Z pera podnikatele: Archivace dokumentů vs. předsudky

Digitalizace, Archivace
05. března 2021, 4 minuty čtení

Před pár týdny jsem tu psal o svém účetním, který už nechce chodit dávat další šanony s účetními výkazy do sklepa, a velmi progresívně navrhl elektronickou archivaci. A jelikož je opravdu duchem mladý, dotáhli jsme to k podpisu smlouvy a postupně to budeme nastavovat. Ano, pochopitelně s kolegy z S602.

A já si uvědomil, proč jsem to neudělal dříve:

Nevěděl jsem to.

Zní to jako klasická výmluva, ale vy fakt víte, kde vaši účetní archivují komplet to, co jste v posledních letech dělali? Byli jste se tam podívat a tušíte, že když přijde kontrola, vydá se tam účetní všechno potřebné vyhledávat ručně? Ne? Tak se na to zeptejte a běžte se podívat.

Netušil jsem, že je to problém.

Dobře, tušil jsem, že máme nějaký archív. Ale jak mám vědět, kolik papírů máme? A jak mám vědět, že jsou to už desítky šanonů? No jo, je to tak, přitom jsme malá firma s patnácti zaměstnanci, ale na druhou stranu si najímáme spoustu vstupů odjinud a šanony s našimi záznamy utěšeně bobtnají. Nečekané, ale je to prostě a jednoduše pravda.

Podcenil jsem prostor pro úsporu papíru.

Fanaticky třídím. Štvu tím manželku, která na to není zvyklá, ale papír bych do koše nevyhodil ani za nic, omývám plastové věci od jídla a poctivě vše, co jde, vytřídím. Totéž v práci. Až teď jsem si uvědomil, že účetní dostane fakturu jako obvykle elektronicky (u nás už 100 % všech faktur, před 10 lety to byla výjimka), vytiskne ji a založí do šanonu. Tak to je fakt bláznivé.

Ono to přece ještě nejde, ne?

Své uvažování posouvám pomalu. Pamatuju si, že jsem kdysi chtěl poslat fakturu mailem, ale nešlo to, protože tam měl být originální podpis, razítko a kdesi cosi. Teď posíláme všechny faktury elektronicky. A všechny taky dostáváme. Pokud si tedy naivně myslím, že nejde archivovat... jde!

Všechno nové musí být drahé.

Není, ale mým cílem dělat reklamu archivačnímu řešení S602. Měl bych jenom dodat, že cenu vnímám ne jako náklad za změnu archivace, ale spíš jako hodnotu finálního produktu: tím není sklad, kde nic nenajdu, ale archív, který má nejen všechny potřebné náležitosti, ale můžu si tam rychle najít přesně to, co jednou za pár týdnů potřebuju ke své práci.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.