Místo procházení jednotlivých funkcí si vezměte dokument, který ve firmě opravdu řešíte. Smlouvu, objednávku, interní potvrzení, přílohu z datové zprávy nebo dokument, který má podepsat druhá strana. Na takovém dokumentu rychle uvidíte, co se děje před podpisem, kdo má dokument vyřídit, jak ho poslat protistraně, kam uložit finální verzi a jestli ho později dokážete dohledat.
Za řešením stojí Software602 jako kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS. To je důležité hlavně u dokumentů, kde nestačí, že proběhly elektronicky. Potřebujete také vědět, kdo je podepsal, kdy podpis vznikl, jestli lze podpis ověřit a jestli dokument obstojí i později.
Co se v článku dozvíte:
- Trial aplikace Sofa je dobré zkoušet na konkrétním dokumentu, ne na abstraktním seznamu funkcí.
- U podpisu si ověřte nejen samotné podepsání, ale i to, jak dokument pošlete protistraně a co se s ním stane po podpisu.
- U datové schránky sledujte hlavně navazující práci: kdo zprávu vyřídí, komu se předá, jestli je potřeba odpověď podepsat a kam se dokument uloží.
- U archivace nejde jen o uložení souboru. Důležité je, jestli dokument později najdete, ověříte a bezpečně použijete.
- Sofa může na stejném základě pokračovat dál: do Microsoft 365, správy certifikátů, datových zpráv, archivace nebo širšího dokumentového workflow.
Proč trial nezkoušet jen klikáním po funkcích
U firemních dokumentů obvykle nebolí jedna konkrétní funkce. Bolí celý proces.
Dokument někdo vytvoří ve Wordu, pošle ho e‑mailem, někdo jiný ho připomínkuje, další člověk ho má podepsat, protistrana ho vrátí datovou schránkou a nakonec se soubor uloží někam do sdílené složky. Když je potřeba dokument po roce dohledat, začíná pátrání v e‑mailech, přílohách, datových zprávách a lokálních discích.
Proto má cenu vzít jeden běžný dokument a projít s ním celou cestu. Nejdřív podpis. Pak datovou zprávu. Potom archiv. Tak rychle poznáte, jestli vám Sofa pomůže s tím, co dnes ve firmě skutečně zdržuje.
Cílem trialu není zjistit, jestli umíte kliknout na tlačítko „podepsat“. Cílem je ověřit, jestli dostanete dokument pod kontrolu od prvního kroku až po bezpečné uložení.
Tip: Nevybírejte si pro test ideální dokument, který by prošel hladce v jakémkoliv systému. Vezměte takový, který dnes obíhá mezi více lidmi, čeká na podpis, vrací se od protistrany nebo se po dokončení špatně dohledává.
Scénář 1: Pošlete dokument k elektronickému podpisu
Začněte dokumentem, který byste běžně poslali k podpisu e‑mailem. Může to být smlouva, dodatek, objednávka, potvrzení nebo interní schvalovací dokument.
V trialu si vyzkoušejte, jak se dokument připraví k podpisu, kdo ho má podepsat a jak se podepisující osoba k dokumentu dostane. Sledujte hlavně to, jestli je proces srozumitelný i pro člověka, který v podobném systému nepracuje každý den.
U elektronického podpisu je dobré dívat se na tři věci. Jestli je jasné, co se podepisuje. Jestli je jasné, kdo má dokument podepsat. A co se s dokumentem stane po podpisu.
Právě poslední bod bývá ve firmách podceněný. Podepsaný dokument není hotový jen proto, že je podepsaný. Ještě ho musíte uložit, dohledat, případně předat dál nebo ho později předložit při kontrole.
V trialu si ověřte i podepisování mimo vaši organizaci. Dokument nemusí podepisovat jen interní uživatel. Můžete ho poslat také protistraně, například obchodnímu partnerovi, klientovi, dodavateli nebo zaměstnanci. Hodí se to u smluv, dodatků, objednávek nebo dohod, které dnes často kolují e‑mailem tam a zpátky.
