Kandidát přijal nabídku, datum nástupu je domluvené. Pro firmu může být hlavní část náboru hotová. Pro budoucího zaměstnance ale začíná první praktická zkušenost s jejím fungováním.
Čeká na pracovní smlouvu, předává osobní údaje, podepisuje dokumenty a potřebuje vědět, co ho čeká první den.
Pokud firma komunikuje rychle a srozumitelně, nový zaměstnanec přesně ví, co má udělat a co bude následovat. Problém nastává ve chvíli, kdy jsou instrukce nejasné nebo informace přicházejí z více míst.
„Bezchybná administrativa a rychlý nábor jsou pro kvalitní HR nezbytné. Stejně jako je podstatné dokázat udržet dobré lidi a rozvíjet je. Precizní administrativa vytváří pevné zázemí,“ říká Martina Suchá, HR manažerka ze společnosti Coweo Technologies.
Právě první zkušenosti mohou ovlivnit, jak nový zaměstnanec firmu později hodnotí a jak o ní dál mluví. Zkušenosti současných i bývalých zaměstnanců přitom dnes mohou ovlivňovat i další uchazeče, kteří si firmu nejdřív prověřují, například na JenFirmy.cz.
Digitální neznamená jednoduché
Smlouva přijde e‑mailem, osobní údaje se vyplňují v jiném formuláři a další dokument čeká v samostatné aplikaci. Některé údaje je potřeba zadat znovu a instrukce k nástupu přijdou z další e‑mailové adresy.
Papír tím sice zmizel, ale administrativa zůstává.
Dobře navržený onboarding by měl mít přesně opačný efekt. Budoucí zaměstnanec má v každé chvíli vědět co má udělat, do kdy a co bude následovat.
Firma zase potřebuje mít přehled o tom, které dokumenty jsou připravené, podepsané a doručené.
Právě zde může pomoci digitalizace HR a elektronické podepisování. Pracovní smlouvu i další dokumenty může HR zaměstnanci poslat k podpisu ještě před nástupem, elektronicky ověřit podpis a následně je uložit do jeho digitální osobní složky.
Výsledkem není víc technologií, které musí nový člověk nastudovat. Naopak – celý proces by měl být u obou stran co nejjednodušší.
Nejistota je horší než čekání
Mezi přijetím nabídky a nástupem někdy uplynou týdny. Firma přitom nemusí budoucího zaměstnance neustále kontaktovat. Měla by mu ale dát jasný plán.
Místo neurčitého „smlouvu vám pošleme později“ pomůže konkrétní informace:
Smlouva dorazí do pátku, po podpisu přijde potvrzení a několik dní před nástupem organizační informace k prvnímu dni.
Taková komunikace stojí minimum času, ale odstraňuje nejistotu. Obzvlášť u člověka, který kvůli nové práci právě opouští současného zaměstnavatele.
První proces prověřuje sliby z náboru
Onboarding je zároveň první chvíle, kdy si nový zaměstnanec může porovnat náborovou komunikaci s realitou.
Firma může na kariérním webu zdůrazňovat moderní prostředí, rychlost nebo otevřenou komunikaci. Pokud potom kandidát týdny čeká na smlouvu, několikrát posílá stejné údaje a neví, na koho se obrátit, vzniká mezi slibem a skutečností rozpor ještě před nástupem.
A tato zkušenost nemusí zůstat jen mezi zaměstnancem a personalistou.
- V průzkumu JenPráce.cz mezi 1 493 respondenty uvedlo 29,8 % lidí, že si přes JenFirmy.cz zjišťují informace o zaměstnavateli ještě před odesláním životopisu.
- Data ukazují, že zkušenosti současných a bývalých zaměstnanců se tak mohou stát součástí rozhodování dalších kandidátů.
Na JenFirmy.cz přitom lidé hodnotí i to, jak se k nim zaměstnavatel chová a jak odpovídá realita původním očekáváním.
Dobře nastavený onboarding proto není jen otázkou rychlejší administrativy. Je to první okamžik, kdy firma ukazuje, jestli její interní procesy odpovídají obrazu, který o sobě vytváří při náboru. A nejlepší digitální proces je nakonec ten, kterého si nový zaměstnanec téměř nevšimne.
