Z pera podnikatele: Archivace dokumentů vs. předsudky

Digitalizace, Archivace
3 minuty čtení

Před pár týdny jsem tu psal o svém účetním, který už nechce chodit dávat další šanony s účetními výkazy do sklepa, a velmi progresívně navrhl elektronickou archivaci. A jelikož je opravdu duchem mladý, dotáhli jsme to k podpisu smlouvy a postupně to budeme nastavovat. Ano, pochopitelně s kolegy z S602.

A já si uvědomil, proč jsem to neudělal dříve:

Nevěděl jsem to.

Zní to jako klasická výmluva, ale vy fakt víte, kde vaši účetní archivují komplet to, co jste v posledních letech dělali? Byli jste se tam podívat a tušíte, že když přijde kontrola, vydá se tam účetní všechno potřebné vyhledávat ručně? Ne? Tak se na to zeptejte a běžte se podívat.

Netušil jsem, že je to problém.

Dobře, tušil jsem, že máme nějaký archív. Ale jak mám vědět, kolik papírů máme? A jak mám vědět, že jsou to už desítky šanonů? No jo, je to tak, přitom jsme malá firma s patnácti zaměstnanci, ale na druhou stranu si najímáme spoustu vstupů odjinud a šanony s našimi záznamy utěšeně bobtnají. Nečekané, ale je to prostě a jednoduše pravda.

Podcenil jsem prostor pro úsporu papíru.

Fanaticky třídím. Štvu tím manželku, která na to není zvyklá, ale papír bych do koše nevyhodil ani za nic, omývám plastové věci od jídla a poctivě vše, co jde, vytřídím. Totéž v práci. Až teď jsem si uvědomil, že účetní dostane fakturu jako obvykle elektronicky (u nás už 100 % všech faktur, před 10 lety to byla výjimka), vytiskne ji a založí do šanonu. Tak to je fakt bláznivé.

Ono to přece ještě nejde, ne?

Své uvažování posouvám pomalu. Pamatuju si, že jsem kdysi chtěl poslat fakturu mailem, ale nešlo to, protože tam měl být originální podpis, razítko a kdesi cosi. Teď posíláme všechny faktury elektronicky. A všechny taky dostáváme. Pokud si tedy naivně myslím, že nejde archivovat... jde!

Všechno nové musí být drahé.

Není, ale mým cílem dělat reklamu archivačnímu řešení S602. Měl bych jenom dodat, že cenu vnímám ne jako náklad za změnu archivace, ale spíš jako hodnotu finálního produktu: tím není sklad, kde nic nenajdu, ale archív, který má nejen všechny potřebné náležitosti, ale můžu si tam rychle najít přesně to, co jednou za pár týdnů potřebuju ke své práci.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Většina dokumentů přichází do firem elektronicky. Bohužel mezi nimi mohou být i různé podvrhy a pokusy o podvod. Nebo prostě jen špatně podepsaný dokument. Nenechte se napálit a mějte vždy jistotu, že pracujete s legitimními daty.

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Elektronizace státní správy stále pokulhává, byť výdaje na ni každoročně rostou, stěžuje si ve výroční zprávě za loňský rok Národní kontrolní úřad. Jedním z řešení by mohlo být zavedení povinnosti používat datovou schránku i pro živnostníky.

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Devět z deseti českých firem archivuje faktury a další dokumenty v papírové podobě a ani během pandemie koronaviru k nim nemají vzdálený přístup.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze