Z hlediska zákonných povinností je rozdíl mezi digitalizací dokumentů u soukromých firem a státních institucí. Zatímco firmy můžou dělat vše, co jim zákon nezakazuje, státní instituce se musí řídit striktně tím, co zákon ukládá a nesmí činit nic jiného. „Můžete si tedy vybrat, co z digitalizace je pro vás efektivní a pomůže vám, kde se můžete o zákon opřít a kde ho naopak nemusíte úplně ctít,“ říká Martin Vondrouš. Základem je evropské nařízení eIDAS z roku 2014, které bylo v roce 2024 novelizované. Podle prvního evropského nařízení vznikl český zákon o službách vytvářejících důvěru a podle druhého zákon o elektronické identifikaci. Výsledkem má být možnost elektronicky se prokázat v rámci celé Evropské unie.
Na tato ustanovení navazují lokální zákony, které podrobně definují, co a jak se má implementovat. Konkrétně jde o občanský zákoník, zákon o spisové službě a zákony pro vybraná odvětví, které říkají, co a jak se má elektronicky podepisovat a jak by takový dokument měl být archivován. Prakticky všechny dokumenty vznikají digitálně a v určité chvíli je potřeba je autorizovat podpisem. V okamžiku, kdy se na takovém dokumentu začne pracovat, vznikají v něm základní metadata, která by si měl uchovat pro pozdější využití v digitálním archivu – pro vyhledávání, ale i obnovu elektronického podpisu či pečeti, které platí jen po přesně určené časové období a poté je třeba je „přerazítkovat“.
Digitální archiv s fulltextovým vyhledáváním
Jakmile takový dokument vznikne a je elektronicky podepsaný, je potřeba ho někam uložit. Podle druhu dokumentu je nutné ho archivovat rok, pět let, deset let, ale i desítky let. U některých dokumentů se pak po určité době musí zajistit skartace, což opět nařizuje zákon. „Je dobré mít dokumenty na jednom místě. Nehledat, zda jsem ho uložit tam či onam a který verze dokumentu je ta správná. Je fajn vědět, co v tom dokumentu je, aniž bych ho musel celý číst. A je skvělé umět v dokumentech vyhledávat a vědět, že díky metadatům, která nad dokumenty vznikají, můžeme provádět různé analýzy, aniž bychom je museli pročítat a zaměstnávat tím celý tým lidí,“ popisuje Martin Vondrouš.
Jaké jsou tedy výhody elektronické archivace dokumentů? Vedle snadného vyhledávání u nich také nehrozí jejich fyzická likvidace nebo poškození. A také se nedají zfalšovat. „Pokud bych dnes chtěl podepsat elektronicky dokument s tím, že jsem tak učinil loni, tak se mi to u vyšší úrovně elektronického podpisu nepovede. Na rozdíl od papíru, který snese vše,“ konstatuje Martin Vondrouš. Elektronické dokumenty také usnadňují proces oběhu mezi různými lidmi, dají se elektronicky schvalovat a podepisovat na dálku. Takový dokument by ale měl být po celou dobu uložen na jednom místě a správě autorizovaný a podepsaný, aby nevzniklo současně několik verzí. „Digitalizace tedy není jenom o tom, že mám nástroj, ale taky o tom, že mám nějakou znalost, vím, jak ho používat a neudělám to špatně,“ říká Martin Vondrouš.
Automatické udržování validity dokumentů a čitelnosti
Elektronickou podobou dokumentu se firma vyvaruje existence několika verzí s podpisy různého data, ale především zajistí jednoznačný původ, kde vznikl, jakou cestou šel, kdo ho kdy schválil a podepsal.
„Takovéto dokumenty, které vznikají spolu s popisnými metadaty, se můžou přesouvat mezi různými systémy a ty si ta metadata načtou a už ví, jak ten dokument vznikl, co je to za typ dokumentu a podle toho můžou nastavit pravidla pro jejich další zpracování. Typicky třeba při přístupu do archivu,“ popisuje Martin Vondrouš.
Zatímco v papírovém archivu nemá firma úplně kontrolu nad tím, který zaměstnanec si jaký dokument prohlédne, u elektronického archivu se dají nastavit striktní pravidla a role, které se dají v čase měnit a upravovat.
Důležité je také udržování validity dat. Některým dokumentům může vypršet platnost elektronického podpisu, protože skončila platnost certifikátu pro elektronický podpis. „A pak je tu další otázka, kterou by si měly firmy klást, a to je, kde ta data chtějí mít uložená. V cloudu, nebo u sebe na serveru?“ ptá se Martin Vondrouš.
S místem a způsobem archivace úzce souvisí i potřeba zachování čitelnosti dokumentu. U některých pracovně-právních dokumentů je zákonná lhůta pro archivaci 40 let. „Pokud tedy máte člověka, co u vás pracoval 40 let a potom odešel do důchodu, musíte dalších 40 let držet dokumenty v archivu. A 80 let po jejich vzniku bych měl být schopen ty dokumenty přečíst a předložit je,“ líčí Martin Vondrouš. Důležitá je proto konverze dokumentů do formátu PDF/A, ovšem záleží na kvalitě služby, jejímž prostřednictvím firma tuto konverzi provádí. Existují však výjimky, kdy zákon přímo ukládá archivovat dokumenty v listinné podobě. Týká se to však jen základní evidence Národního archivního dědictví, utajovaných informací nejvyšších stupňů a cenných papírů a směnek.
Na našem blogu najdete i další články z této konference. Pokud vás zajímá víc o digitalizaci, můžete se obrátit na naše odborníky.