Tím odpadá tisk, ruční podpis, skenování i hlídání několika verzí stejného dokumentu. Podepisující osoba dostane dokument k podpisu elektronicky a vy vidíte, kde se dokument právě nachází.
Součástí podepisování jsou také časová razítka. Díky nim lze doložit nejen to, kdo dokument podepsal, ale také kdy podpis vznikl. U smluv, důležitých podkladů nebo dokumentů určených k archivaci je časový údaj důležitou součástí důvěryhodnosti celého procesu.
Certifikáty SignMaster CA: podpisové prostředí pod kontrolou
Aplikace Sofa navazuje také na vydávání a správu zaručených certifikátů SignMaster CA. Firma tak nemusí řešit certifikáty odděleně od samotného podepisování. V jednom prostředí pracuje s dokumentem, podpisovou cestou i správou certifikátů, které jsou pro podepisování potřeba.
To ocení hlavně organizace, kde elektronicky nepodepisuje jeden člověk, ale více zaměstnanců, oddělení nebo rolí. Certifikáty pak nejsou agenda bokem v tabulce nebo e‑mailu. Jsou součástí řízeného podpisového prostředí.
V trialu se proto nedívejte jen na to, jestli dokument podepíšete. Sledujte i to, jak se podpisové prostředí spravuje, jak se pracuje s certifikáty a jestli řešení obstojí pro více uživatelů najednou.
Scénář 2: Zpracujte datovou zprávu
Druhý scénář postavte na datové schránce. Vyzkoušejte si, jak se v aplikaci Sofa pracuje s datovou zprávou a jejími přílohami.
Datová schránka ve firmě není jen místo, kam něco přijde. Je to vstup do procesu. Někdo musí zprávu převzít, vyhodnotit, předat správnému člověku, vyřídit odpověď, případně nechat dokument podepsat a uložit výsledek.
Pokud datovou schránku obsluhuje jeden člověk ručně, proces často stojí na jeho paměti, e‑mailu a dobré vůli. To funguje jen do chvíle, než přijde dovolená, nemoc, větší objem zpráv nebo dokument, který se nesmí ztratit.
Datová zpráva často nekončí přečtením. Může obsahovat dokument, který je potřeba předat k vyřízení, připravit odpověď, podepsat ji a odeslat zpět. Právě tady se ukazuje výhoda propojení datové schránky, elektronického podpisu a archivace v jednom prostředí.
V trialu si proto zkuste nejen přijetí datové zprávy, ale i navazující kroky. Co se stane s přílohou? Kdo ji dostane k vyřízení? Potřebuje dokument podpis? Má se výsledek uložit do archivu? Pokud se celý proces odehraje v jednom systému, je mnohem menší riziko, že se dokument ztratí v e‑mailu nebo zůstane u někoho bez dalšího kroku.
Pokud se vám u datových zpráv dnes odpověď hledá v e‑mailu nebo v hlavě konkrétního člověka, je to přesně proces, který se vyplatí v trialu otestovat.
Scénář 3: Uložte dokument do archivu
Třetí scénář se týká archivace. Vyberte dokument, který nechcete jen uložit někam do složky, ale chcete ho mít později bezpečně dohledatelný.
Může to být podepsaná smlouva, dokument přijatý datovou schránkou, důležitá příloha, potvrzení nebo jiný soubor, který má právní, obchodní nebo interní význam.
U archivace nejde jen o to, že se soubor uloží. Důležité je, jestli víte, kde dokument je, kdo k němu má přístup, jak ho najdete a jestli se na něj můžete spolehnout i později. U elektronicky podepsaných dokumentů je navíc potřeba myslet na dlouhodobou důvěryhodnost podpisu.
V trialu si proto zkuste dokument nejen uložit, ale také znovu najít. Podle názvu, typu dokumentu, kontextu nebo jiné informace, která bude dávat smysl i za několik měsíců.
