Z pera podnikatele: bez papíru na papíru

eGovernment, Archivace
2 minuty čtení

K čemu je bezpapírová kancelář, když v ní pracují zaměstnanci, kteří si elektronické dokumenty nebo i poštu tisknou a archivují ve fyzické podobě?

“Tady v té bedýnce máme necelou dvoustovku žádostí, které byly doručeny poštou nebo do datové schránky,” uvedla v reportáži České televize o voličských průkazech vedoucí odboru vnitřních věcí na radnici Prahy 6.

Pokud bychom chtěli jednoduše popsat stav tuzemské digitalizace, asi bychom na to nenašli lepší příklad. Můžeme si o průkaz zažádat elektronicky, ale úřednici tu naší žádost vytisknou a následně nám průkaz vystaví. Samozřejmě výhradě ve své obvyklé podobě – tedy papírové.

To není chyba úředníků. A vlastně to není ani chyba systému. Prostě a jednoduše, zatímco například v Estonsku lze elektronicky už i hlasovat, Českou republiku asi teprve čeká samotný boj o základní ideu: papír sám o sobě není žádná hodnota.

Naštěstí ve své firmě už papírem šetřit můžu. Výrazně jsme se posunuli až díky jedné příhodě. Stalo se to před cirka 8 lety. Odcházela jedna kolegyně a jak bylo jejím zvykem, rozhodla se mi sdělit, co jako majitel dělám špatně a mateřsky, byť byla o deset let mladší, mi poradit, abychom nezkrachovali.

Aby mi ukázala, že má všechno podloženo dlouhodobou poctivou prací, postavila mi na stůl tři šanony. „Tady to všechno je, spousta důležitých materiálů, ale taky kontaktů, korespondence a práce pro klienty,“ řekla vítězoslavně a odkráčela. Jo, tušíte správně, vedle několika bezcenných dokumentů jsem tam našel několik set vytištěných e-mailů.

Od té doby se nikomu kvůli digitalizaci nesměju, ani úřadům.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoliv dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze