Z pera podnikatele: Archivace dokumentů vs. předsudky

Digitalizace, Archivace
4 minuty čtení

Před pár týdny jsem tu psal o svém účetním, který už nechce chodit dávat další šanony s účetními výkazy do sklepa, a velmi progresívně navrhl elektronickou archivaci. A jelikož je opravdu duchem mladý, dotáhli jsme to k podpisu smlouvy a postupně to budeme nastavovat. Ano, pochopitelně s kolegy z S602.

A já si uvědomil, proč jsem to neudělal dříve:

Nevěděl jsem to.

Zní to jako klasická výmluva, ale vy fakt víte, kde vaši účetní archivují komplet to, co jste v posledních letech dělali? Byli jste se tam podívat a tušíte, že když přijde kontrola, vydá se tam účetní všechno potřebné vyhledávat ručně? Ne? Tak se na to zeptejte a běžte se podívat.

Netušil jsem, že je to problém.

Dobře, tušil jsem, že máme nějaký archív. Ale jak mám vědět, kolik papírů máme? A jak mám vědět, že jsou to už desítky šanonů? No jo, je to tak, přitom jsme malá firma s patnácti zaměstnanci, ale na druhou stranu si najímáme spoustu vstupů odjinud a šanony s našimi záznamy utěšeně bobtnají. Nečekané, ale je to prostě a jednoduše pravda.

Podcenil jsem prostor pro úsporu papíru.

Fanaticky třídím. Štvu tím manželku, která na to není zvyklá, ale papír bych do koše nevyhodil ani za nic, omývám plastové věci od jídla a poctivě vše, co jde, vytřídím. Totéž v práci. Až teď jsem si uvědomil, že účetní dostane fakturu jako obvykle elektronicky (u nás už 100 % všech faktur, před 10 lety to byla výjimka), vytiskne ji a založí do šanonu. Tak to je fakt bláznivé.

Ono to přece ještě nejde, ne?

Své uvažování posouvám pomalu. Pamatuju si, že jsem kdysi chtěl poslat fakturu mailem, ale nešlo to, protože tam měl být originální podpis, razítko a kdesi cosi. Teď posíláme všechny faktury elektronicky. A všechny taky dostáváme. Pokud si tedy naivně myslím, že nejde archivovat... jde!

Všechno nové musí být drahé.

Není, ale mým cílem dělat reklamu archivačnímu řešení S602. Měl bych jenom dodat, že cenu vnímám ne jako náklad za změnu archivace, ale spíš jako hodnotu finálního produktu: tím není sklad, kde nic nenajdu, ale archív, který má nejen všechny potřebné náležitosti, ale můžu si tam rychle najít přesně to, co jednou za pár týdnů potřebuju ke své práci.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Kdo to proboha schválil?!

Kdo to proboha schválil?!

Znáte to. Šéf se vrátí z dovolené nebo ze služební cesty a s hrůzou zjišťuje, že kdosi schválil objednávku, u které si on sám kladl otázku, zda se firmě vůbec vyplatí. A podřízení raději mlží a přehazují si problém jako horký brambor, takže se nelze ničeho dopátrat.

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Času je málo, v byznysu ještě míň. Jak se všechno díky chytrým technologiím neustále zrychluje, jde o jedno z nejcennějších aktiv. Kdo dokáže reagovat rychle a pružně, je úspěšný. A to platí i o tak triviálních záležitostech, jako je zpracování zakázek a faktur.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.