický podpis.
To je praktický model, který se dá použít i v jiných organizacích. Ne každý HR dokument potřebuje stejnou úroveň ověření. Některé interní žádosti mohou být jednoduché. Pracovní smlouvy, mzdové výměry nebo dokumenty s vyšší právní důležitostí naopak vyžadují silnější způsob podpisu a ověření identity.
Důležité je, aby firma nepřemýšlela o elektronickém podpisu jako o jedné univerzální funkci. Smysl dává nastavit pravidla podle typu dokumentu, role podepisující osoby a citlivosti agendy. Software602 k tomu poskytuje prostředí, ve kterém může být podpis součástí širšího procesu, ne jen poslední kliknutí na konci PDF.
Lidé si na digitální HR musí zvyknout. A potom ho chtějí
Digitalizace HR není jen technický projekt. Je to i změna návyků. Josef Kadlčík popsal, že zaměstnanci zpočátku elektronické vyřizování dokumentů nepřijímali vždy nadšeně a snažili se zachovat možnost papírových dokumentů. Nakonec se ale situace obrátila a podle jeho slov dnes většina zaměstnanců naopak řeší problém ve chvíli, kdy je některou agendu potřeba zpracovat na papíře.
Tahle zkušenost je pro HR důležitá. Odpor k digitalizaci často neznamená, že lidé chtějí papír. Znamená spíš, že si potřebují být jistí, co se po nich chce, kde dokument najdou, jak ho vyplní, jak ho podepíšou a co se stane dál.
Když je proces jednoduchý, vysvětlený a používá se důsledně, papír rychle ztrácí svou výhodu. Lidé si zvyknou, že dokumenty nemusí nosit na HR, tisknout, skenovat ani řešit, kde se právě nachází poslední verze.
Jak pomáhá Software602 s digitalizací HR
Software602 pomáhá firmám a úřadům digitalizovat HR dokumenty jako celý proces. Nejde jen o elektronický podpis, ale o propojení dat, formulářů, schvalování, podpisů, osobní složky, archivace a návazných systémů.
V praxi může dokument vzniknout z dat v personálním systému, projít elektronickým schválením, být vyplněn zaměstnancem, podepsán vhodnou metodou a uložen do osobní složky. U jednodušších dokumentů může stačit prostší způsob podpisu, u pracovněprávních dokumentů je možné využít Bank iD, SMS, certifikát nebo kvalifikovaný elektronický podpis.
Aplikace Sofa od Software602 pomáhá vytvářet a vyplňovat elektronické formuláře, které nahrazují papírové formuláře v personálních a dalších interních agendách. V Metrostavu už byla Sofa využívaná pro elektronické vyplňování stavebních deníků v terénu a následně se zapojila i do digitalizace HR formulářů.
Pro HR to znamená menší závislost na papírovém oběhu, lepší přehled o stavu dokumentů, méně ručního přepisování a jasnější kontrolu nad tím, kde se dokument nachází. Pro zaměstnance to znamená jednodušší přístup k formulářům a méně nutnosti chodit s papírem na personální nebo mzdové oddělení.
Co si z toho mohou odnést personalisté
Digitalizace HR nemusí začít tím, že firma převede úplně všechny dokumenty najednou. Může začít pilotem, několika šablonami, jednou skupinou zaměstnanců a jasně vybranými agendami. Důležité je ale od začátku myslet na celý proces.
Nejde jen o to nahradit papírový formulář elektronickým formulářem. Je potřeba vyřešit, odkud se berou data, kdo dokument vyplňuje, kdo ho schvaluje, jak se podepisuje, kde se ukládá a kdo k němu má přístup.
Metrostav ukazuje, že digitalizace HR může přejít z pilotu do velkého provozu. Od 18 šablon a 100 formulářů v pilotu se řešení posunulo na 74 elektronických šablon a více než 27 000 vyřízených formulářů.
To je dobrá zpráva pro firmy, které se papírové personalistiky chtějí zbavit, ale mají obavu ze složitosti. Papír se dá nahrazovat postupně. Jen je potřeba mít řešení, které zvládne růst spolu s procesem.
FAQ
Co je digitalizace HR dokumentů?
Digitalizace HR dokumentů znamená převést personální dokumenty a související procesy z papíru do digitální podoby. Nejde jen o elektronický podpis, ale také o formuláře, schvalování, ověření identity, ukládání do osobní složky, archivaci a napojení na HR systémy.
Jak Software602 pomáhá s digitalizací HR?
Software602 pomáhá firmám a úřadům nastavit digitální cestu HR dokumentu od vzniku přes vyplnění, schválení a podpis až po uložení. Využít lze elektronické formuláře, aplikaci Sofa, různé metody elektronického podpisu, napojení na personální systémy a archivaci.
Jaké HR dokumenty lze digitalizovat?
Digitalizovat lze pracovní smlouvy, dodatky, mzdové a platové výměry, souhlasy, žádosti zaměstnanců, benefity, kvalifikační dohody, přihlášky na vzdělávání, potvrzení, dokumenty k nástupu, dokumenty k pracovním změnám i další interní agendy.
Jakou roli má elektronický podpis v HR?
Elektronický podpis je důležitou součástí digitální HR agendy. U jednodušších dokumentů může stačit prostší podpis, u důležitějších dokumentů se hodí ověření přes Bank iD, SMS, certifikát nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Volba metody záleží na typu dokumentu a požadované úrovni právní jistoty.
Proč nestačí převést papírový formulář do PDF?
Samotné PDF neřeší celý proces. Firma musí vědět, kdo dokument připravil, kdo ho vyplnil, kdo ho schválil, kdo ho podepsal, kam se uložil a kdo k němu má přístup. Digitalizace HR proto musí řešit workflow, data, podpisy i archivaci.
Jak začít s digitalizací HR?
Praktické je začít analýzou agend, vybrat několik nejčastějších nebo nejbolestivějších formulářů a spustit pilot. V Metrostavu vzniklo na začátku 18 šablon a během dvouměsíčního pilotu se odbavilo 100 formulářů. Postupně se řešení rozšířilo na 74 elektronických šablon a více než 27 000 vyřízených formulářů.