Tohle je dobrý test reality. Pokud dokument uložíte, ale za týden nevíte, jak byste ho hledali, archivace problém neřeší. Jen přesouvá soubory z jednoho místa na druhé.
Napojení na Microsoft 365
Mnoho dokumentů ve firmách vzniká ve Wordu, Excelu, Outlooku nebo v prostředí Microsoft 365. Proto je praktické, když elektronický podpis, práce s přílohami, datové zprávy a archivace nejsou odtržené od nástrojů, ve kterých lidé běžně pracují.
Aplikace Sofa je integrovaná do prostředí Microsoft 365. Dokumenty tak nemusí zbytečně cestovat mezi několika systémy. Uživatel může pracovat s dokumenty z kancelářských aplikací, e‑mailů nebo příloh a zapojit je do podpisového nebo archivačního procesu.
Při testování si všimněte, jak Sofa zapadá do vašeho pracovního prostředí. Pokud lidé dokumenty každý den připravují v Microsoftu, nemá digitální podepisování a archivace stát vedle jejich práce. Má na ni navazovat.
Jak trial aplikace Sofa probíhá
Po registraci do trialu vás čeká příjemný onboarding, který vás provede hlavními možnostmi aplikace Sofa. Můžete si ho projít postupně, kdykoliv se k němu vrátit, nebo rovnou začít prvním konkrétním krokem: podepsáním dokumentu, posláním dokumentu protistraně nebo napojením vlastní datové schránky. Během několika minut tak nemusíte jen číst o tom, co Sofa umí, ale opravdu ji použít. První podepsaný dokument nebo napojenou datovou schránku můžete mít hotovou už zhruba za 3 minuty.
Co si při testování trialu zapisovat
Trial bude užitečnější, když si během něj všimnete konkrétních situací z vlastního provozu. Nemusíte připravovat složitou analýzu. Stačí si u každého scénáře odpovědět na několik jednoduchých otázek.
- Který krok nám dnes zabírá nejvíc času?
- Kde dokument nejčastěji čeká?
- Kdo musí dokument vidět nebo schválit?
- Kde dnes vzniká riziko ztráty nebo chyby?
- Jak poznáme, že je dokument opravdu vyřízený?
- Kde má dokument skončit po podpisu nebo po přijetí datovou schránkou?
- Tyto odpovědi jsou často cennější než samotné dojmy z rozhraní. Pomohou vám pojmenovat, jestli potřebujete jen nástroj na podpis, nebo širší řešení pro dokumentový proces.
Trialem to nemusí skončit
Trial aplikace Sofa trvá 30 dní. Po jeho skončení můžete ve své bezpapírové kanceláři pokračovat dál: balíček pro 25 uživatelů s neomezeným počtem podpisů a dokumentů stojí 4 990 Kč měsíčně. Software602
To je dobré vědět už při testování. Trial nemusí být jen krátká ukázka pro jednoho člověka z týmu. Můžete si v něm rovnou ověřit, jak by Sofa fungovala v běžném provozu: kdo bude dokumenty připravovat, kdo je bude podepisovat, kdo zpracuje datové zprávy a kde skončí finální verze dokumentů.
Pokud vám trial pomůže uklidit jeden konkrétní proces, máte dobrý základ pro další krok. Nemusíte měnit fungování celé firmy najednou. Začněte dokumenty, které dnes zdržují, zbytečně se tisknou, čekají v e‑mailu nebo se po podpisu špatně dohledávají.
Přidejte se k firmám, které už papír omezily
Aplikace Sofa není izolovaný experiment. Používají ji firmy a organizace, které řeší dokumenty ve velkém: smlouvy, HR dokumenty, interní schvalování, podpisy, datové zprávy i dlouhodobou archivaci.
V McDonald’s ČR/SK se díky aplikaci Sofa podařilo zkrátit podepisování smluv z týdnů na hodiny. Řešení pomáhá s oběhem, schvalováním, podepisováním a archivací smluv i dalších dokumentů.
