Z pera podnikatele: Archivace dokumentů vs. předsudky

A já si uvědomil, proč jsem to neudělal dříve:

Nevěděl jsem to.

Zní to jako klasická výmluva, ale vy fakt víte, kde vaši účetní archivují komplet to, co jste v posledních letech dělali? Byli jste se tam podívat a tušíte, že když přijde kontrola, vydá se tam účetní všechno potřebné vyhledávat ručně? Ne? Tak se na to zeptejte a běžte se podívat.

Netušil jsem, že je to problém.

Dobře, tušil jsem, že máme nějaký archív. Ale jak mám vědět, kolik papírů máme? A jak mám vědět, že jsou to už desítky šanonů? No jo, je to tak, přitom jsme malá firma s patnácti zaměstnanci, ale na druhou stranu si najímáme spoustu vstupů odjinud a šanony s našimi záznamy utěšeně bobtnají. Nečekané, ale je to prostě a jednoduše pravda.

Podcenil jsem prostor pro úsporu papíru.

Fanaticky třídím. Štvu tím manželku, která na to není zvyklá, ale papír bych do koše nevyhodil ani za nic, omývám plastové věci od jídla a poctivě vše, co jde, vytřídím. Totéž v práci. Až teď jsem si uvědomil, že účetní dostane fakturu jako obvykle elektronicky (u nás už 100 % všech faktur, před 10 lety to byla výjimka), vytiskne ji a založí do šanonu. Tak to je fakt bláznivé.

Ono to přece ještě nejde, ne?

Své uvažování posouvám pomalu. Pamatuju si, že jsem kdysi chtěl poslat fakturu mailem, ale nešlo to, protože tam měl být originální podpis, razítko a kdesi cosi. Teď posíláme všechny faktury elektronicky. A všechny taky dostáváme. Pokud si tedy naivně myslím, že nejde archivovat... jde!

Všechno nové musí být drahé.

Není, ale mým cílem dělat reklamu archivačnímu řešení S602. Měl bych jenom dodat, že cenu vnímám ne jako náklad za změnu archivace, ale spíš jako hodnotu finálního produktu: tím není sklad, kde nic nenajdu, ale archív, který má nejen všechny potřebné náležitosti, ale můžu si tam rychle najít přesně to, co jednou za pár týdnů potřebuju ke své práci.