Pracovní smlouva bez papíru ještě před nástupem. Jihočeský kraj ukazuje, kam míří digitální HR ve veřejné správě

Nové možnosti elektronického podepisování rozšiřuje i novela zákoníku práce. Pracovní smlouvu lze dnes s budoucím zaměstnancem podepsat elektronicky ještě před jeho nástupem. Uchazeč k tomu nepotřebuje vlastní certifikát ani přístup do interních systémů organizace. Stačí mu mobilní telefon, email a volitelně ověření přes Bank iD. Podepsaný dokument pak může automaticky vstoupit do digitální osobní složky zaměstnance a navázat na další kroky onboardingu.

Krajský úřad Jihočeského kraje dnes digitalizuje celý životní cyklus HR dokumentů. Dokumenty už nemusejí vznikat jen ve Wordu nebo v personálním systému, tisknout se, fyzicky obíhat úřadem a končit v papírových osobních spisech. Úřad je zpracovává v digitálním workflow od vzniku přes schválení, podpis a doručení až po archivaci a návaznost na spisovou službu.

„Digitalizace HR dokumentů nám pomohla odstranit zbytečné ruční kroky a výrazně zrychlit jejich zpracování. To, co dříve znamenalo oběh papíru napříč úřadem, dnes proběhne digitálně během chvíle,“ říká Lukáš Glaser, ředitel Krajského úřadu Jihočeského kraje.

Digitalizace personalistiky má ve veřejné správě specifické nároky. Úřady pracují s různými typy pracovněprávních dokumentů, organizační strukturou, zastupováním vedoucích pracovníků, více pracovními poměry u jedné osoby i se zákonnými požadavky na doručování a archivaci. Nestačí proto pouze převést dokument do elektronické podoby. Klíčové je nastavit celý proces tak, aby bylo jasné, kdo dokument připravuje, kdo ho schvaluje, kdo podepisuje, jak se doručuje zaměstnanci a kam se následně ukládá.

Jihočeský kraj měl před implementací popsaných 15 HR procesů. Po technické analýze je převedl do osmi procesních variant podle toho, jak se lišilo zpracování dokumentů, schvalování, podpisy, doručování a archivace. Do digitalizovaných procesů vstupuje 468 zaměstnanců krajského úřadu a přibližně 95 procent z nich souhlasilo s elektronickou komunikací. Praktický dopad se ukázal například při zpracování platových výměrů: úřad jich při zátěžové zkoušce zvládl zpracovat 450 během tří dnů.

Výsledek se ukázal právě na tom, že dokumenty vznikly z dat v personálním systému, prošly schválením, podpisem ředitele a doručením zaměstnancům, zatímco personalisté mohli průběžně sledovat, v jaké fázi se každý dokument nachází.

„Na nový systém si zaměstnanci zvykli poměrně rychle. Systém je pro uživatele intuitivní a zároveň je vybaven řadou notifikací, které usnadňují jeho každodenní používání,“ uvádí Eva Lachoutová, vedoucí Oddělení personálních věcí a vzdělávání Krajského úřadu Jihočeského kraje.

Digitální workflow pro Jihočeský kraj připravila společnost Software602, která se zaměřuje na digitalizaci dokumentů, elektronické podpisy a důvěryhodnou archivaci. Řešení stojí na aplikaci Sofa a nástroji DocuFly. Zároveň se propojuje se systémy, které úřad už používá, včetně personálního systému FLUXPAM, autentizační služby Microsoft Entra ID a spisové služby GINIS. Dokumenty tak získávají jednací číslo už při vstupu do procesu a po dokončení se ukládají nejen do HR archivu, ale také do spisové služby s vazbou na konkrétní spis zaměstnance.

Důležité je i to, že digitalizace počítá s rozdílnými situacemi zaměstnanců. Pokud zaměstnanec souhlasí s elektronickou komunikací, dokumenty může dostávat elektronicky. Pokud souhlas neudělí, systém vytvoří personalistovi úkol pro autorizovanou konverzi dokumentu do papírové podoby. Po fyzickém podpisu se dokument znovu převede do elektronické formy a zůstává součástí digitální evidence.

Příklad Jihočeského kraje ukazuje širší změnu v tom, jak mohou úřady přistupovat k interní administrativě. Digitalizace veřejné správy se často spojuje hlavně se službami pro občany. Stejný význam ale mají i procesy uvnitř úřadů, které ovlivňují každodenní práci zaměstnanců, personalistů, vedoucích pracovníků i vedení organizace. Fakt, že přibližně 95 procent zaměstnanců souhlasilo s elektronickou komunikací a úřad dokázal zpracovat 450 platových výměrů během tří dnů, ukazuje, že digitalizace HR může ve veřejné správě fungovat i u agend, které byly dlouhodobě navázané na papír.

 

Měníme způsob, jak lidé pracují s dokumenty

Od roku 1991 vyvíjíme software, který firmám a úřadům pomáhá zbavit se papírů, zrychlit administrativu a myslet digitálně. Stáli jsme u změny paradigmatu v elektronickém doporučeném doručování s datovými schránkami. Nyní měníme paradigma pro elektronický podpis v cloudu s Microsoft 365 Copilot a AI automatizací řízení a správy podepsaných dokumentů ve smluvních vztazích s jejich dlouhodobou archivací.

Jsme tvůrci legendárního textového editoru T602, první české elektronické pošty s archivací zásilek, prvních formulářů s elektronickým podpisem ve formátu XML a prvního transakčního jádra pro zpracování datových zpráv v EU, které doručilo přes miliardu právně závazných digitálních dokumentů.

Jsme kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na EU Trusted Lists s řadou dalších ISO certifikací. Jsme česká akciová společnost, ročně alokujeme na investice do výzkumu a vývoje desítky milionů Kč a máme spoustu energie přinášet na trh další inovace.

 Více na https://www.602.cz/o-602.