Metrostav využil aplikaci Sofa při digitalizaci personálních formulářů a pracovněprávních dokumentů. V případové studii popisujeme převod více než 2 000 zaměstnanců mezi společnostmi skupiny a elektronické zpracování více než 27 000 formulářů od zaměstnanců ze čtyř společností.
Do stejné skupiny patří i společnosti, které chtějí začít menším krokem. Nemusíte hned digitalizovat celou firmu. Často stačí jeden proces, který dnes stojí na tisku, ručním přeposílání, hlídání termínů nebo ukládání finálních verzí do e‑mailu.
Proč zvolit aplikaci Sofa od Software602
Aplikace Sofa od Software602 propojuje elektronický podpis, obsluhu datové schránky, dokumentové workflow a archivaci do jednoho prostředí. Díky tomu nepracujete jen se samotným dokumentem, ale s celou jeho cestou.
To je důležité hlavně ve firmách a organizacích, kde dokumenty nevznikají izolovaně. Přicházejí e‑mailem, datovou schránkou, z kancelářských aplikací nebo interních systémů. Někdo je musí zkontrolovat, podepsat, poslat protistraně, odeslat, uložit a později dohledat.
Software602 je kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS. V aplikaci Sofa můžete pracovat s elektronickým podpisem, časovými razítky, certifikáty SignMaster CA, datovými schránkami, napojením na Microsoft 365 a archivací dokumentů v jednom souvislém procesu.
Trial aplikace Sofa vám umožní ověřit si tyto oblasti na konkrétním dokumentu, ne jen na produktovém popisu. Při výběru řešení pak neřešíte abstraktní seznam funkcí, ale to, jestli vám konkrétně pomůže s dokumenty, které dnes zabírají čas vašemu týmu.
Vyzkoušejte si Sofa na vlastních dokumentech
Nejlepší test není prezentace ani seznam funkcí. Vezměte dokument, který dnes opravdu řešíte, a projděte si jeho cestu od podpisu přes datovou schránku až po archivaci.
Zaregistrujte se do trialu aplikace Sofa a vyzkoušejte si 30 dní zdarma elektronické podepisování, obsluhu datové schránky a důvěryhodnou archivaci dokumentů. Součástí jsou časová razítka, podpis s protistranou a možnost pokračovat po trialu v balíčku pro 25 uživatelů za 5 000 Kč měsíčně.
FAQ: trial aplikace Sofa
Co si můžu v trialu aplikace Sofa vyzkoušet?
V trialu si můžete vyzkoušet práci s elektronickým podpisem, obsluhu datové schránky a archivaci dokumentů. Nejlépe se testuje konkrétní dokumentový scénář od přijetí nebo vytvoření dokumentu až po podpis a uložení.
Musím mít připravený konkrétní dokument?
Nemusíte, ale pomůže to. Vezměte si dokument, který ve firmě opravdu řešíte: smlouvu, objednávku, potvrzení, interní dokument nebo přílohu z datové zprávy.
Lze dokument poslat k podpisu i protistraně?
Ano. Dokument nemusí podepisovat jen interní uživatel. Můžete ho poslat také protistraně, například obchodnímu partnerovi, klientovi, dodavateli nebo zaměstnanci.
Jsou součástí trialu časová razítka?
Ano, součástí trialu jsou i časová razítka. U důležitých dokumentů pomáhají doložit, kdy podpis vznikl.
Co se stane po skončení trialu?
Po 30 dnech můžete pokračovat v placeném balíčku pro 25 uživatelů s neomezeným počtem podpisů a dokumentů za 4 990 Kč měsíčně.
Dá se Sofa rozšířit i na HR dokumenty?
Ano. Na stejném základě lze řešit také digitalizaci HR, například pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry, žádosti zaměstnanců, interní dokumenty nebo elektronickou osobní složku.
