Výsledky jsou poněkud tristní. O digitalizaci kancelářských procesů se hodně mluví, takže by mnozí mohli nabýt dojmu, že už jde o standard. Jenže ono to tak vůbec není. „Víme, že zhruba třetina firem má velmi nízkou nebo skoro nulovou digitalizaci kancelářských procesů,“ konstatuje Irma Macháčová. Skoro polovina firem (48 %) oslovených v průzkumu sice dává digitalizaci kancelářských procesů zelenou, ale velmi zlehka. „Když už firmy mají digitalizováno, tak v průměru jenom dvě z pěti agend, které považujeme za základní – ať už se jedná o oběh dokumentů, digitální podpisy nebo elektronické podpisy pracovních smluv, digitální archiv,“ doplnila Irma Macháčová.
Vysokou míru digitalizace připouští jen 19 % tuzemských firem.
Více než polovina firem má na oběh dokumentů nějaký informační systém, ale u 40 % firem dokumenty obíhají úplně mimo systém. „Jsou možná digitální, ale pak je vytisknou nebo pošlou e-mailem a nikdo neví, kde je aktuální verze. U elektronického podepisování sice půlka firem říká, že podepisuje digitálně, ale často má certifikát jen management,“ popsala Irma Macháčová další data z průzkumu, kterého se zúčastnilo 250 firem napříč Českou republikou a různými obory. Naprosto offline firmy řeší především HR dokumenty – pracovní smlouvy takto řeší 91 % firem. Pokud jde o společnosti se stovkami zaměstnanců, jde o agendu, která jim zbytečně zabere hodiny času.
Dokumenty vznikají digitálně, ale pak je firmy tisknou
U datových schránek je problém, že 55 % firem k nim přistupuje přes webové rozhraní a nemá je propojené s informačním systémem. „Co se týče archivace, většina firem má stále papírové archivy. I když dokument vznikne digitálně, 43 % firem ho vytiskne a založí. Digitální archiv splňující legislativní požadavky má jen pětina firem,“ konstatuje Irma Macháčová. Digitalizace firem ale není jednorázovou transformací, nýbrž sérií postupných kroků. Dokud tedy firma nevyřeší interní oběh dokumentů, obvykle nemá ani digitální podpisy či archiv. „Bariéra není technologická, ale psychologická a v prioritách. Třetina firem, které nedigitalizují, uvádí, že to pro ně není priorita,“ vysvětluje Irma Macháčová. Ve třech čtvrtinách případů digitalizaci iniciuje nejvyšší vedení společnosti.
Čím vyšší je úroveň digitalizace, tím jsou lidé ve firmě spokojenější s procesy, vyplývá z průzkumu B-inside pro Software602. U vysoké úrovně digitalizace je spokojenost více než dvojnásobná oproti nízké. „Motivem k zavedení digitalizace je nejčastěji zrychlení a zjednodušení procesů, ale i nutnost udržet krok s dnešní dobou či podmínka zákazníka,“ doplnila Irma Macháčová, podle níž papír má výhodu v tom, že je tady dlouho a všichni mu rozumí. Často se tak podle ní stává, že dokument vznikne digitálně, ale pro jistotu se vytiskne. Nebo ho firmy jen „převléknou“ do PDF a uloží na lokální disk, kde ho už nikdo nenajde. „Je to spíše pocit jistoty,“ konstatuje.
Proč digitalizovat, když má firma asistentku?
V mnoha firmách podle Machačové převažuje názor, že digitalizace není nutná, protože práci s dokumenty zajistí lidské asistentky. „Nedávno jsme dělali průzkum mezi správci konkurzní podstaty a ti říkali, že asistentku stejně musí zaplatit, tak jim to do digitální podoby připravuje. Ale asistentka se dá využít na lepší věci,“ míní Machačová. B-inside také prováděl stejný průzkum mezi účetními.
„Měli jsme hypotézu, že ochota digitalizovat souvisí s věkem, ale vůbec to tak není. Mladé účetní si často tiskly dokumenty pro jistotu, zatímco starší dámy se ptaly, proč v dnešní době ještě používat papír. Souvisí to s vnitřním nastavením člověka a důvěrou v technologie,“ je přesvědčená Irma Macháčová.
U digitalizace obchodních procesů ve firmách je podle ní problém, že obchodníci často nedávají data do CRM systémů a kontakty si drží v mobilu. „Jediná cesta je tvrdě vyžadovat, aby informace byly na jednom místě,“ míní. Mnohé firmy se obávají digitalizace kancelářských procesů kvůli odporu zaměstnanců. Podle Irmy Machačové existuje určitá křivka spokojenosti pracovníků před a po procesu digitalizace, která obsahuje „údolí smrti“. „Když zavedete nový systém, spokojenost prudce klesne (třeba o polovinu), protože lidem „hodíte vidle“ do jejich zvyků. Trvá to obvykle tři měsíce až rok, než si zvyknou, ale pak si říkají, proč to dříve dělali papírově. Ale tu budoucí spokojenost dopředu nevidí,“ upozornila Irma Macháčová na závěr své prezentace.
Pokud se chcete dozvědět více o dalších přednáškách z naší konference „Zrychlete firmu na základě dat - od dokumentů k rozhodnutím“, sledujte náš blog.
