Personální agenda patří k nejsložitějším procesům veřejné správy
Veřejná správa zaměstnává stovky tisíc lidí a každá organizace každodenně pracuje s velkým množstvím pracovněprávních dokumentů.
Od náboru zaměstnance přes pracovní smlouvy, dodatky, platové výměry a předávání interních dokumentů až po ukončení pracovního poměru vzniká během životního cyklu zaměstnance řada procesů, které musí organizace zvládnout nejen efektivně, ale také v souladu s legislativními požadavky.
Právě personální agenda patří dlouhodobě mezi oblasti, kde se nejčastěji setkáváme s kombinací papírových dokumentů, ručních schvalovacích procesů a vysokých nároků na evidenci a archivaci.
Novela zákoníku práce přinesla nové možnosti
Významnou změnu přinesla novela zákoníku práce, která otevřela prostor pro širší využití elektronických dokumentů a digitální komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.
Zatímco dříve byla řada pracovněprávních úkonů spojena především s osobním předáním dokumentu nebo fyzickým podpisem, dnes lze mnoho procesů řešit elektronicky.
Nejde přitom pouze o samotný podpis dokumentu. Digitalizace se týká celého procesu od vytvoření dokumentu přes jeho schvalování a podepisování až po doručení zaměstnanci a následnou archivaci.
HR dnes neřeší jen smlouvy
Moderní personální oddělení ve veřejné správě již dávno nepracují pouze s pracovními smlouvami.
Stejně důležitou součástí agendy jsou osobní složky zaměstnanců, distribuce interních předpisů, potvrzení o seznámení se směrnicemi, evidence vzdělávání nebo správa povinných školení.
Právě v těchto oblastech bývá administrativní náročnost nejvyšší. Organizace musí mít přehled o tom, kdo dokument obdržel, kdo jej podepsal, kdo absolvoval školení a zda jsou všechny dokumenty správně uloženy.
Osobní složka jako základ moderní personalistiky
Jedním z klíčových prvků digitalizace HR procesů je elektronická osobní složka zaměstnance.
Ta umožňuje bezpečně uchovávat pracovní smlouvy, dodatky, platové výměry, potvrzení o absolvovaných školeních i další personální dokumentaci na jednom místě.
Současně je možné přesně řídit přístupová oprávnění. K citlivým dokumentům se dostanou pouze oprávněné osoby a organizace má zároveň přehled o tom, kdo s dokumenty pracoval.
Důležitá je i distribuce směrnic a školení
Významnou část práce personalistů představuje komunikace se zaměstnanci.
Ve větších organizacích může být náročné zajistit, aby se stovky zaměstnanců seznámily s novou směrnicí, absolvovaly povinné školení nebo potvrdily převzetí důležitých dokumentů.
Digitální nástroje umožňují tyto procesy automatizovat, sledovat jejich průběh a jednoduše doložit splnění jednotlivých povinností.
Digitalizace není jen o dokumentech
Zkušenosti organizací ukazují, že největší přínos nepřináší samotná digitalizace dokumentů, ale digitalizace celých procesů.
Jakmile se propojí personální systémy, elektronické podpisy, schvalovací workflow, osobní složky zaměstnanců a archivace dokumentů, získává organizace výrazně vyšší přehled a zároveň snižuje administrativní zátěž.
Budoucnost HR ve veřejné správě
Personální agenda bude i nadále patřit mezi nejcitlivější oblasti fungování veřejné správy. Současně však patří mezi oblasti s největším potenciálem pro digitalizaci.
Nový právní rámec ukazuje, že digitalizace pracovněprávních dokumentů už není otázkou budoucnosti. Stává se běžnou součástí moderního fungování organizací.
Pro personální oddělení to znamená příležitost věnovat méně času administrativě a více prostoru činnostem, které mají skutečný dopad na zaměstnance i fungování celé organizace.