Z pera podnikatele: Archivace dokumentů vs. předsudky

Digitalizace, Archivace
05. března 2021, 4 minuty čtení

Před pár týdny jsem tu psal o svém účetním, který už nechce chodit dávat další šanony s účetními výkazy do sklepa, a velmi progresívně navrhl elektronickou archivaci. A jelikož je opravdu duchem mladý, dotáhli jsme to k podpisu smlouvy a postupně to budeme nastavovat. Ano, pochopitelně s kolegy z S602.

A já si uvědomil, proč jsem to neudělal dříve:

Nevěděl jsem to.

Zní to jako klasická výmluva, ale vy fakt víte, kde vaši účetní archivují komplet to, co jste v posledních letech dělali? Byli jste se tam podívat a tušíte, že když přijde kontrola, vydá se tam účetní všechno potřebné vyhledávat ručně? Ne? Tak se na to zeptejte a běžte se podívat.

Netušil jsem, že je to problém.

Dobře, tušil jsem, že máme nějaký archív. Ale jak mám vědět, kolik papírů máme? A jak mám vědět, že jsou to už desítky šanonů? No jo, je to tak, přitom jsme malá firma s patnácti zaměstnanci, ale na druhou stranu si najímáme spoustu vstupů odjinud a šanony s našimi záznamy utěšeně bobtnají. Nečekané, ale je to prostě a jednoduše pravda.

Podcenil jsem prostor pro úsporu papíru.

Fanaticky třídím. Štvu tím manželku, která na to není zvyklá, ale papír bych do koše nevyhodil ani za nic, omývám plastové věci od jídla a poctivě vše, co jde, vytřídím. Totéž v práci. Až teď jsem si uvědomil, že účetní dostane fakturu jako obvykle elektronicky (u nás už 100 % všech faktur, před 10 lety to byla výjimka), vytiskne ji a založí do šanonu. Tak to je fakt bláznivé.

Ono to přece ještě nejde, ne?

Své uvažování posouvám pomalu. Pamatuju si, že jsem kdysi chtěl poslat fakturu mailem, ale nešlo to, protože tam měl být originální podpis, razítko a kdesi cosi. Teď posíláme všechny faktury elektronicky. A všechny taky dostáváme. Pokud si tedy naivně myslím, že nejde archivovat... jde!

Všechno nové musí být drahé.

Není, ale mým cílem dělat reklamu archivačnímu řešení S602. Měl bych jenom dodat, že cenu vnímám ne jako náklad za změnu archivace, ale spíš jako hodnotu finálního produktu: tím není sklad, kde nic nenajdu, ale archív, který má nejen všechny potřebné náležitosti, ale můžu si tam rychle najít přesně to, co jednou za pár týdnů potřebuju ke své práci.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů